В 2026 году оформление трудовых отношений претерпело значительные изменения, однако бумажные трудовые книжки по-прежнему остаются важным документом для тех, кто вел их ранее или работает в организациях, где сохранилась смешанная форма учета (например, госслужба или отдельные категории работников). Правильное заполнение записи о приеме на работу — это не просто бюрократическая процедура, а гарантия защиты прав сотрудника и отсутствие проблем с пенсионным фондом в будущем.

В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий кадровика при приеме сотрудника, особенности работы с впервые поступающими на работу и нюансы, которые нельзя игнорировать.

Основные правила ведения трудовых книжек в 2026 году

Прежде чем приступить к заполнению, необходимо помнить о фундаментальных изменениях законодательства. С 2024 года в России действует запрет на заведение новых бумажных трудовых книжек.

• Для впервые поступающих на работу: Если сотрудник трудоустраивается впервые после 1 января 2024 года, бумажная трудовая книжка ему не заводится и не заполняется. Вся информация о его стаже ведется исключительно в электронном виде (форма ЕФС-1).
• Для имеющих бумажную книжку: Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка (заведенная ранее), работодатель обязан продолжать вносить в нее записи наряду с подачей электронных отчетов.
• Сроки: Запись о приеме на работу вносится в течение 5 рабочих дней с момента издания приказа, но не позднее даты фактического начала работы (в зависимости от внутренних регламентов, однако закон требует оперативности).

> Важно: Если трудовая книжка не была своевременно оформлена в прошлом, выдать ее «задним числом» сейчас невозможно. Бланки строгой отчетности регистрируются в журнале учета, и дата на ьном листе должна соответствовать дате фактической выдачи бланка.

Пошаговая инструкция: заполнение раздела «Сведения о работе»

Раздел «Сведения о работе» является основным в трудовой книжке. Именно здесь фиксируется весь путь сотрудника. При приеме на новую должность запись вносится следующим образом:

Подготовка и проверка данных

Перед тем как взять в руки ручку, кадровик обязан:

• Проверить соответствие данных на ьном листе паспортным данным сотрудника.
• Убедиться, что в разделе «Сведения о работе» есть свободные строки. Если место закончилось, необходимо вшить вкладыш.
• Ознакомиться с приказом о приеме на работу (форма Т-1 или аналог).

Алгоритм внесения записи

Запись производится чернилами черного, синего или фиолетового цвета; Использование сокращений не допускается.

Графа 3 (Наименование организации): В этой графе (или над заголовком, если это первая запись в разделе) указывается полное и сокращенное название организации, если оно не было указано ранее.
Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи (сквозная нумерация в разделе).
Графа 2 (Дата): Указывается дата приема на работу (число, месяц, год). Она должна совпадать с датой, указанной в приказе.
Графа 3 (Сведения о приеме): Пишется текст: «Принят в [название отдела] на должность [название должности]».

• Пример: «Принят в отдел маркетинга на должность менеджера».
• Если работа является основной, это обычно не требует отдельной пометки, так как по умолчанию книжка ведется по основному месту работы.

Графа 4 (Документ-основание): Указываются дата и номер приказа о приеме на работу.

• Пример: «Приказ от № 45-к».

Особенности для впервые поступающих на работу (если книжка уже была заведена ранее)

Если у работника, который ранее нигде не работал (но книжка формально существует, например, была заведена ошибочно или в переходный период), нет записей о предыдущем стаже, то перед записью о приеме отдельной строкой в графе 3 можно внести данные о документе об образовании. Однако, согласно актуальной практике, если бумажная книжка не велась до 2024 года, то и заполнять её сейчас при первом трудоустройстве не нужно — все уходит в электронный реестр.

Если же речь идет о работнике, у которого просто чистый бланк (редкий случай в 2026 году, возможный только при утере и восстановлении или специфических ситуациях), то сначала заполняется ьный лист, а затем вносится первая запись о приеме.

ьный лист: проверка и исправления

Хотя при приеме на работу мы чаще всего заполняем внутренний раздел, ошибки на ьном листе могут стать фатальными.

• ФИО и дата рождения: Заполняются строго по паспорту.
• Образование: Указывается на основании диплома или аттестата.
• Подписи: Работник ставит свою подпись, а лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, заверяет запись своей подписью.
• Печать: Организация ставит печать (при наличии).

Критически важное правило: Печать организации не должна закрывать ни подпись владельца трудовой книжки, ни подпись лица, оформившего документ. Оттиск должен быть четким и читаемым, располагаясь рядом с подписями или частично задевая их, но не делая невозможным прочтение фамилий.

Работа с совместителями

Оформление трудовой книжки при приеме на работу по совместительству имеет свои особенности:

• Запись вносится только по желанию работника.
• Для внесения записи работник должен предоставить документ, подтверждающий работу по совместительству (например, заверенную копию приказа или справку с основного места работы), если запись вносит не основной работодатель.
• Однако, чаще всего запись о работе по совместительству вносит основной работодатель по предъявлении документов. В 2026 году приоритет отдается электронному отражению данных, но по просьбе сотрудника запись в бумажный вариант также возможна.

Частые ошибки и как их избежать

Даже опытные кадровики иногда допускают ошибки. Вот список того, что категорически нельзя делать:

Использование карандаша или стираемых чернил. Записи должны быть сделаны шариковой, перьевой или гелевой ручкой.
Сокращения. Нельзя писать «пр.», «дол-ть», «отд.». Пишите полностью: «приказ», «должность», «отдел».
Записи «задним числом». Дата в графе 2 должна соответствовать реальной дате приема.
Зачеркивания. В трудовых книжках запрещены любые зачеркивания. Если допущена ошибка, она исправляется путем признания записи недействительной и внесения правильной записи со ссылкой на новый приказ.

Электронная трудовая книжка (ЕФС-1)

Не забывайте, что в 2026 году параллельно с бумажным документом (если он ведется) обязательно формируется отчет ЕФС-1.

• Отчет подается в Социальный фонд России (СФР).
• Срок подачи: не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.
• Данные в электронном отчете и бумажной книжке должны полностью совпадать.

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу — это баланс между соблюдением устоявшихся традиций бумажного делопроизводства и требованиями цифровизации. В 2026 году ключевым моментом является понимание того, кому именно нужна бумажная запись: тем, у кого стаж шел до 2024 года, и тем, чьи книжки уже заведены. Для новых участников рынка труда приоритетом остается электронный формат.

Внимательность к деталям: датам, номерам приказов и чистоте почерка, поможет избежать юридических рисков и обеспечит работнику беспроблемный выход на пенсию в будущем.