Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника, его стаж, квалификацию и условия труда. С 2021 года в России действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, а с 2023 года введён обязательный переход к электронному формату. В статье рассмотрены все существующие виды трудовых книжек, их особенности и правила использования в 2026 году.

Классификация трудовых книжек

Согласно приказу Минтруда России № 320н от  г. и последующим постановлениям, трудовые книжки делятся на две основные группы:

1. Бумажные (персонифицированные) трудовые книжки
2. Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Внутри каждой группы существуют подвиды, которые учитывают особенности организации‑работодателя, отрасли и формы занятости.

Бумажные трудовые книжки

Стандартный образец (с 2021 г.)

С 1 сентября 2021 г. в обращении находится единый образец трудовой книжки, утверждённый постановлением Правительства РФ № 1250. Ключевые характеристики:

• Титульный лист с полным ФИО, датой рождения, полом, ИНН и номером СНИЛС.
• Внутренний блок из 12 листов (по 2 листа в каждой части) для записей о приёме, переводе, увольнении, командировках, обучении и т.д.
• Специальный вкладыш для записей о совместительстве, вахтовом методе, дистанционной работе.
• Защищённый шов, микроволоски и водяные знаки – невозможность подмены листов.

Старый образец (до 2021 г.)

В некоторых организациях (особенно в государственных учреждениях) всё ещё могут встречаться книжки старого образца, выпущенные до 2021 года. Их отличия:

• Отсутствие вкладыша для записей о совместительстве.
• Больше листов (до 16) и иной дизайн титульного листа.
• Не соответствуют текущим требованиям к защите от подделки, поэтому при замене рекомендуется оформить новую книжку.

Трудовые книжки для НКО (неправительственных организаций)

Для сотрудников некоммерческих организаций (НКО) предусмотрены два формата:

• Бумажный – полностью идентичен государственному образцу, но может включать отдельный вкладыш для записей о волонтёрской деятельности.
• Электронный – часто используется в НКО, где уже внедрена система электронного документооборота.

Специальные книжки

В редких случаях могут использоватся особые формы:

• Военные трудовые книжки – оформляются в оборонных структурах, содержат сведения о службе, переводах и наградах.
• Книжки для работников с особыми условиями труда (например, вахтовый метод, сезонные работы) – в них вносятся дополнительные записи о режиме работы.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка – это персональный цифровой документ, хранящийся в государственной информационной системе «Госуслуги» и доступный через личный кабинет гражданина. С 2021 года её обязательное внедрение началось в крупных компаниях, а к 2026 году более 70 % работодателей используют электронный формат.

Основные преимущества

• Отсутствие риска потери или порчи бумажного документа.
• Мгновенное обновление записей работодателем.
• Удобный доступ работника через мобильное приложение или веб‑портал.
• Автоматический подсчёт трудового стажа и формирование справок.

Как оформить ЭТК?

1. Работник подаёт заявление о выборе электронного формата (можно в онлайн‑режиме через портал «Госуслуги»).
2. Работодатель вносит первую запись (приём на работу) в систему «Электронный реестр трудовых книжек».
3. После подтверждения записи работнику приходит уведомление, и он получает доступ к своей ЭТК.

Возможные ограничения

Закон сохраняет право работника выбрать бумажный вариант. Если сотрудник не подал заявление о переходе, его трудовая книжка продолжает вести в традиционном виде. Кроме того, в некоторых отраслях (например, в военной службе) пока сохраняется только бумажный формат.

Гибридные решения

Некоторые крупные организации используют гибридную модель – одновременно ведут бумажную книжку и её электронный аналог. Это позволяет:

• Соблюдать требования законодательства о хранении оригинала.
• Обеспечить быстрый доступ к данным для аналитики HR‑отдела.
• Снизить нагрузку на кадровый отдел при подготовке справок.

Как выбрать подходящий тип трудовой книжки

Выбор зависит от нескольких факторов:

Практические рекомендации по ведению трудовой книжки в 2026 году

Для работодателей

• Убедитесь, что у всех новых сотрудников оформлена ЭТК или бумажный документ в соответствии с их заявлением.
• Проверяйте актуальность образца трудовой книжки (не используйте старый образец без вкладыша).
• Ведите журнал учёта выданных и полученных книжек (бумажных и электронных) – это требование приказа Минтруда № 320н.
• Обучайте персонал кадрового отдела работе с системой «Электронный реестр трудовых книжек».

Для работников

• Если хотите перейти на электронный формат – подайте заявление через Госуслуги или в отдел кадров.
• Регулярно проверяйте записи в своей книжке (бумажной или электронной) – ошибки исправляются в течение 5 рабочих дней.
• Сохраняйте копию вкладыша (если он есть) в личных документах.
• При увольнении требуйте заверенную запись о дате увольнения и подпись руководителя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. При переходе на электронный формат оригинал бумажной книжки может оставаться в архиве работодателя, а в системе фиксируется запись о её наличии.

Что делать, если в бумажной книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется штампом «Исправление», подписью и печатью работодателя, а рядом делается пометка «Ошибка исправлена». В ЭТК исправление вносится через систему, а в бумажной книжке – в виде отдельной записи с указанием причины.

Нужна ли отдельная трудовая книжка для совместительства?

Для совместительства записи вносятся в вкладыш к основной книжке (бумажной) или в отдельный раздел ЭТК. Оформление отдельной книжки не требуется.

Можно ли получить дубликат трудовой книжки?

Да. По заявлению работника и при наличии подтверждающих документов (например, справки о стаже) работодатель выдаёт дубликат. Для ЭТК дубликат не нужен – запись сохраняется в реестре.

В 2026 году в России существуют два основных типа трудовых книжек – бумажные и электронные. Каждый из них имеет свои особенности, преимущества и ограничения. Выбор формата зависит от политики работодателя, предпочтений работника и отраслевых требований. Соблюдение актуального порядка заполнения (приказ Минтруда № 320н) гарантирует корректный учёт трудового стажа и упрощает получение справок и пенсионных выплат.

Помните: правильное оформление и своевременное обновление трудовой книжки – залог защиты ваших трудовых прав.