Тема трудовых книжек — одна из самых волнующих для работодателей и сотрудников. Многочисленные изменения в законодательстве последних лет породили путаницу: будут ли новые трудовые книжки в 2026 году? Какие бланки использовать? Можно ли обойтись без бумаги? Эта статья даёт исчерпывающие ответы на основе актуальных правил на 2026 год.

Краткий ответ: что изменилось и что действует сейчас

Да, новые трудовые книжки уже появились и действуют. Ключевые даты:

• С 1 января 2023 года начали использоваться новые бланки бумажных трудовых книжек и вкладышей установленного образца.
• С 1 января 2024 года для работников, впервые устраивающихся на работу, трудовая книжка ведётся исключительно в электронном виде (в форме электронного документа). Бумажный бланк им не выдаётся.
• В 2026 году действуют эти же правила. Работодатели обязаны вести учёт как в электронном виде (для всех новых и по желанию — для старых сотрудников), так и на бумаге (только для тех, кто уже имеет бумажную книжку и не отказался от неё).

Бумажная трудовая книжка в 2026 году: образец и правила ведения

Бумажная трудовая книжка не отменена. Она продолжает действовать для сотрудников, принятых на работу до 2024 года, которые не подали заявление о ведении учёта в электронной форме.

Какой бланк использовать в 2026 году?

Используются только бланки нового образца (с 2023 года). Старые бланки, приобретённые до 2024 года, можно использовать только для оформления дубликата (если они чистые и неиспользованные). Для новых записей обязателен новый бланк.

Важно: Наличие незаполненных строк в старой книжке — не основание для признания записей недействительными. Следующую запись вносят под новым порядковым номером, без пропусков.

Основные изменения в новом бланке (с 2023 г.):

• Изменилось оформление ьного листа (сведения о работнике и работодателе).
• Уточнены формулировки записей об увольнении (должны точно соответствовать основаниям из ТК РФ).
• Исключена необходимость скрепления журнала учёта бланков сургучной печатью и пломбирования. Бланки заверяются подписью руководителя и печатью организации.

Кто может получить бумажную книжку в 2026 году?

Бумажный бланк оформляется только в двух случаях:

1. Работник уже имеет бумажную книжку (полученную до 2024 года) и не подал письменное заявление о ведении учёта в электронной форме.
2. Работник впервые устраивается на работу до 1 января 2024 года (это исторические случаи, в 2026 году таких почти не останется).

С 2024 года при первом трудоустройстве бумажная книжка не выдаётся. Все записи вносятся в электронную трудовую книжку (ЭТК) автоматически.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): обязательный стандарт с 2024 года

С 1 января 2024 года кадровый электронный документооборот (КЭДО) стал обязательным для всех работодателей. Это значит, что ведение ЭТК — не опция, а норма.

Как работает ЭТК?

• Все сведения о приёме, увольнении, переводе, отпусках вносятся работодателем в Единую государственную систему (ЕГС) в сфере труда.
• Работник может получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг (с усиленной квалифицированной электронной подписью) или в бумажном виде по запросу (на основании заявления).
• Электронная запись имеет такую же юридическую силу, как и запись в бумажной книжке.

Что делать, если хочется бумажную копию?

Работник, на которого заведена ЭТК, вправе в любой момент:

1. Запросить у работодателя выписку из ЭТК на бумажном носителе (за свой счёт).
2. Получить информацию через Госуслуги (бесплатно).

Но оформлять отдельную бумажную трудовую книжку в таких случаях нельзя. Дубликат на бумаге не выдается.

Практические инструкции для работодателя в 2026 году

При приёме на работу нового сотрудника (с 2024 г.):

1. Запросить у кандидата сведения о его трудовой деятельности (при наличии бумажной книжки — её данные, или данные из ЭТК).
2. Оформить приём через КЭДО. Запись автоматически попадёт в ЕГС и станет частью ЭТК работника.
3. Бумажную книжку не выдавать. Если у сотрудника есть старая бумажная книжка, он может её предъявить, но новые записи в неё не вносятся.

При увольнении сотрудника в 2026 году:

• Для работника с ЭТК: оформить увольнение через КЭДО. Запись появится в электронной системе.
• Для работника с бумажной книжкой (кто не отказался от неё): оформить запись в новом бланке с точным указанием основания увольнения (статья ТК РФ); Завершить запись подписью должностного лица и печатью организации.

Что делать со старыми бланками?

У вас на складе остались старые бланки (до 2023 г.)? Их можно:

• Использовать для оформления дубликата (если бланк чистый и неиспользованный).
• Сдать как макулатуру (это часто выгоднее, чем хранить).
• Не использовать для новых записей — это нарушение.

Частые вопросы (FAQ)

В: Могу ли я в 2026 году потребовать от сотрудника бумажную трудовую книжку?

О: Нет. Если сотрудник впервые устроился на работу после 1 января 2024 года, у него есть только ЭТК. Требовать бумажный документ нельзя.

В: А что, если у сотрудника есть старая бумажная книжка, а я хочу вести учёт только электронно?

О: Вы вправе это сделать. Но для этого сотрудник должен подать письменное заявление о ведении его трудовой книжки в электронном виде. Без его согласия вы обязаны продолжать вести записи в его бумажную книжку.

В: Где хранить журнал учёта бланков в 2026 году?

О: Журнал (или приходно-расходную книгу) по-прежнему ведут. Но не нужно его пломбировать или скреплять сургучной печатью. Храните его в доступном для проверки месте.

Таким образом, новые трудовые книжки (бланки) уже существуют с 2023 года, а полностью электронный формат стал обязательным с 2024 года для всех новых работников. В 2026 году:

• Бумажная книжка — только для «ветеранов», не перешедших на электронный учёт.
• Электронная книжка — основной и приоритетный формат для всех.
• Новые бланки (с 2023 г.), единственно верные для бумажных записей.

Главное правило: с 2024 года при первом приёме на работу бумажный бланк не выдаётся. Все взаимодействие с кадровыми данными происходит через систему КЭДО и ЕГС.

Источники и актуальная информация: Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67.1), официальные разъяснения Роструда, КонсультантПлюс, портал Госуслуг.