В 2026 году вопросы, связанные с оформлением и ведением трудовых книжек, остаются критически важными как для работодателей, так и для сотрудников. Особенно актуальна эта тема для крупных образовательных учреждений, таких как Российский университет дружбы народов (РУДН), где работает тысячи сотрудников различных категорий. В данной статье мы разберем ключевые аспекты: что делать при обнаружении пропущенных записей, как происходит переход на электронные форматы и какие сроки установлены для цифровизации в странах СНГ.

Проблема пропущенных записей в трудовой книжке

Одной из самых частых проблем, с которой сталкиваются сотрудники вузов (в т.ч. РУДН) и других организаций, является ситуация, когда одна из организаций не внесла запись о приеме на работу или об увольнении. При этом subsequent работодатели уже внесли свои данные, создавая разрыв в непрерывности стажа.

Что делать в такой ситуации?

• Если организация существует: Сотрудник должен обратиться в организацию, которая допустила ошибку, с заявлением о внесении недостающей записи. Работодатель обязан издать приказ (даже задним числом, если это техническая ошибка) и внести запись в трудовую книжку, указав текущую дату фактического внесения и дату, к которой она относится.
• Если организация ликвидирована: Запись вносит работодатель по последнему месту работы или архивное учреждение, предоставившее справку о работе. Основанием служат архивные документы (приказы, лицевые счета).
• Порядок внесения: В графе 3 указывается: «Запись о приеме на работу в [Название организации] с [Дата] по [Дата] внесена на основании [Документ]». В графе 4 ставится номер приказа-основания.

Важно помнить, что наличие разрывов или пропусков может негативно сказаться на подтверждении стажа для пенсии или получения социальных выплат.

Трудовые книжки в РУДН: Особенности работы в вузе

Для сотрудников РУДН трудовая книжка является основным документом, подтверждающим педагогический стаж, научную деятельность и административную работу. Кадровая служба университета строго следит за соблюдением законодательства РФ.

Ключевые требования к записям в РУДН:

1. Все записи о приеме, переводах на другую постоянную работу и увольнении должны вноситься чернилами черного или синего цвета.
2. Не допускается наличие неправильных или неточных записей, так как это основной документ о трудовой деятельности.
3. При переименовании университета или структурных подразделений вносится соответствующая запись без признания старой записи недействительной.

С 2021 года при приеме на работу новых сотрудников в РУДН, как и в другие организации России, ведется преимущественно электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажный вариант сохраняется только для тех, кто подал соответствующее заявление до конца 2020 года или завел новую бумажную книжку впервые.

Цифровая трансформация: Россия и Украина

Цифровизация коснулась многих сфер жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Процессы перехода на электронные реестры идут разными темпами в разных странах.

Ситуация в России

Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году. Работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд России (СФР). Электронная трудовая книжка позволяет:

• Мгновенно подтверждать стаж при устройстве на новую работу.
• Исключить риск потери бумажного документа.
• Упростить процедуру назначения пенсии.

Ситуация в Украине

Соседняя страна также активно внедряет цифровые технологии. Согласно данным на май 2026 года, в Украине установлен жесткий дедлайн:

«В Украине до 10 июня 2026 года нужно оцифровать трудовую книжку. С 10 июня 2026 года учет трудового стажа будет осуществляться исключительно в электронном виде».

Это означает, что после указанной даты бумажные трудовые книжки перестанут быть основным документом для подтверждения стажа, и всем гражданам необходимо убедиться, что их данные корректно отражены в государственном реестре.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Сотрудникам РУДН и других организаций важно знать, как проверить свои данные. Подтвердить наличие и содержание ЭТК можно следующими способами:

• Через портал Госуслуги (для РФ) или аналогичные государственные сервисы (для Украины — портал «Дія»).
• Запросив выписку у текущего работодателя (отдел кадров);
• Обратившись в клиентскую службу Социального фонда России (СФР).

При приеме на работу впервые гражданам РФ с 2021 года бумажная трудовая книжка не оформляется — сведения формируются только в электронном виде. Если же человек впервые устраивается на работу и желает иметь бумажный документ, он должен подать письменное заявление работодателю.

Трудовая книжка, будь она бумажной или электронной, — это фундамент социальной защищенности работника. Независимо от того, работаете вы в РУДН, коммерческой структуре или государственном учреждении, важно следить за корректностью вносимых записей. В случае обнаружения пропусков (как в примере с пропущенной записью об увольнении) необходимо незамедлительно обращаться к работодателю для их устранения. Помните: правильный учет стажа — это гарантия вашей будущей пенсии и социальных льгот.