С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Процедура увольнения сотрудника, ведущего учёт трудовой деятельности в электронном виде, имеет свои особенности, но в целом следует общим правилам Трудового кодекса РФ. Эта статья подробно разбирает все ключевые моменты: что должен сделать работодатель, какие документы получить сотрудник, и как действовать при возникновении проблем.

Основные принципы и нормативная база

Правовой основой является статья 66.1 Трудового кодекса РФ. Ключевые положения:

• Двойной учёт. Если у сотрудника на момент введения ЭТК уже была бумажная трудовая книжка (ТК), она остаётся у него. Все новые записи (приём, перевод, увольнение) вносятся одновременно и в бумажный, и в электронный формат. Сотрудник может предъявить обе.
• Единый источник. Основным источником сведений является база данных Пенсионного фонда России (ПФР). Работодатель обязан передавать в ПФР информацию о трудовой деятельности в установленные сроки.
• Отсутствие причины увольнения. Важное уточнение: в электронную трудовую книжку не вносится формулировка причины увольнения (например, «по собственному желанию», «в связи с сокращением штата»). В графе «Основание прекращения трудового договора» указывается только номер и дата приказа (распоряжения). Это правило призвано защитить работника от возможных дискриминаций при последующем трудоустройстве.

Пошаговая процедура увольнения сотрудника с ЭТК

Процесс состоит из стандартных этапов с дополнительными действиями по работе с электронным документооборотом.

Шаг 1: Издание приказа (распоряжения) об увольнении

Основанием является один из случаев, предусмотренных ТК РФ (истечение срока договора, соглашение сторон, увольнение по инициативе работника и т.д.). Приказ оформляется в стандартной форме. Его номер и дата — ключевые данные для записи в ЭТК.

Шаг 2: Внесение записи об увольнении в ЭТК

Это обязанность работодателя. Запись формируется на основе приказа и должна содержать:

• Дату прекращения трудового договора.
• Номер и дату приказа (распоряжения) об увольнении.
• Сведения о должности, специальности, профессии.
• Подпись уполномоченного лица работодателя и (при наличии) печать.

Важно: Запись должна быть внесена в день увольнения (день фактического прекращения работы) или не позднее следующего рабочего дня. Данные передаются в ПФР через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) или вручную (на магнитном носителе) в формате XML.

Шаг 3: Оформление и выдача документов работнику

В последний рабочий день сотруднику необходимо выдать:

1. Трудовую книжку.
   • Если у сотрудника есть бумажная ТК — в неё вносится запись об увольнении (с указанием причины) и она выдаётся на руки.
   • Если у сотрудника только ЭТК (он отказался от бумажного аналога), ему не выдается физический документ. Вместо этого он получает:
     • Выписку из электронной трудовой книжки (по форме, утверждённой Приказом Минтруда). Эта выписка подтверждает весь трудовой стаж и содержит запись об увольнении.
     • Справку о заработке за последние 2 года (форма 182-Н) — для расчёта пособий (больничного, по беременности и родам).
     • Расчётный лист с расшифровкой всех выплат и удержаний.
     • Справки о стаже и о взносах в ПФР (при необходимости).
2. Свидетельство СЗВ-СТАЖ (если требуется для подтверждения стажа в другом учреждении).

Как сотрудник может проверить запись об увольнении?

Сотрудник имеет право получить сведения из своей ЭТК в любое время. Для этого есть несколько способов:

• Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтверждённая учётная запись и ЭЦП).
• Через личный кабинет на сайте ПФР (требуется ЭЦП или подтверждённая учётная запись).
• Через МФЦ («Мои документы») — с паспортом можно получить официальную выписку.
• Обратившись напрямую в отделение ПФР.

Если в записи обнаружена ошибка (например, неправильная дата или номер приказа), сотрудник должен обратиться с заявлением к своему последнему работодателю для её исправления.

Что делать, если работодатель не внес запись об увольнении?

Это нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Алгоритм действий работника:

1. Письменное требование. Направить работодателю (в т.ч. в ликвидированную организацию, её правопреемнику) заявление с требованием передать сведения об увольнении в ПФР. Копию сохранить.
2. Обращение в ПФР. Если работодатель бездействует, подать заявление в Пенсионный фонд. ПФР направит запрос работодателю и, при наличии оснований, внесёт запись на основании иных документов (приказ, трудовая книжка).
3. Обращение в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.

Важно: Если организация ликвидирована, запись в ЭТК всё равно должна быть внесена. Для этого необходимо обратиться к ликвидационной комиссии или правопреемнику с теми же требованиями.

Частые вопросы и ответы

В: Нужно ли при увольнении отдавать бумажную трудовую книжку, если она есть?

О: Да, обязательно. Даже при наличии ЭТК, если у сотрудника есть заполненная бумажная ТК, её нужно передать на руки с внесённой записью об увольнении. Отказ является нарушением.

В: Может ли работодатель потребовать от сотрудника отказаться от бумажной книжки в пользу электронной?

О: Нет. Выбор формата ведения учёта — право работника. Работодатель не вправе навязывать электронную форму, если у сотрудника уже есть бумажная книжка. Отказ от бумажного аналога должен быть добровольным и письменным (заявление работника).

В: Что такое СТД-Р и когда он выдаётся?

О: СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности — Работник) — это выписка из ЭТК по установленной форме. Она выдаётся вместо самой трудовой книжки тем сотрудникам, кто не ведёт бумажный аналог. При увольнении такой выпиской и завершается процесс.

В: Зачем нужна справка 182-Н при увольнении?

О: Эта справка содержит данные о заработке за последние 2 календарных года. Она необходима для корректного расчёта пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, а также для подтверждения стажа в других случаях. Выдаётся по письменному заявлению работника в день увольнения или в течение 3 дней после.

Увольнение сотрудника с электронной трудовой книжкой — стандартная процедура, но требующая внимания к деталям. Работодатель должен:

• Оформить приказ об увольнении.
• Своевременно и корректно внести запись в ЭТК и передать данные в ПФР.
• В последний день работы выдать сотруднику все положенные документы (выписку СТД-Р, справку 182-Н, расчётный лист и т.д.).

Сотрудник, в свою очередь, должен проверять корректность внесённых сведений через Госуслуги или ПФР и в случае нарушений оперативно реагировать, обращаясь к работодателю, ПФР или ГИТ.

Помните: Несвоевременная или некорректная передача сведений в ПФР может привести к невозможности сотрудника получить пенсию или пособие в будущем, а для работодателя — к штрафам.