Дата публикации: 21 мая 2026 года

Почему тема трудовых книжек остаётся актуальной в 2026 году?

Вопреки прогнозам о полном переходе на электронный формат, многие работники и работодатели продолжают использовать бумажные трудовые книжки. Это связано с несколькими факторами:

• Традиция и привычка: Многие сотрудники старшего поколения предпочитают бумажный вариант как проверенный способ подтверждения трудового стажа.
• Юридическая значимость: В некоторых случаях бумажная трудовая книжка может потребоваться для подтверждения стажа при оформлении пенсии или других социальных выплат.
• Отсутствие доступа к электронным системам: Не все работники имеют возможность или желание пользоваться электронными трудовыми книжками.

Поэтому кадровики и HR-специалисты должны быть в курсе всех изменений, касающихся бумажных трудовых книжек, чтобы избежать ошибок при их оформлении и ведении.

Основные изменения с 1 сентября 2021 года

С 1 сентября 2021 года вступили в силу новые правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые приказом Минтруда России от № 320н. Эти изменения коснулись:

Форма трудовой книжки

Была утверждена новая форма трудовой книжки, которая начала применяться с 1 января 2023 года. Однако правила ведения и хранения изменились уже с 1 сентября 2021 года. Основные отличия новой формы:

• Упрощённый формат с более чёткой структурой разделов;
• Добавление новых граф для внесения информации о периодах работы;
• Изменение порядка нумерации страниц;
• Уточнение требований к заполнению разделов.

Порядок ведения трудовых книжек

С 1 сентября 2021 года:

1. Использование технических средств: Теперь записи в трудовую книжку можно вносить не только ручкой, но и с помощью технических средств (например, печатающих устройств).
2. Применение штампов и печатей: Разрешено использовать штампы для внесения типовых записей (например, о приёме на работу, увольнении).
3. Уточнённые требования к подписям: Подписи ответственных лиц должны быть разборчивыми и соответствовать образцам, утверждённым в организации.
4. Сроки внесения записей: Все записи о приёме на работу, переводе, увольнении должны вноситься не позднее 7 дней со дня издания соответствующего приказа.

Правила хранения трудовых книжек

Изменения коснулись и порядка хранения:

• Срок хранения: Трудовые книжки хранятся в организации до увольнения работника, а затем передаются ему на руки.
• Организация рабочего места: Трудовые книжки должны храниться в сейфах или металлических шкафах в отделе кадров или бухгалтерии.
• Контроль доступа: Доступ к трудовым книжкам имеют только уполномоченные сотрудники (например, HR-специалисты или руководители отдела кадров).
• Порядок выдачи: При выдаче трудовой книжки работнику необходимо оформить расписку о получении.

Что изменилось в 2026 году?

К 2026 году основные изменения, связанные с трудовыми книжками, уже вступили в силу. Однако есть несколько важных моментов, на которые стоит обратить внимание:

Переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2022 года все новые работники, впервые устраивающиеся на работу, получают электронные трудовые книжки. Однако это не отменяет необходимость ведения бумажных трудовых книжек для тех сотрудников, которые их предпочитают.

Образцы заполнения трудовых книжек

В 2026 году продолжают действовать образцы заполнения трудовых книжек, утверждённые Минтрудом. Они доступны в журналах «Упрощёнка» и на официальных сайтах государственных органов.

Ответственность за нарушения

За нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек предусмотрены административные штрафы:

• Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Как правильно заполнить трудовую книжку в 2026 году?

При заполнении трудовой книжки важно соблюдать следующие правила:

Общие требования

• Все записи должны быть внесены на русском языке;
• Записи должны быть чёткими, без исправлений и помарок;
• Исправления вносятся только с разрешения работника и заверяются подписью ответственного лица;
• Не допускается использование сокращений, кроме общепринятых (например, «РФ», «ИП»).

Порядок внесения записей

При приёме на работу:

1. Вносятся данные о работнике (ФИО, дата рождения, образование);
2. Указывается профессия или должность;
3. Проставляется дата приёма на работу;
4. Подписывается руководителем организации и работником.

При переводе на другую должность:

1. Указывается новая должность;
2. Проставляется дата перевода;
3. Подписывается руководителем и работником.

При увольнении:

1. Указывается причина увольнения;
2. Проставляется дата увольнения;
3. Подписывается руководителем и работником;
4. Работнику выдаётся трудовая книжка на руки.

Примеры типовых записей

Пример записи о приёме на работу:

Пример записи о переводе:

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна, работник должен:

1. Написать заявление о восстановлении трудовой книжки;
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность (например, копии приказов, трудовые договора);
3. Обратиться к бывшему работодателю с просьбой восстановить записи;
4. В случае отказа, обратиться в суд или в трудовую инспекцию;

Работодатель обязан восстановить записи в трудовой книжке в течение 15 дней со дня обращения работника.

Электронные трудовые книжки: что изменилось к 2026 году?

С 1 января 2022 года все новые работники получают электронные трудовые книжки. К 2026 году этот процесс практически завершён. Основные особенности электронных трудовых книжек:

• Формирование в личном кабинете: Электронная трудовая книжка формируется в личном кабинете работника на портале Госуслуг;
• Автоматическое обновление: Все записи вносятся автоматически на основании приказов о приёме, переводе и увольнении;
• Доступность: Работник может в любой момент получить доступ к своей электронной трудовой книжке;
• Защита данных: Электронные трудовые книжки защищены от несанкционированного доступа.

Однако бумажные трудовые книжки продолжают оставаться актуальными для тех, кто их предпочитает или не имеет доступа к электронным системам.

Несмотря на активный переход к электронным трудовым книжкам, бумажные аналоги продолжают существовать и требуют особого внимания со стороны работодателей. Чтобы избежать ошибок и штрафов, важно:

• Следить за изменениями законодательства: Регулярно обновляйте свои знания о правилах ведения и хранения трудовых книжек;
• Использовать новые формы: С 2023 года применяется обновлённая форма трудовой книжки;
• Соблюдать сроки внесения записей: Все записи должны вноситься не позднее 7 дней со дня издания приказа;
• Хранить трудовые книжки в безопасности: Обеспечьте надёжное хранение и защиту от несанкционированного доступа;
• Обучать сотрудников: Проводите обучение для HR-специалистов и руководителей отделов кадров.

Трудовые книжки остаются важным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Несмотря на переход к электронным форматам, бумажные трудовые книжки продолжают использоваться и требуют особого внимания со стороны работодателей. С 1 сентября 2021 года вступили в силу новые правила ведения и хранения трудовых книжек, которые продолжают действовать и в 2026 году. Поэтому кадровики и HR-специалисты должны быть в курсе всех изменений, чтобы избежать ошибок и штрафов.

Если у вас остались вопросы по заполнению или ведению трудовых книжек, обратитесь к специалистам или изучите официальные источники, такие как приказы Минтруда или журналы «Упрощёнка».