Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Несмотря на развитие электронных форм, бумажная трудовая книжка продолжает использоваться в организациях, а её ведение и хранение регулируются нормативными актами. Ниже представлен подробный обзор актуального законодательства, порядка оформления, заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек, а также особенностей, которые изменились в 2026 году.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ФЗ‑197 от ) – ст. 66 и ст. 66.1 регулируют форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей». Данный акт является основным подзаконным нормативом, уточняющим требования ТК РФ.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена совместно с Постановлением № 225) – содержит детали о заполнении ьного листа, внесении записей о приёме, переводе, увольнении, совместительстве и др.
• Письма и разъяснения Минтруда России (например, разъяснение от 17 января 2026 г. о бумажных трудовых книжках) – уточняют порядок ведения в условиях сохранения права выбора между бумажным и электронным форматом.

Все перечисленные нормативные акты действуют в совокупности и должны применяться работодателями при ведении трудовых книжек.

Формы трудовых книжек

Бумажная трудовая книжка

Стандартный бланк состоит из:

• ьного листа (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность);
• раздела «Сведения о работе» (записи о приёме, переводе, увольнении, наградах, поощрениях);
• раздела «Сведения о наградах и поощрениях»;
• раздела «Сведения о работе в условиях вредных и (или) опасных производственных факторов» (при наличии).

В 2026 году бумажная трудовая книжка сохраняет свою юридическую силу, если работник не отказался от неё в пользу электронного варианта.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 г. введена возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде через систему ПФР. Право выбора формата сохраняется для:

• работников, которые в 2020 г. были безработными;
• лиц, не исполнявших трудовые функции из‑за временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы;
• иных категорий, указанных в разъяснениях Минтруда.

ЭТК ведётся в личном кабинете на портале «Госуслуги» и имеет равную юридическую силу с бумажной книжкой.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Общие требования (Постановление № 225)

• Трудовая книжка ведётся уполномоченным лицом организации (кадровик, бухгалтер, руководитель).
• Все записи делаються чернилами синего или чёрного цвета, без карандаша и корректирующих средств.
• Каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (если печать используется).
• Записи вносятся строго в хронологическом порядке.

Заполнение ьного листа

На ьном листе указываются:

• Фамилия, имя, отчество;
• Дата рождения (день, месяц, год);
• Место рождения;
• Образование (уровень, специальность, квалификация);
• Профессия, специальность, квалификация по основному месту работы;
• Дата заполнения трудовой книжки.

Внесение записей о трудовой деятельности

Каждая запись содержит:

• порядковый номер записи;
• дату события (приём, перевод, увольнение и т.д.);
• наименование организации (структурного подразделения);
• должность, профессию, специальность;
• основание (приказ, распоряжение, договор и т.п.);
• подпись уполномоченного лица и печать организации.

Особое внимание уделяется записям о:

• совместительстве (указывается место основной работы и место совместительства);
• вахтовом методе работы (указывается период вахты и место её проведения);
• дистанционной (удаленной) работе (указывается место выполнения трудовой функции).

Хранение трудовых книжек

Согласно пункту В Правил ведения и хранения трудовых книжек:

• Трудовые книжки хранятся в отдельном шкафу или сейфе, обеспечивающем защиту от повреждения, утраты и несанкционированного доступа.
• Книжки размещаются в вертикальном положении, preferably в алфавитном порядке по фамилиям работников.
• Для невостребованных (архивных) книжек допускается использование полок или каталожных разделителей, но они должны находиться в том же помещении, что и текущие книжки.
• Доступ к книжкам имеют только уполномоченные лица (кадровик, руководитель, представитель трудовой инспекции по запросу).

Сроки хранения

Трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода трудовой деятельности работника. После увольнения книжка выдаётся сотруднику под расписку. Если работник не забрал книжку в течение двух месяцев, она считается невостребованной и продолжает храниться у работодателя до получения требования от бывшего сотрудника или его представителя.

Выдача дубликата и трудовой книжки при увольнении

Согласно ст. 66.1 ТК РФ:

• При увольнении работнику выдаётся трудовая книжка с записью об увольнении (дата, основание, подпись и печать).
• Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, работник может запросить дубликат. Дубликат выдаётся на основании заявления работника и после проверки данных в личном деле и кадровых документах.
• Дубликат оформляется на бланке трудовой книжки, заполняется теми же сведениями, что и оригинал, и помечается как «Дубликат».

Выдача трудовой книжки возможна также по запрову для оформления пенсионных выплат, пособий по безработице или иных социальных выплат.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Нарушение порядка ведения, хранения или выдачи трудовых книжек влечёт:

• административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб для организаций);
• возможное привлечение к дисциплинарной ответственности уполномоченного лица (выговор, замечание, увольнение);
• в случае умышленного искажения сведений – возможная уголовная ответственность по ст. 272 УК РФ (незаконное приобретение, хранение, использование или распространение сведений, constituting a breach of confidentiality).

Поэтому важно регулярно проводить внутренние аудиты и обучение кадрового персонала.

Изменения в 2026 году

По информации из официальных источников (Минтруд, Банки.ру, КонсультантПлюс) в 2026 году:

• сохранено право выбора между бумажной и электронной формой трудовой книжки;
• уточнён порядок приёма бумажной трудовой книжки от сотрудника, который не отказался от бумажного варианта: работник обязан принять её, поставить запись о приёме на работу и вести её по прежним правилам;
• упрощён процесс выдачи дубликата через электронный сервис ПФР – заявление можно подать онлайн, а дубликат будет сформирован в электронном виде и распечатан по требованию;
• введены рекомендации по использованию защитных водяных знаков на бланках трудовых книжек для предотвращения подделок.

Эти нововведения направлены на повышение удобства работы с трудовыми книжками и снижение риска их утраты или подделки.

Практические рекомендации для работодателей

1. Определить ответственное лицо – назначить сотрудника, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров).
2. Обеспечить условия хранения – приобрести металлический шкаф или сейф с ограниченным доступом, вести журнал выдачи/приёма книжек.
3. Регулярно обновлять знания – проводить ежегодные инструктажи по изменениям в законодательстве и инструкциям по заполнению.
4. Внедрить электронный документооборот – при возможности подключиться к системе ПФР для ведения ЭТК, что уменьшит нагрузку на бумажный документооборот.
5. Контролировать соблюдение сроков – вести учёт выдачи и возврата трудовых книжек, своевременно уведомлять сотрудников о необходимости забрать документы после увольнения.
6. Архивировать невостребованные книжки – формировать отдельные дела для хранения невостребованных документов с указанием даты последнего действия и ответственного за хранение.

Трудовая книжка остаётся важным элементом кадрового документооборота, несмотря на развитие электронных форм. Знание и соблюдение норм Трудового кодекса, Постановления Правительства № 225 и инструкций по заполнению позволяют работодателям избежать штрафов, обеспечить правовую защиту сотрудников и поддерживать порядок в хранении персональных данных. В 2026 году законодательство сохраняет гибкость выбора формата ведения трудовой книжки, одновременно ужесточая требования к её защите и учёту. Следуя представленным рекомендациям, организации смогут эффективно управлять этим документом и минимизировать риски, связанные с его ведением.