С 2023 по 2026 год в России произошли значительные изменения в порядке ведения, заполнения и хранения трудовых книжек. Несмотря на активное развитие электронного документооборота, бумажные трудовые книжки остаются обязательным документом для многих работников. В этой статье мы подробно разберём все актуальные на 2026 год правила, изменения, образцы заполнения и ответим на ключевые вопросы, с которыми сталкиваются кадровые службы.

Основные правовые основы

На 2026 год основным нормативным актом, регулирующим ведение трудовых книжек, остаётся Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки и инструкции по её заполнению». Этот документ вступил в силу 1 сентября 2021 года и до сих пор является базовым.

Кроме того, с 1 января 2024 года в силу вступили поправки в статью 50 Трудового кодекса РФ, касающиеся порядка оформления и выдачи дубликатов трудовых книжек. Эти изменения были дополнены новой Инструкцией, утверждённой Минтрудом и Минсоцзащиты.

Изменения в бланках трудовых книжек

Новые бланки с 2023 года

С 1 января 2023 года введены новые бланки трудовых книжек и вкладышей. Однако изменения носят в основном технический характер:

• Улучшена защита от подделок: новые бланки содержат водяные знаки, микротекст и специальные краски.
• Изменён дизайн обложки — теперь на ней чётко указано: «ТРУДОВАЯ КНИЖКА» и «ФОРМА № ТК-1»;
• Упрощена нумерация страниц и улучшена читаемость шрифтов.

Важно: старые бланки, приобретённые до 24 июля 2022 года, можно использовать до полного их износа (Постановление Правительства РФ № 1250 от ). Новые бланки должны использоватся только при замене утерянных или изношенных книжек.

Расширение производителей

С 1 января 2024 года изготовление бланков трудовых книжек больше не является монополией Гознака. Теперь любое юридическое лицо, соответствующее требованиям ФСТЭК России по защите информации и стандартам печати, может производить официальные бланки. Это способствует снижению стоимости и увеличению доступности документов.

Правила заполнения трудовой книжки в 2026 году

ьный лист

Заполнение ьного листа — одна из самых частых ошибок кадровиков. Вот что нужно указывать:

1. Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте.
2. Дата рождения — в формате «число.месяц.год» (например, ).
3. Образование — указывается по документу (например, «среднее профессиональное», «высшее»).
4. Специальность, по диплому или аттестату.
5. Дата начала работы, дата приёма на первое место работы в данной трудовой книжке.
6. Подпись работника — обязательна, ставится в присутствии ответственного лица.
7. Печать организации — ставится только при наличии у организации печати (необязательно для ИП).

Важно! Записи вносятся только чернилами чёрного цвета, разборчиво, без помарок и исправлений. Использование корректора, закрашивания или переноса красителей строго запрещено.

Основные записи: приём, перевод, увольнение

Записи в разделе «Сведения о работе» вносятся в строгом соответствии с приказом работодателя и трудовым договором.

Приём на работу

Формулировка: «Принят на работу на должность [название должности] в соответствии с приказом (распоряжением) от [число] [месяц] [год] № [номер]».

Пример: «Принят на работу на должность бухгалтера в соответствии с приказом от № 5».

Перевод на другую постоянную работу

Формулировка: «Переведён на работу на должность [новая должность] в соответствии с приказом (распоряжением) от [число] [месяц] [год] № [номер]».

Пример: «Переведён на работу на должность главного бухгалтера в соответствии с приказом от № 12».

Увольнение

Формулировка: «Уволен по [основание] в соответствии со статьёй [номер] Трудового кодекса РФ».

Примеры:

• «Уволен по собственному желанию в соответствии со статьёй 80 Трудового кодекса РФ»
• «Уволен в связи с сокращением численности штата в соответствии со статьёй 81 Трудового кодекса РФ»
• «Уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин в соответствии со статьёй 81 Трудового кодекса РФ»

Запрещено использовать сокращения вроде «уволен по 81 ст.» — обязательно полное название статьи и основание.

Изменения в оформлении дубликата трудовой книжки (с 2024 года)

С 1 января 2024 года вступили в силу ключевые изменения в порядке выдачи дубликатов:

• Работник больше не обязан собирать справки с предыдущих мест работы.
• Работодатель, выдающий дубликат, обязан направить запрос в Пенсионный фонд РФ для получения сведений о трудовой деятельности работника.
• ПФР в течение 10 рабочих дней предоставляет данные о всех местах работы, датах приёма и увольнения, должностях.
• На основании этих данных работодатель составляет дубликат, включая все записи, подтверждённые ПФР.

