В 2026 году ведение трудовых книжек остается одним из самых важных и ответственных процессов в кадровом делопроизводстве. Несмотря на активный переход к электронному документообороту, бумажные трудовые книжки по-прежнему имеют юридическую силу для миллионов работников, чей стаж формировался до внедрения ЭТК или кто предпочел сохранить бумажный вариант. В этой статье мы подробно разберем правила заполнения, новые бланки и приведем образцы записей.

Актуальное состояние: Бумажные и электронные книжки в 2026 году

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 2021 года работодатели обязаны вносить сведения о трудовой деятельности в электронном виде для всех новых сотрудников. Однако бумажный формат не исчез полностью:

• Для работников, сохранивших бумажную книжку, записи вносятся параллельно с электронными.
• С 2023 года оформление и заполнение бумажных трудовых книжек производится только на бланках нового образца. Старые бланки, выпущенные до 2023 года, больше не действительны для новых записей.
• С 1 сентября действует обновленный порядок ведения, утвержденный Минтрудом, который изменил некоторые правила заполнения и хранения.

> Важно: Если у сотрудника осталась трудовая книжка старого образца, она действительна, но все новые записи должны вноситься с соблюдением актуальных требований, а при заполнении новых страниц или вкладышей используются только современные бланки.

Основные правила заполнения трудовой книжки

При внесении записей в трудовую книжку необходимо строго следовать Инструкции по заполнению трудовых книжек. Нарушение этих правил может привести к признанию стажа недействительным при назначении пенсии.

Общие требования:

Язык: Все записи вносятся на русском языке.
Инструменты: Записи производятся шариковой, гелевой или перьевой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование карандаша запрещено.
Аккуратность: Не допускаются сокращения (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»). Даты указываются арабскими цифрами (день, месяц, год).
Печать: Каждая запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (или кадровой службы). Печать должна четко захватывать часть подписи.

Образцы заполнения разделов трудовой книжки

Ниже приведены подробные образцы заполнения основных разделов трудовой книжки.

ьный лист

Заполняется при первичном заведении книжки.

• ФИО: Указывается полностью, без сокращений.
• Дата рождения: В формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Образование: Пишется полностью (например, «высшее», «среднее профессиональное») на основании документов об образовании.
• Профессия/специальность: Указывается как в дипломе.
• Дата заполнения: Дата внесения первой записи.
• Подпись владельца: Сотрудник собственноручно ставит подпись.
• Подпись ответственного лица и печать: Заверяется работодателем.

Раздел «Сведения о работе»

Это основной раздел, куда вносятся записи о приеме, переводе и увольнении.

#### Образец записи о приеме на работу:
В графе 3 делается запись:
> Принят в отдел маркетинга на должность менеджера по продажам.

В графе 4 указывается основание:
> Приказ от № 45-к

#### Образец записи о переименовании организации:
Если организация сменила название, но сотрудник продолжает работать:
> Организация переименована в Общество с ограниченной ответственностью «Вектор Плюс».

Основание:
> Приказ от № 12-к, Свидетельство о регистрации изменений от .

#### Образец записи об увольнении:
> Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Основание:
> Приказ от № 89-к.

> Обратите внимание: При увольнении запись обязательно заверяется подписью работодателя и печатью, а также подписью самого работника с формулировкой «С записью ознакомлен».

Раздел «Сведения о награждении»

Сюда вносятся данные о государственных и ведомственных наградах, грамотах, благодарностях. Записи о премиях и материальном стимулировании в этот раздел не вносятся.

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, оформляется дубликат. Согласно статье 7 Инструкции:
В дубликате в графе 3 первой строкой делается запись: «Дубликат».
Далее вносится общая информация о стаже без разбивки по должностям (общее количество лет, месяцев, дней).
После этого вносятся конкретные записи о работе, подтвержденные документами (справками, архивными выписками).
Дубликат имеет такую же юридическую силу, как и оригинал.

Книга учета движения трудовых книжек

Работодатель обязан вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей. В ней фиксируются:

• Дата получения бланков от поставщика.
• Номер бланка.
• Дата выдачи работнику (с его подписью).
• Дата увольнения и возврата книжки.

Отсутствие этой книги или неправильное ее ведение влечет административную ответственность для организации.

Частые ошибки при заполнении

Во избежание проблем с пенсионным фондом и трудовой инспекцией, избегайте следующих ошибок:

• Сокращения: Любое сокращение слов делает запись недействительной.
• Зачеркивания: В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивания запрещены. Если допущена ошибка, она признается недействительной отдельной записью («Запись номер такой-то недействительна»), и ниже вносится правильная. Зачеркивания допускаются только на ьном листе при изменении фамилии.
• Отсутствие печати: Запись без печати организации не имеет юридической силы.
• Использование старых бланков: С 2023 года новые записи можно вносить только в бланки нового образца или в новые вкладыши.

Правильное заполнение трудовой книжки — это гарантия защиты прав работника и соблюдение законодательства работодателем. В 2026 году, когда бумажный и цифровой форматы существуют параллельно, особенно важно следить за актуальностью бланков и точностью вносимых данных. Помните: каждая запись должна быть подтверждена приказом и заверена печатью. При возникновении сложных ситуаций (утрата, исправление ошибок) рекомендуется обращатся к актуальным нормативным актам Минтруда или консультироваться с профильными специалистами.