Цель статьи – предоставить полное руководство по оформлению, ведению и оцифровке трудовых книжек в Украине, а также объяснить, как пользоваться электронными трудовыми книжками (ЭТК) в соответствии с действующим законодательством.
Правовая база
- Инструкция № 58 от г. – основной нормативный документ, регламентирующий порядок ведения трудовых книжек, их заполнение и хранение.
- Закон Украины № 1217‑IX от 10 июня 2021 г. – вводит в действие электронные трудовые книжки и определяет их юридический статус.
- Постановление Кабинета Министров Украины № 283 от г. – утверждает номенклатуру бланков строгого учёта, к которой относятся трудовые книжки и вкладыши к ним.
- Приказы Минтруда, Минсоцзащиты и Минюста от г. – уточняют порядок заполнения разделов на украинском и русском языках.
Кому и какие трудовые книжки ведутся
Трудовые книжки (бумажные и электронные) обязаны вести все работники, нанятые на:
- предприятия, учреждения и организации любой формы собственности;
- государственные и муниципальные органы;
- частные фирмы, включая индивидуальных предпринимателей, если они нанимают работников.
Трудовую книжку обязаны вести работодатели, а работники – сохранять её в надлежащем виде и предъявлять при смене места работы.
Бумажные трудовые книжки
Формат и требования
- Бланк строгого учёта, изготовленный по лицензии Минфина.
- Заполнение производится чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета (п. 2.4 Инструкции № 58).
- Разделы заполняются на украинском и русском языках.
- При приёме на работу работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.
Порядок учёта на предприятии
Согласно Инструкции № 58, учёт трудовых книжек ведётся в соответствии с номенклатурой бланков строгого учёта. Работодатель обязан:
- Вести реестр всех выданных и полученных трудовых книжек.
- Контролировать своевременное заполнение всех разделов.
- Обеспечить сохранность оригиналов и дубликатов.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Что такое ЭТК?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, хранящийся в системе Портала электронных услуг Пенсионного фонда Украины (ПФУ). С 10 июня 2021 г. ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажный аналог.
Кто может получить ЭТК?
- Все работники, у которых уже есть бумажная трудовая книжка (можно перевести её в электронный формат).
- Новые сотрудники, которые сразу регистрируются в системе ПФУ.
Плюсы использования ЭТК
- Отсутствие риска потери документа.
- Мгновенный доступ к данным о стаже через интернет.
- Автоматическое обновление информации при каждом изменении трудовых отношений.
- Упрощённый процесс подачи заявлений в Пенсионный фонд.
Как перевести бумажную трудовую книжку в электронный формат
Кому необходимо оцифровывать?
Оцифровка обязательна для всех работников, у которых:
- Есть трудовая книжка с записями до 2004 года (только в бумажном виде).
- Требуется подтверждение стажа для назначения пенсии.
Срок оцифровки – до 10 июня 2026 года. После этой даты данные, не загруженные в систему, могут быть учтены только в исключительных случаях.
Пошаговая инструкция по оцифровке
- Регистрация на портале ПФУ:
- Перейдите по ссылке https://portal.pfu.gov.ua/.
- Выберите способ аутентификации: Электронная цифровая подпись (ЭЦП) или BankID.
- Заполните личные данные и подтвердите регистрацию.
- Создание электронного профиля трудовой книжки:
- В личном кабинете выберите раздел «Трудовая книжка» → «Создать новую запись».
- Укажите ФИО, ИНН, дату рождения и номер текущей бумажной трудовой книжки.
- Сканирование бумажных страниц:
- Сканируйте каждую страницу в формате PDF (разрешение не менее 300 dpi).
- Файлы должны быть чёткими, без обрезки текста.
- Загрузка сканов:
- В разделе «Загрузить документы» прикрепите полученные PDF‑файлы.
- Укажите даты начала и окончания каждой записи (если они уже указаны в книге).
- Подтверждение электронной подписью:
- Подпишите загруженные данные своей ЭЦП (или BankID).
- Система проверит подпись и зафиксирует запись.
- Проверка статуса:
- После обработки (обычно 1–3 рабочих дня) в личном кабинете появится статус «Одобрено».
- При необходимости можно загрузить дополнительные документы (например, справки о стаже).
Что делать, если в книге есть ошибки?
Обратитесь к работодателю, который вносил запись, и попросите исправить её в системе ПФУ. При невозможности исправления – подайте заявление в службу занятости с приложением оригинала записи и копии паспорта.
Обязанности работодателя
- При приёме на работу требовать у работника предъявить дубликат трудовой книжки (бумажный или электронный).
- Заполнять разделы трудовой книжки в соответствии с Инструкцией № 58:
- Дата и номер приказа о приёме.
- Наименование должности, условия труда.
- Сведения о выплате заработной платы.
- Вести реестр всех выданных и полученных трудовых книжек (бумажных и электронных).
- Обеспечивать своевременную передачу данных в ПФУ при изменении условий труда (перевод, увольнение, изменение ставки).
- Сохранять копии всех документов, связанных с трудовой книжкой, не менее 5 лет после окончания трудовых отношений.
Права и обязанности работника
- Сохранять трудовую книжку в надлежащем виде и не допускать её порчи.
- При смене места работы предъявлять дубликат (или электронный вариант) работодателю.
- Иметь право проверять правильность внесённых записей и требовать их исправления.
- В случае утери – обратиться в отдел кадров для получения дубликата (при условии наличия оригинала в архиве).
- При желании перевести бумажную книжку в электронный формат – выполнить шаги, описанные в разделе 5.2.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
Да. Работодатель может вести обе формы, однако все изменения должны быть отражены в обеих системах, чтобы избежать расхождений.
Что делать, если срок оцифровки уже прошёл?
Обратитесь в региональное отделение ПФУ с заявлением о продлении срока. При наличии уважительных причин (болезнь, отсутствие доступа к интернету) продление может быть предоставлено до 30 дней.
Как проверить, что мои данные в ЭТК актуальны?
Войдите в личный кабинет на портале ПФУ, откройте раздел «Трудовая книжка» и просмотрите все записи. При обнаружении ошибок – используйте кнопку «Сообщить об ошибке» или обратитесь к работодателю.
Нужно ли платить за перевод в электронный формат?
Перевод трудовой книжки в электронный вид осуществляется бесплатно через официальный портал ПФУ. Платные услуги могут предлагать частные компании, но они не обязательны.
Ведение трудовых книжек в Украине регулируется чёткой правовой базой, а переход к электронным документам делает процесс более удобным и безопасным. Следуя изложенной в статье инструкции, работники и работодатели смогут избежать типичных ошибок, своевременно оформить все необходимые записи и гарантировать учёт трудового стажа для будущих пенсионных выплат.
Помните: срок оцифровки до 10 июня 2026 года уже близок. Не откладывайте процесс на последний момент – зайдите на портал ПФУ, зарегистрируйтесь и загрузите сканы своей трудовой книжки уже сегодня.
Дата публикации: 21 мая 2026 г.