Важно! С 1 января 2021 года вступили в силу ключевые изменения в порядке ведения трудовых книжек․ Основное правило: бумажная трудовая книжка не заводится при приеме на работу сотрудников‚ которые трудоустраиваются впервые и у которых отсутствует трудовой стаж․ Вместо этого ведется электронный трудовой стаж (ЭТК)․ Эта норма остается актуальной и в 2026 году․
⚠️ Самое главное помнить:
- Новая бумажная трудовая книжка выдается только в строго определенных случаях (например‚ при утере или при наличии стажа у работника)․
- При первом трудоустройстве без стажа бумажный бланк не оформляется․ Работодатель вносит запись в Единую цифровую систему (ЕЦС) через отчет ЕФС-1․
- Работник‚ принятый на работу с ЭТК‚ при увольнении получает справку СТД-СФР (от Социального фонда) или справку СТД-Р (от работодателя) вместо бумажной книжки․
- Обратный переход с электронной формы на бумажную не предусмотрен законодательством․
Когда выдается новая трудовая книжка?
Выдача нового бланка (не дубликата!) возможна только в двух случаях:
- Первое трудоустройство с наличием трудового стажа․ Если у работника уже есть работа (даже кратковременная) и он предъявляет бумажную книжку с записями‚ то при приеме на новое место он должен получить новую бумажную книжку․ Старая остается у него на руках․
- Прием на работу после длительного перерыва (более 1 месяца)‚ если у работника есть стаж․ Аналогично первому пункту․
Если стажа нет (первое место работы)‚ новая бумажная книжка не заводится․
Как правильно оформить запись о приеме в новую бумажную книжку?
Запись вносится в соответствии с Приказом Минтруда № 320н․ Для случая выдачи новой книжки при приеме на работу (при наличии стажа) используется следующий алгоритм:
| Графа | Что вносим | Пример заполнения |
|---|---|---|
| Наименование организации | Полное официальное наименование нового работодателя․ | ООО «Вектор» |
| Дата увольнения | Не заполняется․ В эту графу вносятся данные только при увольнении с предыдущего места работы․ | — |
| Сведения о порядке перевода | Указываем: «Прием на работу» (если это первая запись в книжке) или «Прием на работу по заявлению» / «Прием на работу по соглашению сторон»․ | Прием на работу |
| Наименование подразделения и должность | Название отдела/департамента и должность‚ на которую принимают․ | Отдел продаж‚ менеджер |
| Дата и номер приказа | Дата издания приказа о приеме и его номер․ | Приказ № 45-к от |
| Подпись ответственного лица | Подпись руководителя кадровой службы или уполномоченного лица․ | (подпись) / Иванов А․П․ |
| Печать организации | Оттиск печати организации․ | (печать) |
Ситуация 1: Прием сотрудника‚ устраивающегося впервые (без стажа)
Это самый частый случай․ Алгоритм действий:
- Не выдаем бумажную трудовую книжку․ Объясняем сотруднику‚ что с 2021 года для лиц без стажа ведется только электронный учет․
- Вносим запись в ЕЦС․ При заключении трудового договора автоматически формируется электронная запись через отчет ЕФС-1․
- Выдаем справку по запросу․ Если работнику нужна бумажная документация‚ он может получить:
- Справку СТД-Р – выдается текущим (или последним) работодателем по форме‚ утвержденной Приказом Минтруда № 320н․ Содержит информацию о работе у данного работодателя․
- Справку СТД-СФР – выдается Социальным фондом России (СФР) по заявлению․ Содержит полную информацию о трудовой деятельности из всех источников․
Ситуация 2: Прием сотрудника с утерянной бумажной книжкой‚ но со стажем
Здесь возможны два пути:
