Обновлено: 23 мая 2026 года
так и нормативными актами, актуальными для организаций на упрощенной системе налогообложения (УСН).
Особое внимание следует уделять правильному заполнению, хранению и учету этих документов,
чтобы избежать штрафов и проблем с налоговыми органами.
Нормативная база и изменения в 2026 году
Ведение трудовых книжек в Российской Федерации регулируется следующими основными документами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – определяет порядок ведения, хранения и заполнения трудовых книжек;
- Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 – устанавливает формы и правила ведения
книги учета движения трудовых книжек; - Приказ Минтруда России от 19 мая 2022 г. № 290н – вносит изменения в порядок оформления
трудовых книжек с учетом цифровизации; - Налоговый кодекс РФ (гл. 26.2) – содержит особенности учета для организаций на УСН;
- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ – о переходе на электронные трудовые книжки.
Основные изменения в 2026 году:
- Расширение использования электронных трудовых книжек – все новые записи о трудовой деятельности
вносятся в электронный формат, бумажные книжки выдаются только по запросу работника; - Упрощение процедуры заполнения ьного листа – исключены избыточные сведения, добавлены поля
для электронных идентификаторов; - Новые требования к печатям – допускается использование электронной печати отдела кадров
при наличии соответствующих технических средств;
- Изменения в учете бланков – ужесточен контроль за движением бланков трудовых книжек и вкладышей;
- Расширение ответственности работодателя – за неправильное ведение трудовых книжек могут
применяться штрафы до 50 000 рублей.
Оформление трудовой книжки впервые в 2026 году
Когда оформляется трудовая книжка?
Трудовая книжка оформляется на работника в следующих случаях:
- При первом трудоустройстве в организации;
- При поступлении на работу после длительного перерыва (более 5 лет);
- При утрате трудовой книжки;
- При изменении фамилии или других персональных данных;
- По письменному заявлению работника (при переходе на электронную трудовую книжку).
Порядок оформления
ЬНЫЙ ЛИСТ
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Образование: высшее профессиональное
Профессия или специальность: Менеджер по продажам
Дата заполнения:
Подпись владельца: ________________
Печать организации: ________________
Важные моменты:
- Все записи на ьном листе должны быть сделаны чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
- Не допускаются исправления, подчистки или помарки;
- Печать ставится только при наличии соответствующего требования в локальных нормативных актах;
- При оформлении на иностранного гражданина указывается серия и номер паспорта;
- Для лиц без гражданства – данные вида на жительство.
Электронные трудовые книжки: что изменилось в 2026 году?
С 2026 года все работодатели обязаны:
- Вносить сведения о трудовой деятельности в электронный формат в системе ПФР;
- Выдавать бумажные трудовые книжки только по письменному заявлению работника;
- Обеспечивать возможность доступа работника к его электронной трудовой книжке;
- Своевременно обновлять данные при изменении трудовой деятельности.
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку:
Директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от Петрова Петра Петровича
паспорт: 12 34 567890, выдан
адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв; 1
ЗАЯВЛЕНИЕ
В соответствии с Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ прошу перевести мою трудовую
книжку в электронный формат с «__» ___________ 2026 г.
Подпись: ________________
Ведение и заполнение трудовых книжек: пошаговая инструкция
Основные записи, которые вносятся в трудовую книжку
В трудовую книжку вносятся следующие сведения:
| № п/п | Содержание записи | Основание |
|---|---|---|
| 1 | Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия) | ТК РФ ст. 66, Приказ Минтруда № 290н |
| 2 | Прием на работу с указанием должности, структурного подразделения | ТК РФ ст. 66, Приказ Минтруда № 290н |
| 3 | Перевод на другую постоянную работу | ТК РФ ст. 72.1 |
| 4 | Увольнение с указанием причины и основания | ТК РФ ст. 84.1 |
| 5 | Награждения и поощрения за успехи в работе | ТК РФ ст. 66 |
| 6 | Изменение персональных данных (фамилии, имени, отчества) | Приказ Минтруда № 290н |
Как правильно сделать запись о приеме на работу?
