Трудовая книжка, один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина․ В Республике Казахстан с 2020 года начался переход от традиционных бумажных трудовых книжек к современной электронной системе учета․ Однако бумажные книжки до сих пор остаются в обороте, и многие работники и работодатели сталкиваются с вопросами их ведения, хранения, восстановления и перехода на электронный формат․ В этой статье мы подробно разберем все аспекты трудовых книжек в Казахстане в 2026 году: от правил заполнения до прав работников и обязанностей работодателей․

Правовая основа ведения трудовых книжек

Основным нормативным актом, регулирующим ведение и хранение трудовых книжек в Казахстане, является Приказ Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 30 ноября 2015 года № 929 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»․

Также важную роль играет Трудовой кодекс Республики Казахстан (статья 35), который устанавливает, что трудовая книжка — это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника, включая места работы, должности, награды, увольнения и другие значимые события․

С 2020 года в действие вступила Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД), которая функционирует на портале enbek․kz․ Эта система стала основой для перехода на электронные трудовые книжки․

Бумажная трудовая книжка: актуальность и правила заполнения

Несмотря на активное развитие электронных систем, бумажные трудовые книжки остаются действующими и обязательными для тех, кто не выбрал электронный формат до 31 декабря 2020 года․

Как заполняется бумажная трудовая книжка?

Если работник устраивается на работу впервые, работодатель обязан:

• Заполнить первую страницу трудовой книжки: ФИО, дата рождения, образование, специальность, квалификация;
• Внести запись о приеме на работу с указанием даты, должности, основания (например, приказ о приеме на работу);
• Вносить все последующие записи: переводы, повышения, награды, увольнения — в строгом соответствии с приказами работодателя;
• Использовать только официальные бланки, утвержденные Министерством труда и социальной защиты РК (с 2020 года — новый образец, соответствующий требованиям Правил № 929)․

Важно! Записи вносятся только на основании официальных документов (приказов, распоряжений), с указанием номера и даты․ Исправления, зачеркивания, пометки карандашом или корректором, строго запрещены․ При ошибке делается аннулирующая запись с указанием причины и вносится правильная․

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

В случае утраты бумажной трудовой книжки работник должен:

1. Написать заявление на имя работодателя с просьбой выдать дубликат;
2. Предоставить подтверждающие документы: справки с предыдущих мест работы, копии приказов, выписки из архивов, трудовые договоры;
3. Работодатель на основании этих документов составляет дубликат трудовой книжки по утвержденной форме (с 2026 года используется новый бланк дубликата);
4. Дубликат заверяется печатью и подписью руководителя, а также нотариально удостоверяется, если это требуется для международного признания․

Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинальная книжка, и содержит все записи, подтвержденные документально․

Электронная трудовая книжка: переход и преимущества

С 2020 года в Казахстане введена электронная трудовая книжка — цифровой аналог бумажной, хранящийся в Единой системе учета трудовых договоров (ЕСУТД) на портале enbek․kz․

Как перейти на электронную трудовую книжку?

Работник мог выбрать формат ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020 года․ Для этого требовалось:

• Подать заявление работодателю о переходе на электронный формат;
• Зарегистрироваться на портале enbek․kz с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) или идентификатора;
• Подтвердить согласие на обработку персональных данных․

Если работник не подал заявление до 2021 года, его бумажная книжка продолжает действовать, а все новые записи вносятся в нее․ Однако новые работники, устраивающиеся на работу с 2021 года, получают только электронные трудовые книжки — бумажные им не выдаются․

Как выглядит электронная трудовая книжка?