Это значительно упрощает процедуру для работников, особенно тех, кто сменил несколько работодателей или потерял книжку в молодости.

Отмена формы СЗВ-ТД

С 2023 года форма СЗВ-ТД больше не подаётся в ПФР при любых кадровых событиях (приём, увольнение, перевод, выбор формы трудовой книжки и т.д.).

Вместо этого работодатель обязан:

• Вносить все изменения в трудовую книжку (бумажную или электронную) в срок не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
• Сохранять копии приказов и записей в трудовой книжке в архиве не менее 75 лет.
• Обеспечивать передачу сведений о трудовой деятельности в ПФР через электронный отчёт СЗВ-СТАЖ — он теперь является основным документом для формирования пенсионных прав.

Таким образом, трудовая книжка стала документом для работника, а не для отчётности. ПФР теперь получает всю информацию автоматически через СЗВ-СТАЖ.

Электронная трудовая книжка: что нужно знать

С 2020 года введена возможность выбора формы трудовой книжки — бумажной или электронной. С 2026 года:

• Работники, не подавшие заявление до , автоматически сохраняют бумажную трудовую книжку.
• Новые сотрудники, начиная с 2021 года, могут выбрать форму при приёме на работу.
• Если работник выбрал электронную форму, бумажная книжка не ведётся — все записи вносятся в Единую информационную систему ПФР.
• Работодатель обязан передавать данные в ПФР в течение 1 рабочего дня после издания приказа.

Важно: никаких изменений в порядке ведения бумажной трудовой книжки для тех, кто её сохранил, не произошло. Все правила, описанные выше, остаются в силе.

Обязанности работодателя и ответственное лицо

Работодатель обязан назначить ответственное лицо (обычно кадровика или бухгалтера) за ведение трудовых книжек. Его обязанности включают:

• Приём и хранение трудовых книжек в специальном сейфе или шкафу с доступом только для ответственного лица.
• Своевременное внесение записей (в течение 1 рабочего дня после события).
• Обеспечение выдачи книжки при увольнении в день увольнения.
• Сохранение всех приказов, заявлений и копий записей не менее 75 лет.
• Контроль за состоянием книжек (отсутствие повреждений, потёртостей, несанкционированных записей).

Нарушение правил ведения трудовой книжки влечёт административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица.

Образцы заполнения (2026)

Вот примеры корректных записей:

ьный лист:

Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Образование: высшее
Специальность: экономист
Дата начала работы:
Подпись работника: ___________ (И.И. Иванов)

Приём на работу:

«Принят на работу на должность менеджера по продажам в соответствии с приказом от № 28»

Увольнение:

«Уволен по соглашению сторон в соответствии со статьёй 77 Трудового кодекса РФ»

Частые ошибки и как их избежать

1. Исправления и помарки — запрещены. Если ошибка допущена, делается новая запись с указанием, что предыдущая недействительна.
2. Неполные формулировки — всегда указывайте полное название должности, номер приказа и статью ТК.
3. Задержка внесения записей — даже на один день — может быть расценено как нарушение.
4. Использование карандаша, красного цвета, корректора — недопустимо.
5. Отсутствие подписи работника на ьном листе, книжка считается неправильно оформленной.

Самое главное помнить:

• Правила ведения трудовой книжки не изменились кардинально с 2021 года — Приказ № 320н остаётся основным документом.
• С 2024 года дубликаты выдаются на основании данных ПФР — работник не должен собирать справки с прошлых мест работы.
• Форма СЗВ-ТД отменена — всё внимание на СЗВ-СТАЖ.
• Бумажные книжки не отменяются — они остаются обязательными для тех, кто не выбрал электронную форму.
• Ответственность за ведение лежит на работодателе — ошибки могут стоить штрафов и судебных разбирательств.

Рекомендуем всем кадровым службам регулярно проверять актуальность документов на официальных сайтах: mintrud.gov.ru, pfrf.ru и consultant.ru.

Соблюдение правил ведения трудовых книжек — не просто формальность, а гарантия прав работника на пенсию, компенсации и социальную защиту. Будьте внимательны, ваша точность меняет жизни людей.