Образец записи:
в отдел маркетинга с окладом 50 000 рублей в месяц.
Строка 2: Приказ от № 45-лс
Правила оформления:
- Запись делается на основании приказа о приеме на работу;
- Указывается полное наименование должности, структурного подразделения;
- Приводятся реквизиты приказа (дата и номер);
- Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации;
- Не допускаются сокращения, кроме общепринятых (например, «отд.» вместо «отдел»).
Как оформить перевод на другую работу?
Образец записи о переводе:
в отдел маркетинга с окладом 60 000 рублей в месяц.
Основание: Согласие работника, приказ от № 58-лс
Особенности:
- Перевод возможен только с письменного согласия работника;
- Запись делается на основании приказа о переводе;
- Указывается новая должность, подразделение, размер оплаты труда;
- Запись заверяется подписью и печатью;
Как правильно оформить увольнение?
Образец записи об увольнении:
Трудового кодекса Российской Федерации.
Основание: Заявление от , приказ от № 62-лс
Важные моменты:
- Указывается точная причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ;
- При увольнении по соглашению сторон указываеться номер и дата соглашения;
- При расторжении трудового договора по инициативе работодателя указывается причина;
- Запись заверяется подписью и печатью;
- В последний день работы трудовая книжка выдается на руки работнику под роспись.
Учет и хранение трудовых книжек: требования для организаций на УСН
Книга учета движения трудовых книжек
Организации обязаны вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Приложение № 3 к Постановлению
Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Образец заполнения:
N п/п | Дата | Фамилия, имя, отчество | Вид операции* | Серия, номер бланка | Отметка о выдаче
1 | | Иванов Иван Иванович | Выдача новой трудовой книжки | АБ 123456 | Выдана
2 | | Петров Петр Петрович | Вкладыш в трудовую книжку | АБ 123457 | Выдан
- Виды операций: выдача новой, выдача вкладыша, прием от работника, списание
Требования к ведению книги:
- Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью;
- Записи вносятся в хронологическом порядке;
- Не допускаются исправления, подчистки или помарки;
- Книга хранится у ответственного лица (как правило, специалиста отдела кадров);
- Срок хранения – 75 лет.
Учет бланков трудовых книжек
Организации обязаны вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Эта книга ведется бухгалтерией организации.
Образец заполнения:
N п/п | Дата | Операция* | Серия, номер | Количество | Откуда получено/кому выдано | Ответственное лицо
1 | | Поступление бланков | АБ | 10 шт. | ООО «Гознак» | Иванов С.П;
2 | | Выдача бланка | АБ 123456 | 1 шт. | Иванову И.И. | Петрова О.В.
- Операции: поступление, выдача, списание, порча
Требования к учету бланков:
- Бланки учитываются по сериям и номерам;
- Не допускается выдача бланков без соответствующих записей в книге;
- При порче или утере бланка составляется акт с указанием причин;
- Срок хранения книги – 75 лет;
- Ответственность за учет бланков несет бухгалтер организации.
Хранение трудовых книжек
Требования к хранению:
- Трудовые книжки хранятся в сейфе или металлическом шкафу;
- Доступ к трудовым книжкам имеют только уполномоченные лица;
- Запрещается оставлять трудовые книжки на рабочих столах;
- При увольнении работника трудовая книжка выдается ему лично под роспись;
- В случае ликвидации организации трудовые книжки передаются в архив;
- Срок хранения трудовых книжек – 75 лет.
Особенности ведения трудовых книжек для организаций на УСН
Налоговый учет расходов на бланки трудовых книжек
Для организаций, применяющих УСН «доходы минус расходы», расходы на приобретение бланков трудовых
книжек могут быть учтены в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Условия признания расходов:
- Бланки должны быть оприходованы на склад;
- Должны быть документы, подтверждающие их приобретение (накладные, счета-фактуры);
- Расходы должны быть экономически обоснованы;
- Расходы должны быть документально подтверждены;
- Расходы должны быть произведены в отчетном периоде.
