В 2026 году форма и порядок хранения трудовых книжек изменились. Ниже собраны основные требования законодательства, практические рекомендации и ответы на часто задаваемые вопросы.

Что такое «новая» трудовая книжка?

С 1 января 2023 года действует новый образец трудовой книжки, утвержденный приказом Минтруда от  № 320н и приказом Минфина от  № 55н. В ней:

• обновленная структура бланка;
• добавлены новые поля для электронных данных;
• изменены требования к оформлению вкладыша.

Эти книжки заменяют прежние формы и начинают использоваться в организации с начала 2023 года.

Где должна храниться трудовая книжка?

Законодательство не требует обязательного хранения книжки в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом запираемом шкафу. Достаточно соблюсти несколько простых условий:

• Хранить книжку у работодателя (в офисе, в отдельном кабинете, в архиве);
• Обеспечить контроль доступа к месту хранения (ограниченный доступ, запирание, если это уместно);
• Сохранить целостность документа (не допускать повреждений, потери, несанкционированного копирования).

Ответственное лицо за хранение может быть назначено в соответствии с внутренними нормативными актами организации.

Требования к помещению

В помещении, где находятся трудовые книжки, не требуется устанавливать решетки на окнах или металлическую дверь. Главное – обеспечить:

1. Стабильные условия хранения (температура, влажность);
2. Защиту от пожарной опасности (например, разместить книжки в огнеупорном шкафу, если это предусмотрено рисками);
3. Контроль доступа к документу.

Кто может быть ответственным за хранение?

Ответственным за ведение и хранение трудовых книжек может быть назначен:

• HR‑менеджер;
• Бухгалтер;
• Директор (в небольших организациях);
• Любое лицо, уполномоченное внутренним распоряжением.

Для назначения ответственного необходимо оформить соответствующее приказ или распоряжение, в котором указываются:

• ФИО лица;
• Должность;
• Перечень обязанностей;
• Сроки и порядок передачи/передачи книжки при увольнении.

Как оформить ответственного за хранение?

Внутренние документы должны содержать:

1. Идентификацию лица;
2. Подпись ответственного;
3. Дата назначения;
4. Ссылку на нормы Трудового кодекса и Приказы Минтруда/Минфина.

Таким образом, ответственное лицо получает официальное право принимать и выдавать книжки, вести их учет и обеспечивать их безопасность.

Можно ли выдавать книжку работнику «на руки» без причины?

Согласно практике и разъяснениям государственных органов, выдавать трудовые книжки работникам нельзя без веской причины. Выдача осуществляется только в следующих случаях:

• При приёме на работу;
• При переводе в другое подразделение;
• При возврате из отпуска или временного отсутствия;
• При необходимости предоставления копии документов третьим лицам (например, при проверке).

В случае утраты или повреждения книжки работник обязан подать заявление, после чего будет оформлена замена.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2023 года в РФ активно внедряется электронная трудовая книжка. Её особенности:

• Хранится на серверах Службы федеральной статистики (СФР);
• Доступ к ней имеют только уполномоченные лица организации;
• Все данные, которые обычно вносятся в бумажный бланк, заносятся в электронную форму;
• При увольнении или переводе работника данные автоматически передаются в новую организацию.

Бумажная версия при этом может храниться у сотрудника, но официально юридически значимой считается только электронная запись.

Как правильно вести и хранить вкладыш к книжке?

Вкладыш к новой книжке – это отдельный документ, в котором фиксируются сведения о:

1. Размере заработной платы;
2. Удержаниях;
3. Состоянии труда;
4. Профессиональном росте.

Вкладыш хранится вместе с основной книжкой у ответственного лица и также подлежит защите от потери и повреждения.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Нужно ли хранить книжку в сейфе?
  Ответ: Нет, закон не требует сейфов. Достаточно надёжного помещения с ограниченным доступом.
• Вопрос: Можно ли хранить несколько книжек в одном шкафу?
  Ответ: Да, но каждая должна быть пронумерована и оформлена отдельным листом.
• Вопрос: Что делать, если книжка потеряна?
  Ответ: Сотрудник подаёт заявление, работодатель оформляет дубликат в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.
• Вопрос: Как часто необходимо проверять состояние книжек?
  Ответ: По крайней мере один раз в год – в рамках внутреннего аудита.

Для организации важно помнить, что:

1. Новая трудовая книжка хранится у работодателя в помещении, обеспечении конфиденциальности и целостности;
2. Не требуется специальное огнеупорное или металлическое хранение, но необходимо соблюдать внутренние регламенты;
3. Ответственное лицо назначается официальным документом;
4. Электронная форма становится стандартом, однако бумажный экземпляр может оставаться в архиве до полной миграции данных;

Соблюдение этих требований позволит избежать штрафов, упростить кадровый учет и обеспечить правовую защиту как работодателя, так и работников.