Трудовая книжка остается одним из самых важных документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. В государственных бюджетных учреждениях (ГБУ) вопросы ведения трудовых книжек регулируются как федеральным законодательством, так и внутренними нормативными актами. Рассмотрим все аспекты работы с трудовыми книжками в ГБУ на 2026 год.

Правовые основы ведения трудовых книжек

Нормативная база

Основным документом, регулирующим ведение трудовых книжек, является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), а именно статья 66:

Федеральные нормативные акты

• Постановление Правительства РФ № 590 от 26 апреля 2020 года (устанавливает сроки представления сведений в Пенсионный фонд)
• Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 года (разрешает печать бумажных трудовых книжек на компьютере)
• Федеральный закон № 436-ФЗ от 29 декабря 2020 года (о переходе на электронные трудовые книжки)

Электронные трудовые книжки: современный формат учета

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) ౼ это цифровой набор сведений о трудовой деятельности работника, который включает:

• Места работы и должности
• Даты приема и увольнения
• Причины увольнения
• Сведения о наградах и поощрениях
• Информацию о профессиональной переподготовке и повышении квалификации

Преимущества электронного формата

1. Защита от потери: Электронные данные не могут быть утеряны или повреждены, в отличие от бумажных носителей
2. Удобный доступ: Работник может в любой момент получить информацию о своей трудовой деятельности через портал Госуслуг или личный кабинет Пенсионного фонда
3. Автоматизация: Сведения передаются в Пенсионный фонд в электронном виде, что исключает необходимость ручного ввода данных
4. Контроль: Работник может отслеживать, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России

Как перейти на электронную трудовую книжку?

Сотрудник должен подать соответствующее заявление своему работодателю. После этого:

• Работодатель продолжает вносить сведения в бумажную трудовую (если сотрудник выбрал бумажный формат)
• Одновременно с этим ведется электронная трудовая книжка
• При увольнении выдается форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности)

Бумажные трудовые книжки: сохранение традиций

Кто может сохранить бумажный формат?

Бумажная трудовая книжка сохраняется в следующих случаях:

• Если работник подал заявление о сохранении бумажного формата
• Если работник не определился с выбором и не подал никакого заявления
• Для отдельных категорий работников, где это предусмотрено законодательством

Особенности ведения бумажных трудовых книжек

Для ведения бумажных трудовых книжек необходимо:

1. Использовать специальные бланки установленного образца
2. Соблюдать правила заполнения (Приказ Минтруда России № 320н)
3. Обеспечивать сохранность документов
4. Выдавать трудовую книжку при увольнении с соответствующей записью

Покупка бланков трудовых книжек

Для оформления трудовых книжек необходимо приобретать бланки установленного образца. В Москве и Санкт-Петербурге их можно купить:

• У официальных распространителей (например, печатная фабрика Гознак)
• В специализированных компаниях, занимающихся канцелярскими товарами
• В интернет-магазинах с доставкой

Комплектация включает:

• Трудовая книжка
• Вкладыш в трудовую книжку (при необходимости)
• Защитная голограмма

Практические аспекты ведения трудовых книжек в ГБУ

Обязанности работодателя

Работодатель в ГБУ обязан:

• Вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней
• Обеспечивать правильное и своевременное внесение записей
• Хранить трудовые книжки в установленном порядке
• Выдавать трудовую книжку при увольнении
• Предоставлять сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд

Правила заполнения записей

При заполнении трудовой книжки необходимо:

1. Использовать чернила черного, синего или фиолетового цвета
2. Записи делать разборчивым почерком без помарок
3. Соблюдать установленную форму записей
4. Не оставлять пустых строк между записями
5. Подписывать записи с указанием должности и расшифровки подписи

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки должны храниться:

• В сейфе или металлическом шкафу
• В отдельном помещении, обеспечивающем сохранность документов
• С соблюдением правил пожарной безопасности
• С ограничением доступа к документам

Ответственность за нарушения

Административная ответственность

За нарушения в ведении трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

• Штрафы: Для должностных лиц ― от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)
• Приостановление деятельности: В случае грубых нарушений
• Уголовная ответственность: В случае фальсификации документов

Контроль со стороны государственных органов

Контроль за ведением трудовых книжек осуществляют:

• Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)
• Пенсионный фонд Российской Федерации
• Прокуратура

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Да, бумажные трудовые книжки сохраняются для тех работников, которые выбрали этот формат или не определились с выбором.

Как получить информацию из электронной трудовой книжки?

Информацию можно получить через:

• Личный кабинет на портале Пенсионного фонда РФ
• Портал государственных услуг Российской Федерации
• Мобильное приложение Пенсионного фонда

Что делать, если в трудовой книжке обнаружена ошибка?

При обнаружении ошибки необходимо:

1. Обратиться к работодателю с заявлением о внесении исправлений
2. Предоставить документы, подтверждающие правильные сведения
3. Получить дубликат трудовой книжки при необходимости

Советы для кадровых специалистов ГБУ

Организация рабочего процесса

• Создайте единую систему: Разработайте локальные нормативные акты по ведению трудовых книжек
• Обучите сотрудников: Проведите инструктаж по правилам заполнения и хранения
• Используйте программное обеспечение: Автоматизируйте процесс ведения трудовых книжек
• Контролируйте сроки: Своевременно вносите записи и передавайте сведения в Пенсионный фонд

Типичные ошибки и как их избежать

Ведение трудовых книжек в государственных бюджетных учреждениях ― это ответственная задача, требующая соблюдения множества нормативных актов и правил. В 2026 году ключевым моментом является переход на электронные трудовые книжки, что значительно упрощает процесс учета и хранения данных.

Главное помнить:

Соблюдение этих правил позволит избежать административных санкций и обеспечит прозрачность трудовой деятельности сотрудников.