Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата актуализации: 21 мая 2026 г. ( 23:41:31).

Нормативная база

Основным источником регулирования вопросов ведения‚ хранения и выдачи трудовых книжек является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)‚ а именно:

Статья 66 ТК РФ – определяет‚ кто и когда обязан вести трудовую книжку;
Приказ Минтруда России от № 697н (с изменениями на 2026 г.) – регламентирует порядок заполнения‚ хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей;
Федеральный закон № 27‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации» – касается электронных трудовых книжек (ЭТК) и формы ЕФС‑1;
Законопроект № 156662 (опубликован на официальном сайте) – вносит дополнения в ТК РФ‚ уточняющие признаки трудовых отношений и порядок возмещения неполученного заработка.

Когда работодатель обязан завести трудовую книжку?

Согласно ст. 66 ТК РФ и пункту 45 Приказа Минтруда‚ работодатель должен завести трудовую книжку:

для каждого работника‚ проработавшего у него свыше пяти дней;
если работа у данного работодателя является для работника основной;
независимо от организационно‑правовой формы работодателя (юридическое лицо‚ ИП‚ физическое лицо‑работодатель).

Если работа является совмещением или временной (менее пяти дней)‚ ведение трудовой книжки не обязательно‚ но работник может потребовать её выдачи по своему желанию.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

С 1 января 2021 г. в России действует система электронных трудовых книжек. К 2026 году порядок её ведения уточнён следующими положениями:

Работодатель обязан отчитываться по всем работникам независимо от того‚ перешёл ли сотрудник на ЭТК или сохранил бумажную трудовую книжку (см. информация из интернета: «Отчитываться работодатель обязан по всем работникам…»);
При выборе способа ведения трудовой книжки (бумажная или электронная) необходимо заполнять и сдавать форму ЕФС‑1 в рамках отчётности в Пенсионный фонд;
ЭТК хранится в личном кабинете работника на портале «Госуслуги» и в единой государственной информационной системе трудовых книжек (ЕГИСТК). Работодатель обеспечивает своевременную передачу сведений о приёме‚ переводе‚ увольнении и других кадровых событиях.

Таким образом‚ даже при использовании ЭТК работодатель не освобождается от обязанности предоставить работнику сведения о его трудовой деятельности в установленной форме.

Порядок выдачи‚ хранения и внесения исправлений

Выдача трудовой книжки

Работодатель обязан:

выдать трудовую книжку (или вкладыш к ней) работнику при увольнении;
при запросе работника предоставить копию трудовой книжки (или выписку из неё) в течение трёх рабочих дней;
при переходе работника на электронную форму – обеспечить доступ к ЭТК и выдать подтверждение о внесении записи в электронную систему.

Хранение

Согласно пункту 27 Правил ведения трудовых книжек:

трудовые книжки и вкладыши хранятся у работодателя в условиях‚ исключающих повреждение‚ loss и несанкционированный доступ;
ответственное лицо назначается приказом работодателя (п. 45 Приказа Минтруда);
хранение бумажных книжек допускается в металлических шкафах или сейфах с ограниченным доступом;
ЭТК хранятся в защищённой информационной системе; работодатель обеспечивает резервное копирование и защиту от киберугроз.

Исправления и восстановление

Если в трудовой книжке допущена ошибка:

исправление вносит тот работодатель‚ который допустил ошибку (п. 27 Правил);
в графе 3 указывается номер записи‚ считающейся недействительной; в графе 4 продублируются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя;
при утере или порче трудовой книжки работник имеет право потребовать её восстановления за счёт работодателя‚ включая возмещение морального вреда (см. информация из интернета: «обязанность возместить бывшему работнику…»).

Ответственность за нарушение обязанностей

Нарушение порядка ведения‚ хранения или выдачи трудовых книжек влечёт:

административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц‚ от 30 000 до 50 000 руб. для организаций);
возможность подачи искового заявления о материальной ответственности работодателя (п. 3.7 Правил);
в случае утери трудовой книжки – обязанность возместить неполученный заработок и компенсировать моральный вред (см. информация из интернета: «Работодатель обязан возместить неполученный заработок…»);
при систематических нарушениях – возможное привлечение к уголовной ответственности по ст. 145.1 УК РФ (нарушение трудового законодательства).

Права работника

Работник вправе:

требовать выдачи трудовой книжки (или вкладыша) при увольнении;
получать копию трудовой книжки или выписку из неё по первому требованию;
запрашивать исправление ошибочных записей за счёт работодателя;
требовать восстановления утраченной трудовой книжки за счёт работодателя;
обращаться в трудовую инспекцию или суд в случае нарушения прав.

Трудовые книжки в 2026 году: нормативная база, порядок ведения и выдачи