Учет бланков трудовых книжек и вкладышей — это обязательная процедура для любого работодателя, выдающего эти документы сотрудникам. Он обеспечивает контроль за движением ценных защищенных бланков, предотвращает их потерю или незаконное использование и позволяет точно отразить все операции в отчетности.
Что такое бланки трудовой книжки и вкладыша?
Бланк трудовой книжки — это официальный документ установленной формы, содержащий защитные элементы (водяные знаки, микротекст, голограммы и т.д.), предназначенный для записи сведений о работе гражданина. Вкладыш в трудовую книжку — это бланк той же защищенной формы, который вклеивается в уже имеющуюся у работника трудовую книжку при недостатке свободных страниц.
Ключевые характеристики бланков:
- Находятся на балансе организации как ценные бумаги.
- Имеют строгую нумерацию.
- Являются документами строгой отчетности.
- Подлежат обязательному учету.
Виды операций, подлежащих учету
Учет должен фиксировать все этапы жизненного цикла бланка:
- Поступление: Получение бланков от поставщика (типографии, уполномоченной организации).
- Выдача: Передача бланка (новой книжки или вкладыша) работнику для оформления.
- Возврат: Получение испорченного или ошибочно заполненного бланка обратно от работника.
- Списание: Уничтожение бракованных, испорченных (не по вине работника) или утраченных (по вине работника) бланков с оформлением акта.
- Передача: Отправка трудовой книжки работнику при увольнении (в т.ч. почтой).
Основной инструмент учета: Приходно-расходная книга
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — это главный регистр, в котором фиксируются все вышеперечисленные операции. Работодатель вправе разработать свою форму книги (например, в Excel), но она должна содержать все обязательные реквизиты.
Реквизиты и порядок заполнения книги
Каждая запись в книге должна содержать:
- Дату операции (число, месяц, год).
- Номер операции (порядковый номер записи за день/период).
- Наименование операции: «Поступление», «Выдача», «Возврат», «Списание», «Передача».
- Номера бланков: Указываются конкретные серии и номера бланков, пошедших на операцию (например, «ТК № 123456-А», «Вкладыш № 789012-Б»).
- Количество бланков.
- ФИО сотрудника, ФИО ответственного лица, подпись.
- Основание: Номер и дата приказа о приеме/увольнении, акта о порче, почтовой квитанции и т.д.
Пример записи о выдаче:
| Дата | Номер оп. | Операция | Номера бланков | Кол-во | ФИО сотрудника | Основание | Подпись ответственного |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 15 | Выдача | ТК № 456789-А | 1 | Иванов И.И. | Приказ № 125-к от | Петрова А.С. |
Критически важные ситуации и их учет
Порча бланка
В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша, а также в случае их порчи не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. Порча по вине работника может влечь за собой взыскание ущерба с него.
Действия: Составляется акт о порче бланка с указанием причины. Бланк изымается и списывается в приходно-расходной книге с отметкой «Списание по акту № … от …». Копия акта хранится вместе с книгой учета.
Отправка трудовой книжки почтой при увольнении
Если сотруднику в день увольнения бумажная трудовая книжка отправлена почтой, обязательно нужно внести запись об этом в книгу движения трудовых книжек (или в приходно-расходную книгу, если она ведется в расширенном формате). Укажите номер почтовой квитанции и дату отправки. Это подтвердит факт передачи документа и снизит риски претензий.
Отсутствие книги учета
За отсутствие журнала/книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 50 000 руб. для юрлиц).
Историческая справка (для контекста)
Интересно, что современные трудовые книжки в их нынешнем виде появились не сразу. После упразднения более ранних «трудовых книжек» (которые заменяли удостоверения личности) с 1926 года начали действовать «трудовые списки». Форма и правила их ведения многократно менялись, но требование об их учете оставалось неизменным.
Практические шаги для работодателя
- Приобретите бланки у официального поставщика (типографии, имеющей лицензию). Получите товарную накладную с указанием серий и количеств.
- Создайте/приобретите Приходно-расходную книгу. Можно скачать готовый бланк (например, с портала «Моё дело» или иного юридического ресурса) или разработать свою в Excel. Главное, чтобы были все реквизиты.
- Внесите поступившие бланки в книгу как «Приход» с привязкой к накладной.
- При каждой выдаче бланка сотруднику делайте запись «Выдача» с указанием его ФИО, номера бланка и основания (приказ).
- При возврате испорченного бланка фиксируйте «Возврат», затем составляйте акт и «Списание».
- Регулярно сверяйте остатки в книге с фактическим наличием бланков в сейфе/архиве.
- Храните книгу учета вместе с актами, накладными и копиями приказов в течение установленного срока (не менее 75 лет, как и сами трудовые книжки).