Тема трудовых книжек в контексте тендерных закупок и участия в аукционах, одна из самых актуальных для современного бизнеса. С одной стороны, переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) изменил правила кадрового делопроизводства, а с другой — требования заказчиков к подтверждению квалификации сотрудников остаются строгими. В этой статье мы подробно разберем, как трудовые книжки влияют на участие в тендерах, какие документы необходимо предоставлять и как правильно оформлять кадровые бумаги.
Роль трудовых книжек при участии в тендерах
При подготовке заявки на участие в закупке (как по 44-ФЗ, так и по 223-ФЗ) заказчик нередко требует подтвердить квалификацию участников. Для этого предоставляется комплект документов на ключевых специалистов, которые будут выполнять работу по контракту.
Какие документы подтверждают квалификацию:
- Копии дипломов о высшем или профильном образовании;
- Сертификаты об обучении и аттестации;
- Резюме сотрудников;
- Копии трудовых книжек или выписки из электронных трудовых книжек.
Именно записи в трудовой книжке доказывают, что у сотрудника есть реальный опыт работы по специальности, необходимый для исполнения контракта. Отсутствие надлежащим образом заверенной копии трудовой книжки или выписки из ЭТК может стать причиной отклонения заявки.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в тендерах: новые реалии
С переходом на ЭТК правила предоставления сведений изменились. Теперь вместо бумажной копии можно предоставить выписку из электронной трудовой книжки.
Как получить выписку из ЭТК для тендера
Существует несколько способов получения актуальной информации:
- Через портал Госуслуг — самый быстрый способ. Выписку можно заказать онлайн и распечатать.
- У текущего работодателя — сотрудник имеет право запросить выписку из ЭТК у своего работодателя, который обязан предоставить ее в течение 3 рабочих дней.
- В МФЦ или ПФР — лично обратившись в государственные ведомства.
Важно помнить: если вы берете в штат студента или специалиста без официального опыта работы, бумажную книжку заводить не нужно. Соберите документы (паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании), оформите прием, подпишите трудовой договор и выпустите приказ. Данные автоматически пойдут в ЭТК.
Тендеры на поставку трудовых книжек
Несмотря на цифровизацию, бумажные бланки все еще востребованы. Государственные учреждения, министерства и крупные корпорации регулярно проводят закупки на поставку бланков строгой отчетности.
Примером может служить тендер «Поставка трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки», который проводился в Воронеже (номер закупки 0331200023016000035). Поставщикам таких тендеров необходимо учитывать:
- Бланки должны соответствовать строгим требованиям ГОСТ и Министерства труда;
- Необходимость правильного учета, хранения и порядка заполнения бланков;
- Требования к расчетам за трудовые книжки и вкладыши к ним.
Для малого бизнеса закупка партий бланков на маркетплейсах (например, покупка на OZON) может быть стартовой точкой для формирования коммерческого предложения, однако для участия в крупных тендерах требуются прямые договоры с типографиями Гознака.
Кадровое обеспечение тендерного отдела
Успешное участие в торгах невозможно без грамотных специалистов. Тендерный отдел — это лицо компании на рынке госзакупок, и оформление трудовых отношений с его сотрудниками имеет свои нюансы.
Специалист по тендерам и начальник отдела
Для работы с закупками необходимы профильные кадры. При их оформлении важно использовать корректные документы:
- Трудовой договор со специалистом по тендерам, должен четко прописывать функционал: поиск закупок, подготовка документации, подача заявок.
- Трудовой договор с начальником тендерного отдела, включает зону ответственности за весь цикл торгов, работу с обеспечением заявки и контракта, взаимодействие с заказчиками и ФАС.
- Должностная инструкция начальника тендерного отдела, ключевой внутренний документ. В тендерной практике заказчики часто просят предоставить не только трудовую книжку руководителя проекта, но и его должностную инструкцию для подтверждения полномочий.
При приеме специалиста на работу обязательно сделайте запись в его бумажной трудовой книжке или подайте сведения в ЭТК. Это защитит компанию при проверках и позволит сотруднику в будущем использовать этот стаж для подтверждения своей квалификации в других тендерах.
Как исправить ошибки в ЭТК
Ошибки в трудовой книжке могут стоить компании выигранного тендера. Если заказчик усомнится в достоверности стажа из-за опечатки, заявку могут отклонить.
Как исправить ошибку в электронной трудовой книжке:
- Работодатель, который внес неверную запись, должен подать корректирующую форму в Пенсионный фонд (СФР).
- Если компания уже ликвидирована, исправить данные можно через суд или обратившись к правопреемнику.
- Никогда не зачеркивайте и не исправляйте данные в ЭТК самостоятельно — это прерогатива кадровой службы и ПФР.
Трудовые книжки и тендеры тесно связаны. Будь то подтверждение квалификации сотрудников для выигрыша в аукционе, поставка бланков для нужд заказчика или оформление в штат профессионалов по госзакупкам — ко всем этим процессам нужен системный подход. Внимательно следите за актуальностью выписок из ЭТК, правильно заверяйте копии и грамотно оформляйте кадровые документы внутри своей компании.