Вопрос учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — один из ключевых в кадровом делопроизводстве. Неправильное ведение учета может привести к серьезным претензиям со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ) и даже к административной ответственности. В этой статье подробно разберем, кто именно обязан вести учет, какие документы для этого используются и как это делать правильно согласно актуальным требованиям.

Обязанность вести учет: кто и за что в ответе?

Основной принцип: Обязанность по ведению строгого учета бланков трудовых книжек и вкладышей лежит на работодателе как юридическом лице или индивидуальном предпринимателе. Это прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 87) и детализировано в Приказе Минтруда России № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек…».

Однако сама работа по оперативному ведению журналов и хранению может быть возложена на конкретного сотрудника. Кто это может быть?

Кто непосредственно ведет учет на практике?

• Сотрудник отдела кадров (кадровик, специалист по кадрам): Это наиболее распространенная и логичная практика. Кадровый специалист ежедневно работает с трудовыми книжками: принимает их от вновь принятых сотрудников, выдает при увольнении, оформляет вкладыши. Именно он обладает необходимой квалификацией для правильного заполнения журналов учета.
• Бухгалтерия организации: Часто бухгалтерия ведет приходно-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности, к которым относятся и чистые бланки трудовых книжек. Это связано с тем, что бухгалтерия обычно отвечает за учет материальных ценностей. В этом случае кадры передают бухгалтерии информацию о каждом движении бланка (получен, выдан, spoiled), а бухгалтер вносит данные в свою книгу.
• Руководитель структурного подразделения: В очень маленьких организациях (например, с 5-10 сотрудниками) эти функции может выполнять непосредственно руководитель или секретарь.

Какие книги и журналы необходимо вести?

Согласно Приказу № 320н, работодатель обязан вести два основных вида учета:

1. Журнал (книга) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

   Этот журнал фиксирует операции с уже заполненными (заведенными) трудовыми книжками — теми, что находятся у конкретных работников или в архиве организации.

   Что отражается: дата выдачи книжки сотруднику при приеме на работу, дата возврата при увольнении, дата передачи в архив, выдача на время (например, для предоставления в государственные органы), факт утраты и оформления дубликата.

2. Приходно-расходная книга (журнал) учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них

   Этот учет ведется для чистых, неиспользованных бланков (т.е. бланков строгой отчетности). Она отражает движение самих «пустых» бланков;

   Что отражается:

   • Приход: поступление бланков от поставщика (типография), количество, номера, дата и номер накладной/счета-фактуры.
   • Расход: списание бланков при начале заполнения новой трудовой книжки для конкретного работника (передача из «чистых» в «заполненные»), а также списание испорченных или бракованных бланков (с обязательным указанием причины и приложением акта).

Как правильно вести учет: ключевые правила

Форма документов

Обе книги (журналы) должны быть составлены на основании образцов, утвержденных Минтрудом. Их можно разработать самостоятельно, соблюдая обязательные реквизиты, или использовать типовые формы. Журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя и печатью организации в начале и конце.

Порядок заполнения

Все записи вносятся непосредственно в момент совершения операции (получение бланка, выдача книжки). Записи должны быть разборчивыми, без исправлений, подчисток и помарок. Ошибки исправляются путем вычеркивания неверной записи и надписи «исправленному верить», с указанием даты исправления и подписью ответственного лица.

Подпись и ответственность

Каждая запись в журналах учета должна быть подписана лицом, ответственным за их ведение (назначенным приказом). При передаче бланка или книжки между сотрудниками (например, от кадровика в бухгалтерию или в архив) составляется расписка в журнале или отдельный акт приема-передачи с подписями обеих сторон.

Хранение

Бланки (чистые) и заполненные трудовые книжки хранятся в отдельном сейфе или металлическом шкафу, обеспечивающем их сохранность. Доступ должен быть только у ответственного лица и руководителя. Заполненные трудовые книжки, не находящиеся у работников, хранятся в архиве организации в соответствии с правилами архивного дела (срок хранения — 75 лет).

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка учета и хранения бланков трудовых книжек влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства). Штрафы для должностных лиц и юридических лиц могут быть значительными. Кроме того, при проверках ГИТ в первую очередь запрашивает именно эти журналы учета.

Краткий итог: чек-лист для работодателя

1. Назначьте ответственного приказом по организации (кадровик, бухгалтер).
2. Обеспечьте две книги учета: 1) по движению заполненных книжек; 2) по движению чистых бланков (приходно-расходная).
3. Ведите записи оперативно, разборчиво и без исправлений.
4. Храните бланки и книжки в сейфе/шкафу с ограничением доступа.
5. Передавайте заполненные книжки в архив после увольнения сотрудника.
6. Регулярно сверяйте остатки в журналах с фактическим наличием бланков и книжек.

Соблюдение этих простых, но строгих правил позволит любой организации, от крупного предприятия до малого бизнеса, избежать проблем с контролирующими органами и обеспечить законность в кадровом документообороте.