Трудовая книжка традиционно остается главным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность работника․ Несмотря на глобальную цифровизацию кадрового документооборота, правильный учет бумажных трудовых книжек по-прежнему остается одной из важнейших обязанностей работодателя․ В 2026 году этот процесс претерпел значительные изменения, о которых необходимо знать каждому специалисту кадровой службы․
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК): точка невозврата
С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это историческое событие означает, что трудовой стаж новых сотрудников теперь изначально формируется в электронном виде․ Однако это вовсе не означает, что бумажные варианты мгновенно исчезли из оборота․
Учреждения обязаны продолжать вести и хранить бумажные трудовые книжки тех сотрудников, которые до завершения переходного периода не подали заявление о переходе исключительно на ЭТК․ Таким образом, кадровикам приходится работать в режиме «двойного учета»․
Книга учета движения трудовых книжек
Обязанность работодателей по ведению книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее строго регламентирована пунктом 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек․ Этот регистр позволяет контролировать наличие документов в учреждении и защищает работодателя от необоснованных претензий со стороны работников․
Для чего нужна книга учета?
- Прием на работу: фиксация факта получения трудовой книжки от сотрудника (как основного документа, так и дубликата)․
- Увольнение: регистрация выдачи документа на руки работнику под подпись․
- Вкладыши: учет отдельных вкладышей, если они выдаются в дополнение к основной книжке․
Правила оформления книги
Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована․ Заверяет журнал руководитель учреждения․ В настоящее время Минтруд проводит работу по изменению правил ведения трудовых книжек․ Ведомство планирует исключить избыточные требования и устаревшие сведения, что в перспективе может упростить и форму книги учета, однако на данный момент необходимо строго следовать действующему Порядку․
Специфика учета при отправке книжки почтой
Одна из самых частых проблем на практике — сотрудник не явился за трудовой книжкой в день увольнения․ В таком случае учреждение обязано действовать по специальному алгоритму:
- Отправить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте․
- Если сотрудник дал согласие, бумажная трудовая книжка отправляется почтой (ценным письмом с описью вложения)․
- Важно: Если сотруднику в день увольнения бумажная трудовая книжка отправлена почтой, нужно обязательно внести запись об этом в книге движения трудовых книжек․
В графе, где обычно ставится подпись работника о получении документа, делается пометка о направлении книжки по почте, указываются реквизиты почтового отправления (трек-номер) и дата отправки․ Это служит неопровержимым доказательством исполнения работодателем своей обязанности․
Ответственность учреждения
Несоблюдение правил учета и хранения трудовых книжек — это прямое нарушение трудового законодательства․ Если книжка будет утеряна по вине работодателя, учреждение обязано будет оформить дубликат, а в случае задержки выдачи — выплатить работнику компенсацию за неполученный заработок за каждый день просрочки․
Резюме
Учет трудовых книжек в учреждении в 2026 году требует повышенного внимания․ С одной стороны, необходимо корректно вести книгу учета движения, фиксируя все перемещения документов, включая отправку по почте․ С другой стороны, нельзя забывать, что эпоха исключительно бумажного учета уходит: с завершением внедрения ЭТК кадровый документооборот становится гибридным․ Ожидаемые изменения от Минтруда, направленные на исключение устаревших требований, со временем должны облегчить работу кадровиков, но до их официального вступления в силу следует неукоснительно соблюдать действующие нормы․