В 2026 году вопросы ведения трудовых книжек остаются актуальными, несмотря на активный переход на электронный формат. Особую путаницу вызывает ситуация, когда человек, ответственный за кадровый учет (директор, учредитель или индивидуальный предприниматель), пытается внести запись в свою собственную трудовую книжку. Разберемся, кто имеет право делать такие записи, как это оформить по закону и какие существуют ограничения.

Кто имеет право вносить записи в трудовую книжку?

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утвержденному приказом Минтруда России от № 320н, все записи о приеме на работу, переводах и увольнении вносятся на основании соответствующих приказов (распоряжений).

Ответственность за правильное ведение трудовых книжек несет работодатель. На практике это означает следующее:

• В крупных организациях этим занимается специалист отдела кадров.
• В небольших компаниях, бухгалтер или секретарь.
• В микропредприятиях и у ИП, часто сам руководитель.

Важное правило: Запись в трудовую книжку вносится только после издания приказа о приеме на работу. Сама запись должна быть сделана не позднее 5 рабочих дней с даты начала работы сотрудника.

Может ли работник делать записи сам себе?

Здесь кроется главный юридический нюанс. Трудовая книжка, это документ строгой отчетности, и принцип разделения полномочий здесь критически важен.

Обычный сотрудник: Не имеет права самостоятельно вносить какие-либо записи в свою трудовую книжку, даже если он работает в отделе кадров. Все записи вносит уполномоченное лицо (кадровик, бухгалтер, директор), которое затем заверяет их подписью и печатью организации (при наличии);
Ответственный за ведение трудовых книжек: Если в организации приказом назначен конкретный сотрудник, ответственный за хранение и ведение трудовых книжек, то именно он вносит записи всем работникам, включая директора.
Ситуация «сам себе»: Может ли человек, ответственный за кадровый учет, внести запись в свою собственную трудовую книжку при приеме на работу или увольнении?

• Согласно сложившейся практике и разъяснениям, такой работник может сам заверить записи, внесенные в свою же книжку, если он является единственным уполномоченным лицом в организации (например, единственный учредитель, который одновременно является директором и кадровиком).
• Однако, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов и путаницы, рекомендуется назначать ответственного за ведение трудовых книжек отдельным приказом. Если такой сотрудник один (он же директор), он действует от имени работодателя.

Особый случай: Индивидуальный предприниматель (ИП)

Самый частый вопрос: «Как ИП сделать запись в трудовой книжке самому себе?»

Ответ однозначен и базируется на законодательстве РФ:
> Индивидуальный предприниматель не ведет трудовую книжку сам на себя.

Почему это так?

• Деятельность ИП не считается «работой» в контексте трудового законодательства, так как ИП не может заключить трудовой договор сам с собой.
• Отношения между ИП и государством/партнерами регулируются гражданским законодательством, а не трудовым.
• Период предпринимательской деятельности засчитывается в страховой стаж на основании данных Пенсионного фонда (СФР) о перечисленных взносах, а не на основании записей в трудовой книжке.

Как правильно оформить прием на работу директора (учредителя)?

Если речь идет об ООО, где учредитель назначает сам себя директором, алгоритм действий следующий:

Издание решения/протокола: Единственный учредитель принимает Решение (или Протокол общего собрания), которым назначает себя директором.
Издание приказа: На основании этого решения издается приказ о вступлении в должность.
Внесение записи:

• Если в штате есть другой сотрудник (например, бухгалтер или секретарь), которому делегированы полномочия по ведению кадрового делопроизводства, запись в трудовую книжку директора вносит он.
• Если сотрудников нет, и директор — единственное лицо, он вносит запись сам, выступая как представитель работодателя. В графе «Должность лица, внесшего запись» он указывает свою должность (Генеральный директор) и ставит подпись.

> Обратите внимание: При внесении записи самостоятельно важно соблюдать аккуратность и точное соответствие тексту приказа. Ошибки в таких случаях могут привести к признанию записи недействительной.

Правила заполнения и образцы записей

При внесении любой записи (будь то прием, перевод или увольнение) необходимо руководствоваться следующими правилами:

• Основание: Каждая запись вносится строго на основании приказа (распоряжения).
• Ознакомление: Владелец трудовой книжки (даже если это сам директор) должен быть ознакомлен с записью под расписку в личной карточке (форма Т-2) или в книге учета движения трудовых книжек.
• Заверение: Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).
• Нюанс: Если запись вносит сам руководитель, он ставит свою подпись в графе «Подпись лица, внесшего запись».
• Совместительство: Сведения о работе по совместительству вносит работодатель по основному месту работы, но только по желанию работника. Для этого сотрудник должен предоставить документальное подтверждение работы по совместительству (копию приказа, справку).

Типичные ошибки при самостоятельном заполнении

Запись об ИП: Попытка ИП внести запись о своей предпринимательской деятельности. Это грубая ошибка, которая может создать проблемы при подтверждении стажа.
Отсутствие приказа: Внесение записи без предварительно изданного приказа о приеме на работу.
Неверная дата: Нарушение 5-дневного срока внесения записи о приеме на работу.
Самоподпись без полномочий: Если в организации есть штатный кадровик, директор не должен «перехватывать» у него функцию внесения записей в свою книжку, чтобы не нарушать внутренний документооборот.

Электронная трудовая книжка: меняет ли это правила?

В 2026 году электронные трудовые книжки (ЭТК) являются основным форматом хранения сведений о стаже.

• Работодатель обязан передавать сведения в СФР в электронном виде.
• Принцип «сам себе» в электронном формате технически невозможен без авторизации в системах отчетности (например, через СБИС или 1С) с использованием электронной подписи руководителя.
• Даже при переходе на ЭТК, бумажная трудовая (если она велась до 2020 года и сотрудник не отказался от нее) заполняется по старым правилам.

Резюме

ИП не вносят записи в трудовую книжку сами на себя. Предпринимательская деятельность подтверждается данными СФР.
Директор-учредитель может внести запись в свою трудовую книжку, если он является единственным уполномоченным лицом в организации. Он действует как представитель работодателя.
Обычный сотрудник (даже кадровик) не имеет права заполнять свою трудовую книжку самостоятельно; это делает уполномоченное лицо.
Все записи должны строго соответствовать приказам и вноситься в установленные сроки.

Правильное ведение трудовой книжки — залог беспроблемного подтверждения стажа и получения пенсии в будущем. Если вы сомневаетесь в своих действиях, лучше проконсультироваться с профильным юристом или воспользоваться услугами аутсорсинговых компаний по ведению кадрового учета.