Обновлено: 22 мая 2026 года

Общие положения о трудовых книжках

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности гражданина, который подтверждает:

• стаж работы;
• наличие или отсутствие судимости;
• основания для начисления пенсии;
• право на льготы и компенсации.

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника,
проработавшего у него более 5 дней, если работа является основной.

Формы трудовых книжек в 2026 году

В 2026 году существуют две формы трудовых книжек:

1. Бумажная трудовая книжка — традиционная форма, которая оформляется на бланках установленного образца.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — введена с 2020 года. Сотрудник может выбрать ведение только электронной
   версии, но вернуться к бумажной форме после перехода на ЭТК невозможно.

Порядок оформления трудовой книжки при приёме на работу

Обязанности работодателя

При приёме на работу работодатель обязан:

• завести трудовую книжку на нового сотрудника, если она не велась ранее;
• сделать соответствующую запись в трудовой книжке в день приёма на работу;
• ознакомить работника с записью под подпись;
• выдать трудовую книжку на руки в день оформления (если сотрудник не отказывается от бумажной версии).

Заполнение титульного листа

Титульный лист трудовой книжки заполняется следующим образом:

1. Фамилия, имя, отчество — полностью, без сокращений;
2. Дата рождения, число, месяц, год;
3. Образование — указывается уровень образования (среднее, высшее и т.д.);
4. Профессия, специальность — указывается должность или профессия;
5. Подпись владельца — ставится сотрудником;
6. Дата заполнения — указывается дата;
7. Подпись лица, ответственного за ведение — ставится работодателем или уполномоченным лицом.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Основные требования

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225),
необходимо соблюдать следующие правила:

• Нумерация записей — в каждом разделе трудовой книжки ведётся сквозная нумерация;
• Записи должны быть внесены без помарок и исправлений, при ошибке запись признаётся недействительной;
• Срок хранения — трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы сотрудника;
• Выдача на руки — трудовая книжка выдаётся работнику при увольнении.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Раздел «Сведения о работе» включает следующие графы:

Заполнение раздела «Сведения о награждениях»

В этот раздел вносятся сведения о наградах, поощрениях и других заслугах работника:

• награждение Почётной грамотой;
• присвоение звания;
• награждение ведомственными знаками отличия.

Записи должны содержать:

• порядковый номер;
• дату награждения;
• наименование награды;
• основание (приказ, распоряжение).

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

Когда оформляется дубликат?

Дубликат трудовой книжки оформляется в следующих случаях:

• утрата или повреждение трудовой книжки в результате чрезвычайного происшествия (пожар, наводнение);
• наличие в трудовой книжке исправлений, не позволяющих её дальнейшее использование;
• истечение срока действия бланка (если он был приобретён до 2024 года).

Порядок оформления дубликата

Для оформления дубликата необходимо:

1. получить от работника заявление о выдаче дубликата;
2. собрать информацию о трудовой деятельности работника (из предыдущих мест работы, Пенсионного фонда и т.д.);
3. заполнить новый бланк трудовой книжки (образца 2024 года и новее);
4. указать в графе 4: «Дубликат выдан на основании копий документов, представленных работником».

Хранение и выдача трудовых книжек

Правила хранения

Трудовые книжки должны храниться:

• в сейфе или металлическом шкафу;
• в отдельном помещении, исключающем доступ посторонних лиц;
• соблюдая конфиденциальность персональных данных.

Срок хранения трудовых книжек после увольнения сотрудника — 50 лет.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работодатель обязан:

• в последний день работы выдать трудовую книжку на руки;
• ознакомить работника с записью об увольнении под подпись;
• при отказе работника получить трудовую книжку — отправить уведомление о необходимости её получения.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

За нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать старые бланки трудовых книжек, купленные до 2024 года?

Да, можно. Однако при оформлении новых записей необходимо использовать бланки нового образца (с 2024 года).

Что делать, если трудовая книжка испорчена?

В случае порчи трудовой книжки необходимо:

1. оформить дубликат на основании имеющихся документов;
2. указать в графе 4: «Дубликат выдан на основании копий документов, представленных работником».

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку, если сотрудник ранее перешёл на ЭТК?

Нет, нельзя. После перехода на электронную трудовую книжку вернуться к бумажной версии невозможно.

Ведение трудовых книжек, это ответственная задача, требующая соблюдения всех норм трудового законодательства.
В 2026 году продолжают действовать обновлённые правила, которые необходимо строго соблюдать, чтобы избежать
административной ответственности;

Основные выводы:

• Трудовая книжка должна заводиться на каждого сотрудника, проработавшего более 5 дней;
• Все записи должны быть внесены без сокращений и исправлений;
• При утрате или порче трудовой книжки оформляется дубликат;
• Трудовые книжки должны храниться в надёжных условиях;
• За нарушение правил ведения предусмотрены штрафы.

Полезные ссылки

• КонсультантПлюс — Инструкция по заполнению трудовых книжек
• Госуслуги — Электронная трудовая книжка
• Пенсионный фонд РФ — Запрос сведений о трудовой деятельности
• Официальный сайт Минтруда России

Дата публикации: 22 мая 2026 года