В 2026 году ведение трудовых книжек продолжает оставаться одним из самых важных процессов в кадровом делопроизводстве. Несмотря на активный переход к электронному документообороту, бумажные версии сохраняют свою юридическую силу для сотрудников, выбравших эту форму учета стажа. Однако правила заполнения претерпели существенные изменения, и нарушение порядка внесения записей может привести к серьезным штрафам для работодателя.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформлять записи о приеме, увольнении, смене личных данных и работе с вкладышами, опираясь на актуальные требования Приказа Минтруда и сложившуюся практику.

Электронные vs Бумажные книжки: кто и что ведет в 2026 году

Самое главное правило, которое необходимо помнить в 2026 году: бумажные трудовые книжки больше не заводятся для сотрудников, устраивающихся на работу впервые. Для этой категории работников существует только электронный формат (ЭТК).

Бумажный вариант ведется только для тех граждан, которые:

• Имеют бумажную трудовую книжку, заведенную до 2021 года;
• Подали письменное заявление о ведении бумажной версии до конца 2020 года (или в более поздние сроки при восстановлении утерянной книжки старого образца в особых случаях).

Если вы трудоустраиваете работника с электронной трудовой, вносить записи в бумажный бланк не нужно. Вся информация отражается в отчете ЕФС-1. В подразделе 1.1 раздела 1 указываются:

1. Кадровое мероприятие (например, ПРИЕМ).
2. Наименование должности и подразделения.
3. Код вида трудового договора.
4. Код ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий);
5. Режим работы (если сотрудник принят на неполный день или неделю).

Общие правила заполнения бумажных трудовых книжек

Для сотрудников, у которых сохранились бумажные книжки (заведенные до или позже), действуют строгие регламенты заполнения:

Требования к почерку и инструментам

Все записи должны вносится аккуратно, разборчивым почерком. Использовать можно только чернила черного, синего или фиолетового цвета. Шариковые ручки допускаются, если чернила светостойкие.

Оформление дат

Во всех разделах даты записываются арабскими цифрами. Число и месяц указываются двузначными числами (например, ), год — четырехзначными.

Язык записей

Заполнение производится на государственном языке РФ. В республиках, имеющих свой государственный язык, допускается ведение записей на двух языках.

Особенности работы с вкладышами в 2026 году

Одной из частых ситуаций является окончание свободных страниц в разделе «Сведения о работе». В этом случае оформляется вкладыш.

Ключевые изменения и правила 2026 года:

• Бланк вкладыша: Если трудовая книжка была заведена до 2004 года и в ней закончились страницы, вкладыш оформляется на бланке установленного образца (форма 2004 года или актуальная на момент выдачи, но с сохранением нумерации основной книжки).
• Запрещено заводить новую трудовую книжку, если в старой просто закончились страницы. Необходимо использовать вкладыш.
• Нумерация: Нумерация записей во вкладыше не прерывается, а продолжается после последней записи в основной книжке.

Где делать запись о выдаче вкладыша?

Согласно пункту 33 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от № 320н:

1. Запись о выдаче вкладыша вносится в раздел «Сведения о работе» основной трудовой книжки.
2. Если на ьном листе или в предыдущих разделах отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на ьном листе первого вкладыша.

Важно: Вкладыш не нужно вшивать в трудовую книжку. Он хранится вместе с ней. Вносить новые записи в другие незаполненные разделы старых трудовых книжек (минуя вкладыш) нельзя — это нарушение, грозящее штрафами.

Исправление ошибок и смена фамилии

Правила корректировки данных остаются жесткими. Зачеркивания в разделах о работе запрещены.

Смена фамилии, имени, даты рождения

Если сотрудник сменил фамилию, запись производиться следующим образом:

1. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения).
2. Рядом записываются новые данные.
3. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на документы-основания (свидетельство о браке, паспорт и т.д.);
4. Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при наличии).

Типичные ошибки и штрафы

Работодателям в 2026 году следует избегать следующих нарушений:

• Оформление новой бумажной книжки взамен заполненной (нужен вкладыш).
• Внесение записей в книжки сотрудников, перешедших на ЭТК (если они не писали заявление о сохранении бумажной версии).
• Использование корректирующих средств («замазок») или зачеркиваний в разделе «Сведения о работе».
• Отсутствие подписи сотрудника при ознакомлении с записью о приеме или увольнении (в бумажной версии).

Соблюдение этих правил гарантирует отсутствие проблем при проверках трудовой инспекции и сохранение стажа сотрудников в целостности.

Инструкция по ведению трудовых книжек в 2026 году требует от кадровиков внимательности к деталям. Пока бумажный формат существует параллельно с электронным, двойная ответственность лежит на работодателе: правильно выбрать формат документа для конкретного сотрудника и безупречно внести запись согласно актуальным нормам Приказа Минтруда. Помните: для новичков — только ЭТК и отчет ЕФС-1, для «старожилов» — продолжение записей в имеющихся бланках или вкладышах.