Пример бухгалтерской проводки:
На сумму 5 000 рублей (оприходованы бланки трудовых книжек)
Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» – Кредит 10.09 «Материалы»
На сумму 5 000 рублей (списаны бланки трудовых книжек при выдаче работникам)
Отчетность по трудовым книжкам
Организации на УСН обязаны предоставлять следующую отчетность, связанную с трудовыми книжками:
| Вид отчетности | Срок предоставления | Куда предоставляется |
|---|---|---|
| Сведения о трудовой деятельности в ПФР (электронные трудовые книжки) | Не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным | Пенсионный фонд РФ |
| Расчет по страховым взносам (раздел 3) | Не позднее 30-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом | ФНС России |
| Сведения о среднесписочной численности работников | Не позднее 20 января года, следующего за отчетным | ФНС России |
| Отчетность по форме СЗВ-ТД (при наличии электронных трудовых книжек) | В зависимости от категории работников | Пенсионный фонд РФ |
Ответственность за нарушения в области ведения трудовых книжек
За нарушения в области ведения, хранения и учета трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:
| Вид нарушения | Ответственность | Размер штрафа |
|---|---|---|
| Неведение или неправильное ведение трудовой книжки | Административная (ст. 5.27 КоАП РФ) | От 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц От 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц |
| Непредоставление трудовой книжки работнику при увольнении | Административная (ст. 5.27 КоАП РФ) | От 30 000 до 50 000 рублей |
| Неправильное хранение трудовых книжек | Административная (ст. 13.19 КоАП РФ) | От 5 000 до 10 000 рублей |
| Непредставление сведений в ПФР | Налоговая ответственность | От 500 до 1 000 рублей за каждый документ |
Часто задаваемые вопросы по трудовым книжкам при УСН
Вопрос 1: Можно ли при заполнении трудовой книжки ставить печать отдела кадров?
Ответ: Да, можно. Роструд считает, что если в трудовой книжке стоит печать кадровой службы,
это не является нарушением. Однако лучше уточнить этот момент в локальных нормативных актах
организации.
Вопрос 2: Нужно ли вести бумажные трудовые книжки, если мы перешли на электронные?
Ответ: Нет, не нужно. С 2026 года бумажные трудовые книжки выдаются только по письменному
заявлению работника. Все записи вносятся в электронный формат.
Вопрос 3: Можно ли исправлять ошибки в трудовой книжке?
Ответ: Да, можно, но только корректором или путем зачеркивания и внесения правильной записи
на следующей строке. При этом должна быть сделана надпись «Исправленному верить», заверенная
подписью ответственного лица и печатью организации.
Вопрос 4: Как быть с иностранными гражданами при ведении трудовых книжек?
Ответ: Для иностранных граждан трудовые книжки оформляются в общем порядке, но в графе
«Серия и номер документа» указываются данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
При отсутствии паспорта указываются данные вида на жительство.
Вопрос 5: Можно ли не выдавать трудовую книжку при увольнении?
Ответ: Нет, нельзя. При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику
в последний день работы. Задержка выдачи трудовой книжки может повлечь административную
ответственность.
Полезные документы и образцы для скачивания
Ведение трудовых книжек при УСН в 2026 году имеет свои особенности, связанные с переходом на
электронные трудовые книжки и ужесточением требований к их оформлению и хранению. Организации
обязаны:
- Своевременно вносить сведения в электронные трудовые книжки;
- Вести книги учета движения трудовых книжек и бланков;
- Соблюдать требования к хранению и выдаче трудовых книжек;
- Учитывать расходы на бланки трудовых книжек в налоговом учете;
- Своевременно предоставлять отчетность в ПФР и налоговые органы;
- Соблюдать требования трудового законодательства, чтобы избежать штрафов.
Соблюдение всех правил ведения трудовых книжек поможет организации избежать проблем с
контролирующими органами и обеспечить прозрачность трудовых отношений с работниками.
локальные нормативные документы организации в соответствии с изменениями законодательства.
Если у вас остались вопросы по ведению трудовых книжек при УСН, обратитесь к квалифицированному
специалисту или в территориальное отделение Роструда.