Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника․ В России её ведение регулируется Трудовым кодексом и рядом федеральных законов‚ а с 2020 года действует параллельная система – электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Ниже представлен подробный обзор порядка ведения‚ хранения и использования трудовых книжек в различных типах организаций․

История и эволюция трудовых книжек в России

• Советский период (1918‑1991) – введение единой трудовой книжки как документа учёта трудовой деятельности․
• Постсоветский этап (1991‑2019) – сохранение бумажного формата‚ постепенная автоматизация учёта в отделах кадров․
• С 2020 года – введение электронной трудовой книжки в соответствии с Федеральными законами № 439‑ФЗ и № 436‑ФЗ от ․

Нормативная база

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66‚ 66․1)․
2. Федеральный закон № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»․
3. Федеральный закон № 436‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации»․
4. Постановление Правительства РФ № 590 от о сроках представления сведений в Социальный фонд России (СФР)․
5. Приказы Минтруда России‚ регламентирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек․

Бумажная трудовая книжка: порядок ведения и хранения

Заполнение при приёме на работу

• Для лиц‚ впервые поступивших на работу после ‚ бумажная трудовая книжка не заполняется (ч․ 8 ст․ 2 Федерального закона № 439‑ФЗ)․
• Для работников‚ принятых до этой даты‚ заполняется ьный лист и вносятся записи о приёме‚ переводах‚ наградах и увольнении․

Хранение

• Оригинал трудовой книжки хранится в отделе кадров организации-работодателя в условиях‚ обеспечивающих сохранность (сейф‚ металлический шкаф‚ ограниченный доступ)․
• Допускается ведение электронного учёта копий страниц для внутреннего контроля‚ но оригинал остаётся бумажным․

Выдача дубликата и справок

• При утере или порче выдаётся дубликат на основании заявления работника и подтверждающих документов (трудовой договор‚ приказы)․
• При увольнении работнику выдаётся трудовая книжка с записью о дате и основании прекращения трудового договора․
• По требованию работника (ст․ 66․1 ТК РФ) работодатель предоставляет сведения о трудовой деятельности в электронном виде (выписка из ЭТК) либо заверенную копию бумажной книжки․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это совокупность сведений о трудовой деятельности работника‚ хранящихся в информационной системе Социального фонда России (СФР)․ Основные особенности:

• Формирование – работодатель ежемесячно передаёт в СФР сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ периодах работы и других событиях (приказы‚ трудовые договоры)․
• Доступ – работник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в МФЦ․
• Преимущества – исключение риска утраты документа‚ мгновенная проверка стажа при назначении пенсии‚ возможность быстрого предоставления сведений потенциальному новому работодателю․
• Ограничения – для работников‚ принятых до ‚ бумажная книжка остаётся основным документом до её замены дубликатом или получения выписки из ЭТК․

Процедуры взаимодействия с трудовыми книжками в разных типах организаций

Государственные учреждения и бюджетные организации

• Обязательное ведение как бумажных‚ так и электронных трудовых книжек в соответствии с внутренними нормативными актами․
• Часто используется интеграция с системой кадрового учёта (например‚ «1C:Зарплата и управление персоналом») для автоматической передачи данных в СФР․

Коммерческие предприятия

• Для компаний‚ где основная масса сотрудников принята после ‚ преобладает электронный формат; бумажные книжки ведутся только для «старых» сотрудников․
• Приём на работу часто оформляется через электронный документооборот‚ а данные сразу направляются в СФР․

Некоммерческие организации (НКО)

• Обязаны соблюдать те же нормы‚ что и коммерческие структуры․
• Из‑за ограниченных ресурсов часто используют готовые онлайн‑сервисы для формирования и отправки сведений в СФР․

Переходный период и сроки завершения (до )

Согласно Постановлению Правительства № 590‚ переходный период к полному электронному учёту трудовой деятельности завершается 1 января 2026 года․ К этой дате ожидается:

• Полное прекращение выдачи новых бумажных трудовых книжек (за исключением случаев выдачи дубликатов по заявлению работника)․
• Обязательная передача всех сведений о трудовой деятельности в СФР в электронном виде․
• Возможность получения выписки из ЭТК в любое время через «Госуслуги» без обращения к работодателю․

На момент написания статьи переходный период уже завершён‚ и большинство организаций работают исключительно с электронными трудовыми книжками․

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Провести аудит имеющихся бумажных трудовых книжек: выделить сотрудников‚ принятых до ‚ и обеспечить их хранение в соответствии с внутренними инструкциями․
2. Настроить интеграцию между системой кадрового учёта и СФР (через API или специализированные шлюзы) для автоматической ежемесячной отправки сведений․
3. Обучить сотрудников отдела кадров работе с личным кабинетом СФР и порталом «Госуслуги» для выдачи выписок и справок․
4. Разработать внутренний регламент по выдаче дубликатов бумажных книжек и предоставлению электронных выписок‚ включая сроки и ответственных лиц․
5. Вести журнал учёта запросов на предоставление сведений о трудовой деятельности (ст․ 66․1 ТК РФ) для контроля соблюдения сроков (не более трёх рабочих дней)․
6. Регулярно проверять актуальность нормативных актов (приказы Минтруда‚ постановления Правительства) и обновлять внутренние документы․

Трудовая книжка остаётся важным документом‚ подтверждающим трудовой стаж и социальные права работника․ С введением электронной трудовой книжки в 2020 году и завершением переходного периода к 1 января 2026 года Россия перешла к преимущественно цифровому учёту трудовой деятельности․ Это упрощает взаимодействие работников‚ работодателей и государственных органов‚ снижает риски потери документов и ускоряет процессы назначения пенсий‚ подтверждения опыта при приёме на работу и предоставления социальных выплат․

Для успешной адаптации кадровых служб необходимо соблюдать нормативные требования‚ обеспечить техническую интеграцию с СФР и обучить персонал работе с электронными сервисами․ Только таким образом можно гарантировать корректное ведение трудовых книжек и защиту прав работников в современных условиях․