В 2026 году институт трудовых книжек в России претерпел окончательную трансформацию․ Фраза «Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника», закрепленная в статье 66 Трудового кодекса РФ, сегодня имеет двойственное значение: она касается как бумажных документов (для тех, кто сохранил их по закону), так и электронных форматов, ставших основным способом учета стажа․ С 1 января 2026 года в России завершился переходный период, и правила игры окончательно сформировались․
Законодательная основа: что говорит ТК РФ
Согласно части третьей статьи 66 Трудового кодекса РФ, работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не яющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной․
Это фундаментальное требование остается неизменным, однако механизм реализации с 2020 года и особенно к 2026 году существенно изменился благодаря внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новый стандарт 2026 года
С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон, запустивший процесс цифровизации стажа․ К 2026 году электронная трудовая книжка стала основным форматом․
Ключевые особенности ЭТК:
- Формирование данных: Все основные сведения о трудовой деятельности формируются работодателем в электронном виде․
- Хранение: Данные передаются и хранятся в Социальном фонде России (СФР, бывший ПФР)․
- Доступность: Работник в любой момент может проверить, передает ли работодатель сведения, через портал Госуслуг или приложение СФР․
- Отсутствие бумажного дублирования: Для сотрудников, перешедших на ЭТК, работодатель не ведет бумажную книжку, а только вносит данные в электронный реестр․
Бумажные трудовые книжки в 2026 году: кто и как ведет
Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки не исчезли полностью․ Они сохраняются для определенной категории граждан․
Кто сохранил бумажную книжку?
Право выбора формата ведения трудовой книжки сохранялось до 31 декабря 2020 года․ Бумажный вариант остался у тех, кто:
- Подавал письменное заявление работодателю о продолжении ведения бумажной трудовой книжки․
- Находился в статусе безработного или не исполнял трудовые функции (отпуск, больничный) в 2020 году и сделал выбор в пользу бумажного формата при первом трудоустройстве после этого периода․
- Впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года (хотя для них по умолчанию заводится только электронная, в некоторых переходных случаях или при наличии старых бланков могут возникать нюансы, но основной принцип — переход на ЭТК)․
Обязанности работодателя при ведении бумажной версии:
Если работник сохранил бумажную трудовую, работодатель обязан:
- Вносить записи аккуратно, без сокращений, чернилами черного, синего или фиолетового цвета․
- Вести Книгу учета движения трудовых книжек и приходно-расходную книгу по учету бланков․
- Обеспечить сохранность документа до момента увольнения работника․
- При увольнении выдать трудовую книжку на руки работнику в день увольнения․
Важно: Сотрудникам, которые перешли на электронный формат, работодатель обязан был отдать их бумажные трудовые книжки на руки․ С этого момента ответственность за хранение бумажного документа переходит к работнику, а работодатель ведет только электронный учет․
Алгоритм действий работодателя при приеме на работу
Процесс оформления зависит от статуса трудовой книжки сотрудника․
Сценарий 1: Сотрудник с электронной трудовой книжкой
Работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности (выписку из СФР)․ На основании этих данных и новых документов оформляется прием на работу․ Запись о приеме вносится в электронный реестр и передается в Социальный фонд не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа (или в день увольнения, если это последний день месяца)․
Сценарий 2: Сотрудник с бумажной трудовой книжкой
Если работник подал заявление о сохранении бумажной формы:
- Работодатель заводит (если это первое место работы) или продолжает вести бумажную трудовую книжку․
- Запись вносится не позднее недельного срока со дня приема на работу (в присутствии работника)․
- Параллельно сведения дублируются в электронном виде для передачи в СФР (так как отчетность ЕФС-1/СЗВ-ТД обязательна для всех)․
Учет и хранение: новые правила 2026 года
Законодательство упростило бюрократию для работодателей․ Теперь работодатель сам может разработать и утвердить журналы по учёту бланков трудовых книжек и учёту их движения․ Жесткие требования к унифицированным формам журналов смягчены, главное — чтобы в них содержались необходимые реквизиты для контроля․
Ответственность за неверное ведение или утрату трудовой книжки (если она находится у работодателя) остается высокой․ Однако, если трудовая книжка передана работнику на руки (при переходе на ЭТК), работодатель освобождается от ответственности за ее физическую сохранность․
Частые вопросы (FAQ)
Можно ли оформить новую бумажную трудовую в 2026 году?
Нет, для работников, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки не заводятся․ Их стаж ведется исключительно в электронном виде․ Оформление бумажных возможно только для тех, кто ранее уже имел бумажную книжку и выбрал этот формат․
Что делать, если бумажная трудовая утеряна?
Если трудовая книжка утеряна работодателем, он обязан восстановить стаж на основании документов (справки, копии приказов)․ Если утеря произошла по вине работодателя, он несет материальную ответственность․ В случае утери работником (которому выдали книжку на руки при переходе на ЭТК), заводится новая, но стаж подтверждается через архивные данные СФР․
Нужно ли заверять записи в электронной трудовой?
Электронная запись заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя при отправке отчета в Социальный фонд․ Физическая печать в бумажном документе для таких сотрудников не требуется, так как сам бумажный документ им не ведется (или находится на руках без новых записей от текущего работодателя)․
В 2026 году принцип «работодатель ведет трудовые книжки» трансформировался в обязанность формировать достоверный цифровой след трудовой деятельности каждого сотрудника․ Бумажный документооборот сохраняется как опция для тех, кто сделал выбор в прошлом, но вектор развития направлен на полную цифровизацию стажа․ Работодателю важно внимательно отслеживать статус трудовой книжки каждого сотрудника и своевременно передавать данные в Социальный фонд России, чтобы избежать проблем с пенсионным стажем работников и штрафных санкций․