Трудовая книжка – один из ключевых кадровых документов, который фиксирует все события трудовой деятельности работника․ В организациях с несколькими филиалами (обособленными подразделениями) вопросы учета и хранения трудовых книжек становятся особенно актуальными․ Ниже вы найдёте подробный разбор того, как правильно вести трудовые книжки в филиалах, какие требования к ним предъявляет законодательство и какие практические шаги необходимо предпринять․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это официальное удостоверение трудовой деятельности работника․ В ней фиксируются:
- приём на работу, увольнение, перевод, перевод в другое место работы;
- получение поощрений, премий, повышения квалификации;
- сведения о стаже, начислениях и удержаниях․
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является обязательным документом для всех работников, включая тех, кто работает в филиалах․
Правовые основы ведения трудовых книжек в филиалах
Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек в филиалах:
- Трудовой кодекс РФ (статьи 66–68);
- Постановление Правительства РФ от № 253 «Об организации кадровой службы»;
- Приказ Минтруда РФ от № 123 «Об организации кадрового делопроизводства»;
- Локальные нормативные акты организации (устав, регламент кадровой службы)․
Важный момент: если филиал имеет собственную печать с указанием порядкового номера филиала, то он обязан вести отдельную книгу учета движения трудовых книжек․
Как вести трудовые книжки в филиалах?
Ведение книги учета движения трудовых книжек
Книга учета движения трудовых книжек (КУДТ) фиксирует:
- принятие трудовых книжек от новых сотрудников;
- выдачу трудовых книжек при увольнении;
- перевод в филиал и обратно․
Если филиал имеет собственную печать, то КУДТ ведётся в каждом филиале․ В противном случае – в центральном офисе․
Ответственный за ведение
Кадровый сотрудник, назначенный приказом работодателя, несёт ответственность за:
- ввод и хранение трудовых книжек;
- обновление записей о переводах, переводах в филиалы;
- выдачу дубликатов и копий по запросу․
Руководитель филиала обязан контролировать работу ответственного сотрудника․
Перевод работника в обособленное подразделение
При переводе работника в филиал в трудовой книжке фиксируется запись вида:
Перевод в филиал № X (обособленное подразделение) с даты …
При этом в записи указывается место работы (филиал) и дата перевода․
Указание филиала в трудовой книжке
Если работник работает исключительно в филиале, в трудовой книжке указывается:
- место работы – название филиала;
- номер филиала (если есть печать)․
Это необходимо для правильного расчёта НДФЛ, начисления премий и т․д․
Формы и документы, которые нужны в филиале
- Книга учета движения трудовых книжек (печатная или электронная);
- Бланки трудовых договоров с указанием филиала;
- Шаблоны записей о переводе в филиал;
- Печатная копия печати филиала (если есть);
- Список сотрудников филиала (штатное расписание)․
Практические рекомендации для филиалов
- Создайте отдельную книгу учета движения трудовых книжек․ В ней фиксируйте все поступления и выдачи․
- Назначьте ответственного сотрудника․ Он должен быть уполномочен приказом и иметь доступ к печати филиала․
- Обновляйте записи о переводах․ При переводе работника в филиал обязательно внесите запись в трудовую книжку․
- Храните трудовые книжки в надёжном месте․ Филиал должен иметь собственный архив, защищённый от огня, воды и краж․
- Проводите регулярные проверки․ Ежеквартально сверяйте данные в КУДТ с реальными документами․
- Обучайте персонал․ Проводите инструктаж по правилам ведения трудовых книжек․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вести трудовые книжки в центральном офисе? Да, если филиал не имеет собственной печати и не ведёт самостоятельное кадровое делопроизводство․
- Что делать, если филиал закрывается? Перенесите все трудовые книжки в центральный офис и обновите записи о переводе․
- Нужно ли выдавать дубликат трудовой книжки филиалу? Да, если работник переходит в другой филиал, дубликат выдается в соответствии с ТК РФ․
- Как хранить электронные копии? Храните в защищённом электронном архиве, доступ к которому ограничен․
Ведение трудовых книжек в филиалах – это не просто формальность, а важный элемент кадрового делопроизводства․ Соблюдение требований законодательства, правильное распределение ответственности и наличие надёжных документов позволяют избежать штрафов, конфликтов с работниками и проблем с налоговыми органами․ Следуйте приведённым рекомендациям, и ваш филиал будет вести кадровую документацию без ошибок․
Для более подробной информации и шаблонов документов обращайтесь к КонсультантПлюс и официальным сайтам Минтруда и Росстата․