Тема трудовых книжек в 2026 году остается одной из самых актуальных как для соискателей, так и для работодателей․ Переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК) завершился, и правила игры существенно изменились․ В этой статье мы подробно разберем, когда и какие трудовые книжки необходимо заводить, кого это касается и как действовать в соответствии с актуальным законодательством․
Окончание переходного периода: что изменилось с 1 января 2026 года?
С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ В сети появилось множество противоречивых публикаций: одни уверяли, что бумажные трудовые книжки «умирают» для всех без исключения, другие — что они сохраняются в неизменном виде․
На самом деле, истина посередине: бумажные трудовые книжки не отменяют полностью, однако порядок их заведения и ведения кардинально изменился․ Теперь обязанность по ведению бумажной трудовой сохраняется только в строго определенных случаях․
Когда нужно заводить трудовую книжку в 2026 году?
Ответ на этот вопрос зависит от того, впервые ли человек устраивается на работу, и какой формат ведения документа он выбрал ранее․
Если сотрудник устраивается на работу ВПЕРВЫЕ
Если гражданин впервые поступает на работу начиная с 2021 года и позже (включая весь 2026 год), бумажная трудовая книжка ему не заводится․ В 2026 году оформлять трудовые книжки впервые нужно по новым правилам — исключительно в электронном формате․ Вновь принятые сотрудники будут использовать только электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Заводить новые бумажные бланки для таких работников категорически нельзя․
Если у сотрудника уже есть стаж и он ранее выбрал бумажный формат
Если работник на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки и до конца 2025 года написал заявление о выборе бумажного формата, новые работодатели обязаны продолжать вести этот документ по общим правилам․
В этом случае бумажная книжка не заводится заново, а принимается от работника (или предоставляется выписка из ЭТК, если он перешел на «электронку», но решил вернуться на бумагу, что возможно по заявлению)․ Принятую книжку работодатель обязан внести в книгу учета трудовых книжек и вкладышей․
Если сотрудник еще не сделал выбор
Обязанность по ведению бумажной трудовой книжки в 2026 году сохраняется также в том случае, если работник еще не принял решение о переходе в электронный формат и не написал соответствующее заявление․ В таком случае работодатель обязан вести двойной учет: и в бумажном, и в электронном виде․
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если работник решает отказаться от бумажной трудовой книжки, процедура выглядит следующим образом:
- Работник по собственной инициативе подает заявление о переходе на ЭТК․
- Работодатель обязан передать сведения о переходе в Социальный фонд России (СФР)․
- В течение трех рабочих дней после подачи заявления работодатель обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки․
- С этого момента работодатель вносит все новые записи только в электронную систему․
Важно: Работодатель не имеет права требовать от сотрудника подачи заявления о переходе на ЭТК․ Это исключительно право работника, и любое принуждение к такому действию является прямым нарушением трудового законодательства․
Сроки внесения записей в бумажную трудовую книжку
Для тех работодателей, кто продолжает вести бумажные трудовые книжки в 2026 году, критически важно соблюдать сроки внесения записей․
Согласно позиции специалистов сайта онлайнинспекция․рф, компания нарушает закон, если вносит запись о приеме на работу до того, как сотрудник отработал менее пяти дней․ Запись о приеме делается только в том случае, если работа является для сотрудника основной и он проработал в организации более 5 дней․
Краткий итог: кому и когда заводить трудовую в 2026 году?
- Впервые устраивающимся на работу: бумажная книжка НЕ заводится, оформляется только ЭТК․
- Сохранявшим бумажный формат до 2026 года: заводить новую не нужно, продолжаете вести предоставленную работником бумажную книжку параллельно с электронной․
- Перешедшим на ЭТК: бумажная книжка выдается на руки, более работодателем не ведется․
В 2026 году работодатели обязаны вести трудовые книжки в цифровом формате, передавая данные в СФР․ Однако право работника на сохранение бумажного дубликата (если он был выбран ранее) защищено законом․ Главное правило для кадровиков — не заводить новые бумажные бланки и не принуждать сотрудников к отказу от них․