В электронном виде трудовая книжка содержит:

• Персональные данные работника (ФИО, ИИН, дата рождения);
• Список всех мест работы с датами приема и увольнения;
• Должности и специальности;
• Награды и поощрения;
• Основания для прекращения трудовых отношений;
• Сведения о переводах и повышениях․

Доступ к электронной трудовой книжке предоставляется через личный кабинет на enbek․kz․ Работодатель вносит записи в систему в течение 5 рабочих дней после издания приказа․

Преимущества электронной трудовой книжки

• Надежность — исключается риск утери, порчи или подделки;
• Доступность — данные всегда доступны онлайн, даже при смене места жительства;
• Автоматизация — расчет стажа, пенсий, отпусков происходит автоматически;
• Международное признание, данные интегрированы с системами ЕАЭС и могут использоваться при трудоустройстве за рубежом;
• Экологичность — снижение бумажного документооборота․

Особенности для граждан ЕАЭС и иностранных работников

Граждане стран Евразийского экономического союза (ЕАЭС) — России, Беларуси, Армении, Киргизии — могут работать в Казахстане на тех же условиях, что и граждане РК․

• Если они уже имеют бумажную трудовую книжку в своей стране — она может быть принята в Казахстане при условии нотариального перевода на русский или казахский язык․
• При трудоустройстве впервые в Казахстане они могут выбрать: либо вести бумажную книжку в Казахстане, либо перейти на электронную․
• Электронная трудовая книжка в ЕСУТД доступна и для иностранных граждан с разрешением на работу․

Обязанности работодателя в 2026 году

Работодатель несет полную ответственность за ведение трудовых книжек․ Его обязанности включают:

• Выдавать бумажную трудовую книжку при первом трудоустройстве (если работник не выбрал электронный формат);
• Вносить все записи в трудовую книжку в срок — не позднее 5 рабочих дней с даты издания приказа;
• Хранить трудовые книжки в специально отведенном месте, обеспечивая их сохранность;
• Выдавать трудовую книжку работнику при увольнении в день увольнения;
• Вести электронные записи в ЕСУТД для всех новых сотрудников и тех, кто перешел на электронный формат;
• Обеспечивать конфиденциальность и защиту персональных данных работников;
• Выдавать дубликаты при утрате книжки․

Нарушение этих обязанностей влечет административную ответственность по Кодексу об административных правонарушениях РК․

Права работника

Каждый работник имеет право:

• Получить трудовую книжку (бумажную или электронную) при трудоустройстве;
• Знакомиться со всеми записями в своей трудовой книжке;
• Получить копию любой записи по запросу;
• Выбрать формат ведения трудовой книжки (до 2021 года);
• Получить дубликат при утрате;
• Обратиться в Министерство труда или суд при нарушении прав․

Будущее трудовых книжек в Казахстане

С 2026 года можно с уверенностью говорить о полном переходе на электронные трудовые книжки․ Бумажные книжки остаются только для тех, кто продолжает работать на старых местах и не перешел на ЕСУТД․ Новые работники получают только электронные версии․

В ближайшие годы планируется:

• Полная интеграция ЕСУТД с системами пенсионного фонда, налоговой службы и медицинского страхования;
• Автоматический расчет трудового стажа для назначения пенсий;
• Разработка мобильного приложения для доступа к трудовой книжке;
• Создание единой базы данных трудовой деятельности для всех граждан Казахстана․

Трудовая книжка в Республике Казахстан — это не просто бумажный документ, а важнейший инструмент учета трудового стажа, обеспечивающий социальную защиту граждан․ В 2026 году мы наблюдаем завершение перехода от бумажного к цифровому формату․ Электронная трудовая книжка в ЕСУТД — это будущее, которое уже наступило․ Однако бумажные книжки до сих пор имеют юридическую силу и требуют грамотного ведения․

Совет работникам: Проверьте, какой формат трудовой книжки у вас — бумажный или электронный․ Если вы еще не перешли на ЕСУТД, подумайте о переходе — это удобнее, безопаснее и надежнее․

Совет работодателям: Обеспечьте полное соответствие требованиям Правил № 929, обучите кадровые службы работе с ЕСУТД и не забывайте о сроках внесения записей — это не просто формальность, а гарантия прав ваших сотрудников․

Для получения актуальных образцов бланков, шаблонов записей и инструкций по работе с ЕСУТД посетите официальный портал: https://enbek․kz или обратитесь в Министерство труда и социальной защиты населения РК․

Информация актуальна на 23 мая 2026 года․