Фраза «трудовые книжки запретили» часто встречается в СМИ и обсуждениях, но она не совсем точна. Запрет коснулся не самого документа, а его бумажного формата для новых работников. С 1 января 2021 года в России начался обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это одно из ключевых изменений в трудовом законодательстве, направленное на цифровизацию и упрощение документооборота.
Суть реформы: не запрет, а переход в цифру
Главное правило, вступившее в силу с 2021 года, звучит так:
- Для работников, впервые устраивающихся на работу с 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется. Все сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, вводные данные) вносятся исключительно в электронный вид.
- Для работников, уже имеющих бумажную трудовую книжку на руках, действует старое правило: работодатель продолжает ее вести (делать записи) до момента увольнения. После этого книжка возвращается работнику.
Ключевое исключение: заявление о бумажном носителе
Несмотря на общее правило, у гражданина есть право выбора. Если работник подаст работодателю письменное заявление о желании получать сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, работодатель обязан оформить ему бумажную трудовую книжку. Это право действует и для впервые устраивающихся.
Как это работает на практике?
Система электронных трудовых книжок построена на взаимодействии нескольких субъектов:
- Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней с даты приема на работу (или даты увольнения) внести соответствующую запись в электронную трудовую книжку через СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности).
- Фонд социального страхования (ФСС) выступает оператором системы. Именно ФСС хранит всю историю трудовой деятельности гражданина в электронном виде.
- Работник может в любой момент получить выписку из своей электронной трудовой книжки. Сделать это можно через портал «Госуслуги» (необходима подтвержденная учетная запись) или в отделении ФСС.
Что хранит работодатель?
Важный нюанс: работодатель не имеет права хранить у себя оригиналы (или даже копии) трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) в личных делах сотрудников. Ранее это было распространенной практикой, но теперь она запрещена. Работодатель может хранить только те документы, на которые получено согласие работника (например, копию паспорта или СНИЛС). Информация о трудовой деятельности должна запрашиваться у ФСС при необходимости.
Что делать с уже имеющейся бумажной трудовой книжкой?
Если у вас на руках есть старая, заполненная бумажная трудовая книжка:
- Вы можете продолжать ею пользоваться. Все новые записи после 2021 года в нее вноситься не будут.
- Вы можете добровольно перевести ее в электронный формат. Для этого нужно обратиться в отделение ФСС с заявлением и оригиналом книжки. После проверки ФСС внесет все имеющиеся записи в вашу ЭТК, а бумажный вариант вернет вам.
- При увольнении с последнего места работы, где вы работали по бумажной книжке, работодатель все равно должен будет внести запись об увольнении в электронную систему ФСС.
Планы на будущее: полный отказ от бумаги
По заявлению Минтруда, полный переход на электронный формат без возможности оформления бумажных книжек планируется к 2027 году. Это означает, что даже для тех, кто сегодня работает по бумажному варианту, в перспективе вся история будет консолидирована в единой электронной базе ФСС.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Мне 55 лет, я никогда не работал официально. Мне оформят бумажную или электронную книжку?
Ответ: Поскольку вы устраиваетесь впервые, с 2021 года вам должны оформить только электронную трудовую книжку. Если вы хотите бумажный вариант, необходимо подать письменное заявление работодателю.
Вопрос: Где я могу посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Ответ: Через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность») или получив выписку в отделении Фонда социального страхования (ФСС).
Вопрос: Что если работодатель отказывается оформить мне бумажную книжку по моему заявлению?
Ответ: Это нарушение закона. Вы можете обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Вопрос: А что с записями о стаже, которые были в старой книжке? Они сохранятся?
Ответ: Да, при переводе бумажной книжки в электронный формат все записи переносятся. Стаж считается непрерывно, так как система ФСС является единой для всех работодателей.
Таким образом, трудовые книжки не запретили — их просто перевели в удобный и безопасный электронный формат. Для большинства новых работников бумажный вариант стал исключением, а не правилом. Главное, что нужно помнить:
- С — для впервые устраивающихся только ЭТК (если нет заявления о бумаге).
- Работодатель не хранит трудовые книжки (бумажные или электронные) у себя.
- Все сведения хранятся в ФСС и доступны гражданину через «Госуслуги» или ФСС.
- Бумажная книжка для старых сотрудников продолжает действовать, но ее можно перевести в электронный вид.
Переход на ЭТК упрощает жизнь и работникам, и работодателям, убирая необходимость в физическом документообороте и риске утери книжки.
Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов и официальных разъяснений, действующих на момент написания. Для получения самой актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: сайту Фонда социального страхования (ФСС) или порталу «Госуслуги».