Дата актуализации: 14:32:18 ()

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим стаж и профессиональную деятельность гражданина. В 2026 году в России вступили в силу значительные изменения, касающиеся её ведения и хранения. Ниже представлен обзор последней редакции нормативных актов, регулирующих трудовые книжки.

Что изменилось?

• Сохранение возможности использования бумажных трудовых книжек, оформленных до перехода на электронный формат.
• Установление чёткого порядка перехода от бумажного к электронному учету для работодателей и сотрудников.
• Уточнение требований к защите персональных данных, содержащихся в ЭТК.

Электронные трудовые книжки

Основные положения

Согласно Федеральному закону «О трудовой книжке» (последняя редакция от ), электронная трудовая книжка ведётся в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ). Основные характеристики:

1. Доступность – сотрудник может просматривать свою ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через специализированное мобильное приложение.
2. Безопасность – данные защищены криптографическими средствами и двухфакторной аутентификацией.
3. Автоматизация – запись о приёме, переводе, увольнении, повышении квалификации и других событиях вносится работодателем напрямую в систему, что исключает риск потери или подделки документа.

Как оформить ЭТК?

• Сотрудник подаёт заявление о переходе на электронный формат через свой личный кабинет на портале «Госуслуги»;
• Работодатель, получив подтверждение, вносит первую запись о приёме на работу в ЭТК.
• После этого все последующие трудовые действия фиксируются исключительно в электронном виде.

Бумажные трудовые книжки: что остаётся?

Традиционные бумажные трудовые книжки сохраняют свою юридическую силу, если они были оформлены до даты введения обязательного электронного учёта . В этом случае:

• Сотрудник может продолжать пользоваться бумажной книжкой parallelly с ЭТК, но все новые записи обязаны вноситься в электронный формат.
• При утере или повреждении бумажной книжки выдаётся дубликат в электронном виде.
• При переходе на новую работу работодатель обязан перенести сведения из бумажной книжки в ЭТК в течение пяти рабочих дней.

Последствия для работодателей

Обязанности

• Обеспечить доступ сотрудников к личному кабинету на портале «Госуслуги» или корпоративному порталу, интегрированному с ЕГИСЗ.
• Обучить кадровую службу работе с электронными трудовыми книжками (внесение записей, корректировки, выдача выписок).
• Соблюдать сроки внесения записей – не более одного рабочего дня с момента события (приём, перевод, увольнение и т.д.).
• Обеспечить защиту персональных данных в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных».

Штрафы и ответственность

Нарушение порядка ведения ЭТК влечёт административные штрафы:

• От 5 000 до 10 000 рублей за несвоевременное внесение записи.
• От 50 000 до 100 000 рублей за нарушение конфиденциальности данных.
• Повторные нарушения могут привести к приостановке деятельности компании на срок до 90 дней.

Что нужно знать сотрудникам?

• Право на получение выписки из ЭТК в любой момент бесплатно через личный кабинет.
• В случае обнаружения ошибки в записи сотрудник имеет право потребовать её исправления в течение пяти рабочих дней.
• При переходе на новую работу необходимо предоставить новому работодателю доступ к своей ЭТК (через подтверждение личности на портале «Госуслуги»).
• Электронная трудовая книжка имеет равную юридическую силу с бумажной и принимается всеми государственными и коммерческими организациями.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если бумажная книжка была оформлена до . Все новые записи должны вноситься только в ЭТК.

Что делать, если я потерял доступ к личному кабинету?

Необходимо восстановить доступ через стандартную процедуру восстановления пароля на портале «Госуслуги» или обратиться в многофункциональный центр (МФЦ) с паспортом и СНИЛС.

Нужно ли платить за ведение электронной трудовой книжки?

Ведение ЭТК бесплатно для сотрудников и работодателей. Платить можно только за дополнительные услуги (например, заверенную выписку на бумажном носителе).

Как быть с трудовыми книжками сотрудников, работающих за границей?

Если сотрудник является резидентом РФ и трудовая деятельность осуществляется по трудовому договору с российским работодателем, записи вносятся в ЭТК независимо от места фактического выполнения работы.

Статья подготовлена на основе официальных источников и актуальной информации на .