В 2026 году в России произошли значительные трансформации в оформлении и ведении трудовых книжек. Эти изменения связаны как с переходом на электронный документооборот, так и с корректировкой требований к бумажным формам. Ниже подробно разбираем, какие нововведения ввели в практику работодателей и работников.
Общий обзор изменений
С 1 января 2026 года трудовая книжка продолжает существовать в бумажном виде, однако уже в этом году начинается процесс её замены на электронную форму. Главные направления изменений:
- Упрощение процедуры заполнения и ведения.
- Отказ от обязательного присутствия работника при первом вводе данных.
- Возможность выдачи книжки до завершения пятилетнего срока, если сведения о трудовой деятельности уже внесены в реестр застрахованных лиц.
- Сохранение прежних требований к хранению (сейфы, металлические ящики).
Новые формы и образцы
В 2026 году опубликованы несколько актуальных образцов:
Бланк бумажной трудовой книжки
По приказу Минтруда от № 320н действует обновлённый бланк. По сравнению с 2023 годом в нём незначительные изменения:
- Упрощённые поля для записи данных о местах работы.
- Уточнение формата даты (ГГГГ‑ММ‑ДД).
- Добавлена строка «Примечания» для дополнительных сведений.
Электронная трудовая книжка
Электронный вариант оформлен в виде КЭДО (кадровый электронный документооборот). Ключевые особенности:
- Автоматическая синхронизация с реестром застрахованных лиц.
- Возможность изменения решения о форме (бумажная ↔ электронная) через поданное заявление.
- Доступ к истории изменений и подтверждению правок.
Как оформлять запись при приёме на работу
С 2026 года порядок внесения сведений в трудовые книжки остаётся прежним, но появились новые рекомендации:
- Оформление акта при приёме на работу – оформляется в соответствии с текущими нормами Трудового кодекса РФ.
- Заполнение полей – вводятся данные о работодателе, месте работы, дате начала, должности, табельном номере и др.
- Внесение сведений в реестр – если сведения уже находятся в реестре застрахованных лиц, их можно внести в книжку до окончания пятилетнего срока.
Сроки и порядок выдачи
В 2026 году сохраняются следующие правила выдачи:
- Работодатель обязан выдать трудовые книжки в течение трёх рабочих дней после приёма на работу.
- Если работник отказывается от бумажной формы, он может перейти на электронную без дополнительных процедур.
- В случае потери или порчи книжки выдаётся дубликат в соответствии с действующими нормами.
Хранение и архивирование
Никаких принципиальных изменений в требованиях к хранению не произошло:
- Трудовые книжки и их вкладыши должны находиться в сейфах или металлических ящиках в охраняемом помещении.
- Срок хранения – 50 лет с даты последней записи.
- При переходе на электронную форму оригинальные бумажные экземпляры можно передать в архив, но их хранение в сейфе обязательно.
Практические рекомендации для работодателей
Для беспрепятственного перехода к новым требованиям рекомендуется:
- Провести внутренний аудит текущих форм и процессов.
- Обучить HR‑персонал работе с электронным документооборотом (КЭДО).
- Подготовить образцы заполнения новой бумажной формы и разместить их в открытом доступе.
- Настроить интеграцию с системой КонсультантПлюс для автоматической синхронизации данных.
- Создать регламент выдачи и хранения книжек, учитывающий новые сроки и требования.
Будущее трудовых книжек
По прогнозам Минтруда, к 2027 году электронные трудовые книжки станут обязательными для большинства организаций. Поэтому уже сейчас рекомендуется:
- Начать переход к электронному документообороту.
- Обучить персонал работе с цифровыми формами.
- Синхронизировать внутренние процедуры с требованиями законодательства.
Таким образом, изменения 2026 года направлены на упрощение процесса ведения трудовых книжек, повышение их юридической значимости и подготовку к полному переходу на электронный формат.
Автор: консультант по трудовому праву, 2026 год.