С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот этап знаменует собой важный поворот в кадровом документообороте‚ но не отменяет полностью бумажный вариант. В статье разберем‚ как происходят изменения данных‚ как их подтвердить и что делать работнику при обнаружении ошибок.

Ключевые изменения с 2026 года

Основные нововведения‚ которые вступают в силу:

• Завершение перехода на ЭТК. Работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для вновь принимаемых сотрудников. Бумажная книжка выдается только по письменному заявлению работника.
• Одновременное использование. Если работник не отказался от бумажного носителя‚ у него может быть и бумажная‚ и электронная версия. Данные в них должны быть идентичны.
• Цифровой стаж. Трудовой стаж‚ отраженный в ЭТК‚ имеет такую же юридическую силу‚ как и запись в бумажной книжке. Он не может быть «обнулен» и подтверждается данными Пенсионного фонда.

Что считается изменением данных?

Под изменениями понимаются любые корректировки в записях об истории работы. Это может быть:

1. Исправление орфографических или фактологических ошибок (например‚ в ФИО‚ датах‚ названии организации).
2. Дополнение записей‚ если изначально не была отражена какая-то должность или период работы.
3. Внесение записей о поощрениях‚ награждениях или взысканиях‚ которые не были оформлены вовремя.

Как вносяться изменения: порядок действий

Для электронной трудовой книжки (ЭТК)

Изменения вносятся исключительно работодателем через систему СЗВ-ТД (Единая государственная система в сфере занятости). Процесс:

1. Работник обнаруживает ошибку или отсутствие записи и обращается к кадровику с письменным заявлением (можно на имя директора).
2. Работодатель проверяет факты‚ сверяет с исходными документами (приказ о приеме‚ переводе‚ увольнении‚ табель).
3. При подтверждении необходимости корректировки кадровый специалист формирует новый приказ (об исправлении или дополнении) и вносит изменения в СЗВ-ТД.
4. Работник получает уведомление об изменении через личный кабинет на портале Госуслуг или в мобильном приложении «Работа в России».

Важно: В ЭТК сохраняется история всех изменений. Каждое исправление фиксируется с указанием даты и основания.

Для бумажной трудовой книжки

Если у работника сохранился бумажный документ‚ порядок аналогичен‚ но с физическим оформлением:

1. Работник пишет заявление.
2. Работодатель издает приказ об исправлении.
3. Кадровик зачеркивает ошибочную запись одной вертикальной чертой (не уничтожая ее полностью)‚ проставляет правильную запись рядом‚ ставит дату исправления‚ подпись и печать организации.
4. Заявление и приказ хранятся в личном деле работника.

Запрещено: подчищать‚ заклеивать‚ использовать корректирующую жидкость. Такие действия признаются недействительными.

Как подтвердить наличие и корректность данных?

Работник в любой момент может проверить свои данные:

• Через портал Госуслуг. В разделе «Трудовая книжка» отображается вся история из ЭТК.
• Через работодателя. Запросить выписку из ЭТК или предоставить для ознакомления бумажную книжку.
• Через Пенсионный фонд (ПФР). Заказать выписку из индивидуального лицевого счета‚ где отражается подтвержденный стаж. Это ключевое доказательство при спорах.

Если данные в ЭТК и выписке ПФР расходятся‚ приоритет имеет информация ПФР‚ так как она формируется на основе отчетности работодателя (СЗВ-ТД‚ СЗВ-СТАЖ‚ ЕФС-1).

Что делать‚ если работодатель отказывается вносить изменения?

Если кадровая служба игнорирует заявление‚ работник должен действовать последовательно:

1. Направить заявление заказным письмом с уведомлением в адрес организации (юридический адрес). Это создаст доказательственную базу.
2. Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Они проведут проверку и выдадут предписание работодателю.
3. Подать иск в суд о восстановлении правильных записей в трудовой книжке (как электронной‚ так и бумажной).

В суде главным доказательством будут служить: приказы о приеме/увольнении‚ табели‚ переписка с работодателем‚ выписка из ПФР.

Практические советы работнику

• Регулярно проверяйте свою ЭТК на Госуслугах‚ особенно после смены работы.
• Сохраняйте копии всех приказов о приеме‚ переводе‚ увольнении‚ а также трудового договора.
• Пишите заявления об исправлении сразу при обнаружении ошибки. Не ждите годами — со временем могут утратиться документы или сотрудники.
• Если у вас есть бумажная трудовая книжка‚ храните ее бережно‚ даже если вы работаете с ЭТК. Она остается юридически значимым документом.
• Уточняйте у кадровика‚ на каком основании вносится та или иная запись (номер и дата приказа).

Система ведения трудовых книжок стала цифровой‚ но ответственность за достоверность данных лежит как на работодателе‚ так и на работнике. Понимание процедуры внесения изменений‚ знание своих прав и своевременные действия при выявлении ошибок — залог того‚ что ваш трудовой стаж будет правильно учтен и подтвержден в будущем‚ в т.ч. при назначении пенсии.

Основные нормативные акты: Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 67‚ 77)‚ Постановление Правительства РФ № 796‚ приказы Минтруда России.