В современной российской практике трудоустройства всё чаще возникают ситуации, когда работник не предоставляет трудовую книжку при поступлении на работу. Это может вызывать вопросы у работодателей: законно ли это? Какие договоры можно заключить? Как правильно оформить отношения? В этой статье мы подробно разберём все законные основания для заключения трудовых отношений без трудовой книжки, виды договоров, которые при этом используются, и как избежать нарушений трудового законодательства.
Когда трудовая книжка не требуется по закону?
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан предъявить:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (в электронном виде);
Однако есть исключения! Трудовая книжка не требуется в следующих случаях:
- Первое трудоустройство, если работник впервые устраивается на работу, трудовая книжка ему не предъявляется. Работодатель обязан завести её самостоятельно (ст. 66.1 ТК РФ).
- Работа по совместительству, при внутреннем или внешнем совместительстве трудовая книжка не предъявляется, так как запись о работе ведётся по основному месту работы.
- Работа у физического лица — если работодатель, физическое лицо (например, частный домовладелец, пожилой человек, нуждающийся в уходе), и его деятельность не связана с извлечением прибыли (домашний, подсобный или личный быт), трудовой договор заключается без трудовой книжки (ст. 309 ТК РФ).
- Электронная трудовая книжка, если работник уже имеет электронную трудовую книжку (с 2020 года), бумажная не требуется. Работодатель вносит данные в Единую информационную систему (ЕИС).
- Утрата трудовой книжки — если работник потерял книжку, работодатель обязан её восстановить и завести новую (ст. 66 ТК РФ).
Какие договоры заключаются при отсутствии трудовой книжки?
При отсутствии трудовой книжки заключаются только трудовые договоры, но с учётом вышеуказанных исключений. Ниже — основные виды договоров, которые могут быть оформлены без трудовой книжки:
Трудовой договор с новичком (первое трудоустройство)
Это самый распространённый случай. Работник, например, выпускник вуза или человек, никогда не работавший официально, не имеет трудовой книжки. В этом случае:
- Работодатель заключает с ним трудовой договор в письменной форме (ст. 57 ТК РФ);
- Сразу после заключения договора работодатель заводит трудовую книжку (ст. 66.1 ТК РФ);
- В течение 5 рабочих дней оформляется приказ о приёме на работу (форма № Т-1);
- Запись о приёме вносится в новую трудовую книжку.
Важно! Отказ в приёме на работу только потому, что у соискателя нет трудовой книжки, незаконен (ст. 64 ТК РФ).
Трудовой договор с совместителем
Совместитель, это работник, который выполняет работу помимо основной (в свободное от основной работы время). При этом:
- Трудовая книжка не предъявляется, запись ведётся только по основному месту работы;
- Работодатель заключает трудовой договор с совместителем;
- При необходимости работник может предоставить справку с основного места работы о занятости (но это не обязательно для заключения договора);
- Запись о совместительстве в трудовую книжку вносится только по желанию работника.
Трудовой договор с физическим лицом — работодателем
Если работодатель, физическое лицо (например, частный клиент, пожилой человек, семья, нуждающаяся в няне, уборщице, садовнике), и его деятельность не связана с предпринимательством (не извлекает прибыль), то:
- Трудовой договор заключается без трудовой книжки;
- Договор должен быть оформлен в письменной форме (ст. 309 ТК РФ);
- Работодатель обязан выплачивать заработную плату, обеспечивать условия труда, соблюдать нормы трудового законодательства;
- Но не обязан вносить запись в трудовую книжку и платить страховые взносы в ПФР (если не подал заявление о добровольном страховании).
Важно! Если физическое лицо регулярно нанимает работников и получает прибыль — это считается предпринимательской деятельностью, и тогда трудовой договор обязательно должен сопровождаться трудовой книжкой.
Трудовой договор с работником, имеющим электронную трудовую книжку
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Если работник:
- Выбрал электронный формат (подал заявление в ПФР);
- Или не подал заявление, но у него нет бумажной книжки (например, он впервые устраивается на работу после 2020 года);
Тогда работодатель:
- Заключает трудовой договор;
- Не требует бумажную трудовую книжку;
- Вносит сведения о приёме, переводе, увольнении в ЕИС (Единую информационную систему);
- Обязан предоставить работнику выписку из электронной трудовой книжки по его запросу.
Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку?
Если работник пришёл на работу и не принёс трудовую книжку — это не является основанием для отказа в приёме. Согласно КонсультантПлюс и судебной практике:
- Отказ в приёме без трудовой книжки — незаконен (ст. 64 ТК РФ).
- Работодатель не вправе аннулировать трудовой договор только потому, что книжка не предоставлена (ст. 65 ТК РФ).
- Работодатель обязан самостоятельно завести трудовую книжку (если это первое трудоустройство) или принять электронную форму.
Рекомендация работодателю:
- Попросите работника заполнить заявление о выборе формата трудовой книжки (бумажная или электронная);
- Если книжки нет, заведите её в течение 5 рабочих дней;
- Если работник — совместитель — оформите договор, но не вносите запись без его согласия;
- Если работодатель — физлицо, заключите письменный трудовой договор, но не обязаны заводить книжку, если нет предпринимательства.
Чем грозит нарушение?
Нарушение требований трудового законодательства при оформлении без трудовой книжки может повлечь:
- Штрафы от Государственной инспекции труда — до 50 000 рублей для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Судебные иски работников, о признании трудовых отношений, взыскании заработной платы, компенсаций;
- Проблемы с ПФР и ФСС — если не уплачиваются страховые взносы, но при этом есть трудовые отношения.
Самое главное помнить: отсутствие трудовой книжки — это не повод отказывать в работе. Это повод правильно оформить трудовые отношения в соответствии с законом.
В 2026 году в России действует гибкая система трудоустройства: бумажные книжки постепенно уходят в прошлое, электронные — становятся нормой, а физические лица могут нанимать работников без книжек, при соблюдении условий. Главное — заключать только трудовые договоры, а не гражданско-правовые (ГПХ), если отношения носят постоянный характер.
Не путайте:
- Трудовой договор — регулируется ТК РФ, с правами на отпуск, больничный, страховку, запись в трудовую книжку;
- Гражданско-правовой договор (ГПХ) — за выполнение конкретной работы, без соцгарантий, без трудовой книжки, но это не трудоустройство, а оказание услуг.
Если вы, работодатель — не бойтесь принимать людей без трудовой книжки. Просто следуйте закону: заведите книжку, оформите договор, внесите данные в ЕИС — и всё будет законно, безопасно и прозрачно.
Помните: трудовое право защищает не только работника, но и работодателя — если действия оформлены правильно.