- Восстановление записи по старому месту работы․ Работник должен обратиться к предыдущему работодателю за справкой (СТД-Р) или в СФР за выпиской (СТД-СФР)․ На основании этих документов можно оформить дубликат утраченной книжки (не новую!)․
- Выдача новой книжки (только при наличии стажа!)․ Если работник настоятельно отказывается восстанавливать старые записи и заявляет‚ что не нуждается в подтверждении прошлого стажа‚ работодатель вправе выдать ему новую бумажную книжку․ Но! Запись о стаже в нее не вносится․ В графе 4 (наименование организации) ставится отметка: «Трудовая книжка выдана взамен утраченной․ Стаж подтверждается справкой СТД-СФР»․
Важно: Если у работника есть стаж‚ но он не предоставляет никаких документов о нем‚ новая книжка выдается‚ но без подтверждения прошлого опыта․ Риск потери стажа лежит на работнике․
Ситуация 3: Прием сотрудника‚ перешедшего с электронной трудовой книжки (ЭТК) на бумажную
Это возможно только если у работника уже есть стаж (зафиксированный в ЕЦС)․
- Работник должен получить в СФР справку СТД-СФР с полной выпиской из электронного учета․
- На основании этой справки работодатель оформляет новую бумажную книжку․
- В первую графу (наименование организации) вносится запись: «Выдана новая трудовая книжка взамен электронной․ Стаж подтверждается справкой СТД-СФР от [дата]»․
- Дата увольнения с предыдущего электронного учета не указывается‚ так как ЭТК не имеет такого поля․ Указывается только дата приема на новое место․
Обратный переход (с бумажной на электронную) возможен только по заявлению работника при приеме на новую работу‚ если у него нет стажа;
Краткая шпаргалка: что делать при приеме?
| Ситуация кандидата | Действие работодателя | Документ |
|---|---|---|
| Первое трудоустройство‚ стажа нет | Не выдаем бумажную книжку․ Вносим запись в ЕЦС․ | Отчет ЕФС-1․ По запросу – справка СТД-Р или СТД-СФР․ |
| Есть стаж‚ есть бумажная книжка | Принимаем книжку‚ делаем запись о приеме на новое место․ | Бумажная трудовая книжка․ |
| Есть стаж‚ бумажная книжка утеряна | Выдаем новую книжку (без внесения прошлого стажа) или оформляем дубликат (если есть справка о стаже)․ | Новая трудовая книжка или дубликат․ |
| Перешел с ЭТК (есть стаж) | Выдаем новую бумажную книжку на основании справки СТД-СФР․ | Новая трудовая книжка + справка СТД-СФР․ |
Ответы на частые вопросы
Можно ли принять на работу без трудовой книжки?
Да‚ если это первое трудоустройство․ Требование предъявить бумажную книжку необоснованно․ Работодатель вносит запись в электронный учет․
Нет‚ если у работника есть стаж․ Он обязан предъявить либо бумажную книжку‚ либо справку СТД-СФР․ Отказ в приеме без этих документов – нарушение․
Что вписывать в графу 2 (дата увольнения) при выдаче новой книжки?
Ничего․ Эта графа заполняется только при увольнении с предыдущего места работы․ При выдаче новой книжки она остается пустой․
Кто отвечает за ошибки в записях?
Ответственность несет работодатель (его кадровая служба) за некорректное или несвоевременное внесение сведений․ Штрафы предусмотрены ст․ 5․27 КоАП РФ․
- Всегда уточняйте у кандидата: первое ли это место работы?
- Если стаж есть – требуйте документы‚ подтверждающие его (книжку или справку СТД-СФР)․
- При первом трудоустройстве объясняйте работнику систему ЭТК и его право на справку․
- Заполняйте записи в бумажной книжке разборчиво‚ без исправлений и помарок‚ согласно образцам Приказа № 320н․
- Храните выданные новые книжки в деле сотрудника‚ а не у него на руках (если это не его первая книга)․
Материал подготовлен на основе официальных разъяснений Минтруда‚ Роструда и практики применения законодательства в 2026 году․ Актуальность проверена на дату ․