В 2026 году правила учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них остаются актуальными. Работодатели обязаны вести приходно‑расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей, а также соблюдать требования Минтруда России и Федерального закона «О труде». Ниже приведена подробная инструкция, образцы документов и рекомендации по работе с 1С:Бухгалтерия 8.
Что такое трудовая книжка и вкладыш
Трудовая книжка – официальное удостоверение трудовой деятельности работника, в котором фиксируются все сведения о трудовом стаже, должностях, заработной плате и т.д. Вкладыш – отдельный лист, который вшивается в трудовую книжку, если в ней не осталось свободных строк для записи. Вкладыш содержит те же сведения, что и обычная страница, но оформляется по отдельному шаблону.
Правовые основы учета
- Федеральный закон «О труде» (ст. 25) – определяет порядок оформления трудовой книжки и вкладышей.
- Постановление Минтруда России от г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
- Постановление Минтруда России от г. № 69 (приложение 1) – форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей.
- Постановление Минтруда России от г. № 69 (приложение 2) – форма приходно‑расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (КД02).
Приходно‑расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (КД02)
Форма книги
Книга состоит из следующих столбцов:
| № записи | Дата | Наименование бланка/вкладыша | Кол-во | Состояние (новый/испорченный) | Кому выдан | Пояснение |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2026‑05‑01 | Бланк трудовой книжки № 1 | 50 | Новый | ООО «РосТруд» | Покупка у официального поставщика |
| 2 | 2026‑05‑07 | Вкладыш № 2 | 30 | Новый | ООО «РосТруд» | Выдача сотрудникам |
Важно: каждая операция (приход, расход, списание) должна фиксироваться в отдельной строке.
Пример заполнения
Ниже приведён образец записи о выдаче вкладыша сотруднику:
| № записи | Дата | Наименование | Кол-во | Состояние | Кому выдан | Пояснение |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 15 | 2026‑05‑07 | Вкладыш № 2 | 1 | Новый | Иванов И. И. | Выдача за заполнение свободных строк |
Образец заявки на выдачу бланка/вкладыша (ПУ‑2)
Заявление сотрудника на выдачу вкладыша в трудовую книжку оформляется по форме ПУ‑2. Ниже – пример заполнения.
ПУ‑2 Заявление сотрудника на выдачу вкладыша в трудовую книжку ФИО сотрудника: _______________________________ Должность: ______________________________________ Отдел/подразделение: ___________________________ Причина выдачи вкладыша: _______________________ Кол-во вкладышей: _____________________________ Подпись сотрудника: _______________________________
Образец акта списания испорченных бланков
АКТ Списания испорченных бланков трудовой книжки Наименование организации: _______________________ Дата списания: ___ / ___ / ______ Кол-во испорченных бланков: ______ Причина испорченности: ___________________________ Состояние: ________________________________ Подпись ответственного: ___________________________
Образец приказа о назначении ответственного за учет
ПРИКАЗ О назначении ответственного за ведение и хранение бланков трудовой книжки и вкладышей На основании ст. 25 Федерального закона «О труде» и приказа Минтруда России от г. № 69 НАЗНАЧАЮ: _______________________________ – ответственного за учет бланков трудовой книжки и вкладышей. _______________________________ – ответственного за хранение и выдачу бланков. ПРИМЕРКИ: Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Приходно‑расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (КД02). Срок действия приказа: с ___ / ___ / ______ по ___ / ___ / ______. Подпись руководителя: ___________________________
Как вести учет в 1С:Бухгалтерия 8
- Создайте новый документ «Приходно‑расходная книга» и выберите тип «КД02».
- Заполните поля: дата, наименование бланка/вкладыша, количество, состояние, получатель.
- Сохраните документ – он автоматически обновит справочник «Бланки трудовой книжки».
- Для списания испорченных бланков создайте документ «Акт списания» и укажите причину.
- Отслеживайте остатки в отчёте «Остатки бланков трудовой книжки».
Пошаговая инструкция по выдаче вкладыша, если в книжке нет свободных строк
- Проверьте наличие свободных строк в трудовой книжке сотрудника.
- Если строк нет – подготовьте заявку сотрудника (ПУ‑2).
- Подтвердите заявку руководителем отдела кадров.
- Выпишите вкладыш из приходно‑расходной книги (КД02).
- Вшивайте вкладыш в трудовую книжку сотрудника.
- Запишите выдачу в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
- Сохраните акт о выдаче в системе 1С.
Сводные таблицы и шаблоны
Пример таблицы учета бланков и вкладышей
| № | Дата | Наименование | Кол-во | Состояние | Кому выдан | Пояснение |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2026‑05‑01 | Бланк трудовой книжки № 1 | 50 | Новый | ООО «РосТруд» | Покупка у официального поставщика |
| 2 | 2026‑05‑07 | Вкладыш № 2 | 30 | Новый | ООО «РосТруд» | Выдача сотрудникам |
Скачайте шаблоны
- Книга учета движения трудовых книжек (Word)
- Приходно‑расходная книга (PDF)
- Форма ПУ‑2 (Word)
- Акт списания испорченных бланков (Word)
- Приказ о назначении ответственного (Word)
Правильный учет бланков трудовой книжки и вкладышей – это не только соблюдение законодательства, но и гарантия прозрачности кадровой работы. Ведение приходно‑расходной книги, своевременное оформление заявлений, актов списания и приказов позволяет избежать ошибок, штрафов и недоразумений. Используйте предложенные образцы и рекомендации, чтобы ваш отдел кадров работал безупречно.
Ссылки и ресурсы
- Министерство труда России
- КонсультантПлюс – база нормативных актов
- 1С:Бухгалтерия 8 – официальная документация
- SPOK.BY – примеры шаблонов
Соблюдайте все требования, используйте шаблоны и не забывайте обновлять их в соответствии с последними правовыми актами. Удачной работы!