Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Ошибки и небрежность в записях могут привести к тому, что часть рабочего стажа не зачтут при расчете пенсии․ Именно поэтому кадровым специалистам и руководителям крайне важно понимать, какие именно сведения должны вноситься в этот документ, а какие строго запрещены․
Одним из самых частых вопросов, возникающих в кадровой практике, является следующий: нужно ли делать запись в трудовой книжке об учебном отпуске? В этой статье мы подробно разберем правила предоставления учебного отпуска, порядок его оформления и, самое главное, развеем мифы о внесении соответствующих записей в трудовую книжку․
Что такое учебный отпуск и кому он положен?
Учебный отпуск сотрудника — это вид дополнительного отдыха от трудовой деятельности, который предоставляется работнику на основании его заявления и справки-вызова из учебного учреждения․ Каждый работник имеет полное право совмещать трудовую деятельность и учебу — эта норма установлена в Трудовом кодексе РФ, и она никак не зависит от того, работает ли сотрудник в учреждении государственного сектора или в частной компании․
Однако для предоставления такого отпуска должны быть соблюдены определенные условия:
- Обучение впервые: По общему правилу учебный отпуск предоставляется, если работник получает образование соответствующего уровня впервые․
- Наличие госаккредитации: Образовательная программа должна иметь государственную аккредитацию․ Если сотрудник обучается по программе без аккредитации, гарантии и компенсации могут устанавливаться исключительно коллективным или трудовым договором․
- Успешная учеба: Успешно обучающимся считается тот, кто не имеет задолженности за предыдущий курс (семестр)․ Подтверждением этого является справка-вызов, без предъявления которой работодатель не обязан предоставлять отпуск․
Гарантии и компенсации работникам, получающим образование не впервые и по своей инициативе, также могут быть прописаны в коллективном или трудовом договоре по инициативе работодателя (согласно ст․ 176 ТК РФ)․
Порядок оформления учебного отпуска
Процедура ухода сотрудника в отпуск для сдачи сессии требует строгого соблюдения документооборота․ Пошаговая инструкция выглядит так:
- Получение справки-вызова: Работник берет справку-вызов в учебном заведении и предоставляет ее в отдел кадров․ В ней должны быть отражены цель и сроки предоставления учебного отпуска․
- Написание заявления: Сотрудник заполняет заявление на учебный отпуск, указывая сроки отсутствия с учетом длительности сессии (обычно эти даты берутся из учебного плана)․
- Издание приказа: На основании заявления и справки-вызова работодатель издает приказ о предоставлении отпуска․ В разделе приказа отражают количество календарных дней и даты отпуска․
- Оплата: Учебный отпуск может предоставляться с сохранением заработной платы (для промежуточной аттестации на заочных и очно-заочных формах обучения) или без сохранения (например, для сдачи государственных экзаменов на очном отделении)․
Важно: Воспользоваться своим правом на учебный отпуск работник может только в пределах срока, который указан в справке-вызове․ Продолжительность отпуска исчисляется не в совокупности за год, а на каждую сессию отдельно․
Вносятся ли записи об учебном отпуске в трудовую книжку?
А теперь мы подошли к самому главному вопросу, ради которого написана эта статья․ Многие неопытные кадровики ошибочно полагают, что раз отпуск оформляется приказом, то сведения о нем нужно вносить в трудовую книжку․
Категоричный ответ: НЕТ
Согласно актуальным правилам ведения трудовых книжек в 2026 году, в трудовую книжку не вносят:
- Запись о повышении квалификации;
- Сведения об обучении с отрывом от производства (к которым и относится учебный отпуск);
- Сведения о взысканиях у работодателя․
Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки предназначен исключительно для фиксации фактов приема на работу, переводов, увольнений и данных о награждениях․ Учебный отпуск является лишь временным освобождением от работы с сохранением (или без сохранения) места, он не прерывает трудовой стаж и не меняет статус работника․ Поэтому запись об учебном отпуске в этом разделе будет грубой ошибкой․
Записи об образовании: что нужно знать кадровику
Хотя учебный отпуск не фиксируется в трудовой книжке, сведения об образовании работника в ней отражаться должны․ И здесь важно соблюдать правила:
- Запись об образовании: Вносится на титульный лист трудовой книжки на основании документа об образовании (диплома)․ Запись проводится только об обучении на дневном отделении в высшем учебном заведении (или о любом другом завершенном образовании)․
- Первая запись: Лицу, впервые поступающему на работу, наниматель в присутствии работника не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу заполняет трудовую книжку, где на титульном листе указывает уровень образования․
- Двуязычные бланки: В силу п․ 6 Правил трудовая книжка может вестись на двух языках — вторым в этом случае будет язык республики в составе РФ, установившей свой государственный язык․ Однако в бланке трудовой книжки нового образца нет сведений о том, как вести записи на втором языке, поэтому на практике такие случаи требуют особого внимания․
Данные об обучении (например, о поступлении в ВУЗ) вносятся в трудовую книжку до занятости сведений о работе на конкретном предприятии․ В первом случае (если книжка заводится впервые) обязанность заполнения лежит на работодателе․
Чем грозят ошибки в трудовой книжке?
Как отметил заслуженный юрист России Иван Соловьев, основной документ, подтверждающий факт работы гражданина, — это трудовая книжка․ Записи в ней формируют будущие пенсионные права․
Неправильное оформление, лишние записи (например, ошибочная запись об учебном отпуске) или небрежность могут привести к тому, что:
- Часть рабочего стажа не зачтут при расчете пенсии;
- Возникнут проблемы при начислении социальных выплат;
- Потребуется длительное судебное подтверждение стажа․
Если в компании обнаружили, что в бумажной трудовой книжке сотрудника под очередным порядковым номером внесена ошибочная запись (например, об увольнении или отпуске, которого не было), работодатель обязан незамедлительно принять меры по исправлению записи в соответствии с нормативными правилами․
Резюме
Учебный отпуск — это важная социальная гарантия для сотрудников, совмещающих работу и учебу․ Кадровому специалисту необходимо четко знать условия его предоставления (справка-вызов, успешная учеба, госаккредитация) и правила оформления (приказ, заявление)․
Однако самое главное правило, которое нужно запомнить: записи об учебном отпуске в трудовую книжку не вносятся․ Сведения об образовании указываются только на титульном листе при предъявлении соответствующего диплома․ Соблюдение этих простых правил защитит работодателя от штрафов, а работника — от проблем с подтверждением стажа в будущем․