Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь работника в Российской Федерации. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат сохраняет свою юридическую силу для тех, кто вел их до 2021 года или подал соответствующее заявление.

В данной статье мы подробно разберем нормативную базу, правила заполнения, особенности хранения и порядок обеспечения работодателей бланками строгой отчетности, опираясь на действующее законодательство по состоянию на май 2026 года.

Нормативно-правовая основа

Деятельность по ведению, хранению и изготовлению трудовых книжек строго регламентирована. Основными документами, регулирующими эту сферу, являются:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) — базовый закон, устанавливающий обязанность работодателя по ведению трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках». Этим документом утверждены основные Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Документ неоднократно редактировался (в частности, постановлениями № 132 от , № 373 от , № 257 от ).
• Приказ Минтруда России от № 320н — утвердил новую форму трудовой книжки, вкладыша к ней, а также порядок их ведения и хранения. Этот приказ также содержит Инструкцию по заполнению.
• Постановление Минсоцразвития России от № 69, утверждает инструкцию по заполнению (применяется в части, не противоречащей новым актам).

> Важно: С 2021 года введена новая форма бланка трудовой книжки. Старые бланки, выданные до этой даты, остаются действительными и обмену не подлежат, но новые записи в них вносятся с учетом актуальных требований.

Изготовление бланков и обеспечение ими работодателей

Одним из важнейших аспектов является происхождение бланков. Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности.

Кто имеет право изготавливать бланки?

Согласно Правилам, утвержденным Постановлением № 225, изготовление бланков трудовой книжки и вкладышей в нее осуществляется только специализированными предприятиями, имеющими соответствующую лицензию и защиту от подделок. Самостоятельное изготовление или копирование бланков работодателями запрещено.

Порядок обеспечения работодателей

Закупка: Работодатель обязан самостоятельно приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей у изготовителей или их официальных распространителей.
Расходы: Затраты на приобретение бланков несет работодатель. Взимание платы с работника за выдачу трудовой книжки или вкладыша не допускается.
Наличие: Работодатель должен постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков для своевременного оформления вновь принятых сотрудников.

Правила ведения трудовых книжек

Ведение трудовой книжки требует высокой точности и соблюдения установленных формальностей.

Основные принципы заполнения

• Записи вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
• Не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «прик.» вместо «приказ»).
• Каждая запись должна иметь свой порядковый номер.
• Записи заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации (или кадровой службы), если печать используется работодателем. Примечание: с недавнего времени наличие печати для ООО и АО стало необязательным, если это закреплено в уставе, однако при ее наличии проставление печати рекомендуется для избежания вопросов при проверках.

Вносимые сведения

В трудовую книжку вносятся сведения о:
Работнике (ФИО, дата рождения, образование).
Выполняемой работе (прием, переводы).
Переводе на другую постоянную работу.
Увольнении (с указанием основания).
Награждениях за успехи в работе.

Важно: Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев увольнения за нарушение трудовой дисциплины.

Вкладыш в трудовую книжку

Если страницы раздела «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» полностью заполнены, к трудовой книжке оформляется вкладыш.

• Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
• На ьном листе основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.
• Вкладыш ведется и хранится вместе с трудовой книжкой.

Учет и хранение трудовых книжек

Работодатель несет полную ответственность за сохранность трудовых книжек работников.

Журналы учета

Для контроля движения документов работодатель обязан вести две книги (журнала) учета:
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней фиксируются все операции: получение бланков, выдача книжек работникам, возврат при увольнении.
Книга учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Ведется для учета самих пустых бланков, находящихся на складе организации.

> Требование к форме: Книги учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены подписью руководителя организации и печатью (при ее наличии). Ведение этих книг в электронном виде (без дублирования на бумаге) может быть рискованным, так как законодательство традиционно требует бумажный носитель для книг учета бланков строгой отчетности, хотя цифровизация процессов продолжается. Рекомендуется вести бумажный журнал во избежание штрафов от ГИТ.

Условия хранения

• Трудовые книжки хранятся в сейфах или металлических шкафах, обеспечивающих их сохранность и защиту от огня, воды и несанкционированного доступа;
• Доступ к трудовым книжкам имеют только уполномоченные лица (сотрудники отдела кадров, бухгалтерии, руководитель).
• При увольнении работника трудовая книжка выдается ему на руки в день увольнения под роспись в книге учета движения.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек влечет за собой ответственность работодателя:

• Административная ответственность: По ст. 5.27 КоАП РФ («Нарушение трудового законодательства») предусмотрены штрафы для должностных лиц и юридических лиц. При повторном нарушении штрафы значительно возрастают.
• Материальная ответственность: Если по вине работодателя работнику не была своевременно выдана трудовая книжка или внесена неверная запись, что повлекло невозможность трудоустройства или потери в пенсионном обеспечении, работодатель обязан возместить работнику причиненный ущерб.
• Компенсация морального вреда: Может быть взыскана в судебном порядке.

Правильное ведение и хранение трудовых книжек в 2026 году требует от работодателя внимательного отношения к деталям, использования только легально приобретенных бланков и строгого соблюдения хронологии записей. Несмотря на развитие цифровых сервисов (ЕФР — Единый фонд данных о трудовой деятельности), бумажная трудовая книжка остается важным документом, ошибки в котором могут стоить организации серьезных финансовых потерь.
Регулярный аудит кадрового делопроизводства и знание актуальных требований Постановления № 225 и Приказа Минтруда № 320н помогут избежать конфликтов с работниками и проверок Государственной инспекции труда.