В 2026 году трудовые отношения в России регулируются одновременно бумажным и электронным вариантами трудовой книжки (ТК). Работник имеет право выбрать, в каком виде он будет вести свою трудовую книжку, а работодатель обязан соблюдать установленные правила оформления, внесения записей и хранения документа.

Основные нормативные акты

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует ведение трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 123н от – «Об утверждении правил ведения и хранения трудовых книжек (включая электронные)».
• ФЗ‑№ 442‑ФЗ «О электронной трудовой книжке» (с поправками на 2026 год).

Выбор формы ведения трудовой книжки

При приёме на работу сотрудник подаёт заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная, электронная или обе одновременно). Если заявление не подано или работник выбрал бумажный вариант, работодатель обязан:

1. Вести трудовую книжку в бумажном виде;
2. Одновременно вносить те же сведения в электронную трудовую книжку (ЭТК) в системе СФР.

Если сотрудник выбрал исключительно электронную форму, работодатель выдаёт ему на руки бумажную трудовую книжку (в течение трёх рабочих дней) и дальше ведёт только электронные сведения.

Структура трудовой книжки (бумажный вариант)

Трудовая книжка состоит из следующих разделов:

• Титульный лист – личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность, серия и номер документа).
• Раздел «Сведения о работе» – последовательные записи о приёме, переводах, увольнениях, совместительстве, вахтовом методе и т.д.
• Раздел «Сведения о наградах» – поощрения, благодарности, награды.
• Раздел «Сведения о профессии, специальности, квалификации» – изменения в связи с переобучением, повышением квалификации.
• Заключительные записи – дата последней записи, подпись уполномоченного лица, печать организации.

Порядок заполнения записей

Каждая запись оформляется в соответствии с Приказом Минтруда № 123н и содержит обязательные реквизиты:

1. Дата события (день, месяц, год).
2. Номер записи (последовательный номер в разделе).
3. Наименование организации (полное наименование работодателя).
4. Основание записи (приказ, договор, соглашение и т.д.).
5. Содержание записи (должность, вид работы, период, условия).
6. Подпись уполномоченного лица и печать организации (если требуется).

Примеры типовых записей (2026 год)

• Приём на работу:
  
  « г. – № 1. Принят на должность инженера‑проектировщика в ООО «ТехноСтрой» согласно приказу № 45 от  г.»
• Перевод на другую должность:
  
  « г. – № 2. Переведён на должность старшего инженера‑проектировщика в том же отделе согласно приказу № 12 от  г.»
• Увольнение по собственному желанию:
  
  « г. – № 3. Уволен по собственному желанию. Дата последнего рабочего дня –  г. согласно заявлению от  г. и приказу № 78 от  г.»
• Совместительство:
  
  « г. – № 4. Принят на внешнее совместительство в качестве консультанта по охране труда в ИП «Консалт» согласно договору от  г.»
• Изменение фамилии:
  
  « г. – № 5. В связи с изменением фамилии (Иванова → Петрова) внесено изменение в титульный лист согласно справке ЗАГС от  г.»

Особенности ведения электронной трудовой книжки (ЭТК)

Электронный дубликат формируется в личном кабинете сотрудника на портале «Госуслуги» или в системе СФР. При внесении записи в бумажную ТК кадровик одновременно:

• Вносит идентичную запись в ЭТК через специализированное ПО (например, «1C:ЗУП» или «Кадровый резерв»);
• Подтверждает запись электронной подписью уполномоченного лица;
• Сохраняет подтверждающие документы (приказы, договоры) в электронном архиве организации.

Если сотрудник отказался от бумажной формы, работодатель:

1. Выдаёт ему на руки бумажную трудовую книжку (в течение трёх рабочих дней);
2. Продолжает вести только электронные сведения;
3. Обеспечивает доступ сотрудника к своей ЭТК через личный кабинет.

Заверение и хранение трудовой книжки

Заверение копии трудовой книжки производится в соответствии с целью её использования:

• Для предоставления в государственные органы (например, при оформлении пенсии) – заверяется печатью организации и подписью уполномоченного лица отдела кадров;
• Для подачи в банк или иную организацию – достаточно заверенной копии с указанием даты заверения и ФИО ответственного лица;
• Для личного использования – заверение не требуется, но рекомендуется хранить оригинал в безопасном месте.

Хранение оригиналов трудовых книжек осуществляется в отделе кадров в течение 75 лет после увольнения сотрудника (ст. 66 ТК РФ). Электронные копии хранятся в информационной системе организации не менее того же срока.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести только бумажную трудовую книжку без электронного дубликата?

Нет. С 2026 года при ведении бумажной формы работодатель обязан одновременно вносить те же сведения в ЭТК (Приказ Минтруда № 123н).

Что делать, если сотрудник потерял заявление о выборе формы?

Сотрудник может подать новое заявление в любой момент. До получения нового заявления работодатель продолжает вести трудовую книжку в той форме, которая была выбрана ранее (или по умолчанию – бумажную + электронную).

Нужно ли ставить печать на каждую запись?

Печать ставится только на титульный лист и на заверяющие записи (например, при увольнении). Обычные записи о приёме, переводе и т.д. требуют только подписи уполномоченного лица и указания даты.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Ошибка исправляется путем зачеркивания неверной записи, написания исправленного текста рядом, указания даты исправления, подписи уполномоченного лица и печати организации. При этом в электронной трудовой книжке вносится аналогичная исправленная запись.

Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде, если работник не хочет получать бумажный экземпляр?

Да. Если сотрудник выбрал исключительно электронную форму, работодатель выдаёт ему бумажную ТК на руки (в течение трёх рабочих дней) и дальше ведёт только электронные сведения.

Способ заполнения трудовой книжки в 2026 году сочетает традиционные бумажные процедуры с обязательным электронным дублированием. Соблюдение порядка заполнения, своевременное внесение записей в оба формата и правильное хранение документов позволяют избежать штрафов и обеспечить законные права работника на подтверждение своего трудового стажа. Кадровой службе рекомендуется регулярно обновлять внутренние инструкции в соответствии с последними изменениями законодательства и использовать проверенные шаблоны записей для минимизации ошибок.