Трудовая книжка — это ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные бланки по-прежнему остаются в обороте, и работодатель обязан вести их строгий учет. С 1 января 2026 года, согласно новому Федеральному стандарту бухгалтерского учета государственных финансов (Приказ Минфина России от № 121н), бланки трудовых книжек и вкладышей к ним официально закреплены в статусе бланков строгой отчетности (БСО).

В программах 1С учет этих бланков автоматизирован, однако требует от бухгалтера или кадровика понимания правильной последовательности действий. В данной статье мы подробно разберем, как организовать учет бланков трудовых книжек в программах 1С, включая поступление, выдачу, списание и формирование обязательных отчетов.

Особенности учета и нормативное регулирование

С учетом новых требований 2026 года, бланки трудовых книжек и вкладышей относятся к БСО. Это означает, что к их учету предъявляются повышенные требования:

• Физическая сохранность: бланки должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, исключающих их утрату или порчу.
• Документальный учет: обязательно ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
• Двойной учет: в программе 1С необходимо отражать как движение самих бланков (как БСО), так и формирование сведений о трудовой деятельности сотрудника (в т.ч. для ЭТК).

Поступление бланков в организацию

Первый этап — это приобретение бланков. Работодатель покупает их у официальных распространителей (например, типографий или специализированных агентств). В программе 1С (будь то 1С:ЗУП 8, 1С:Бухгалтерия или 1С:БГУ) этот процесс отражается как поступление бланков строгой отчетности.

Для отражения покупки обычно используется документ «Поступление товаров и услуг» или специализированный документ «Поступление БСО» (в зависимости от конфигурации). В табличной части выбирается номенклатура: «Бланк трудовой книжки» или «Бланк вкладыша». На этом этапе бланки приходуются на забалансовый счет (как правило, 006), так как они являются собственностью работника, а организация выступает лишь их временным хранителем и ответственным лицом за оформление.

Выдача и оформление трудовых книжек

Когда новый сотрудник устраивается на работу, и ему необходимо завести бумажную трудовую книжку (например, если это его первое место работы или он не подал заявление о переходе на ЭТК), организация выдает бланк из своих запасов.

Алгоритм действий в 1С:

1. Оформление приема на работу: в документе «Прием на работу» указывается информация о том, что сотрудник не имеет стажа или выбрал бумажный вариант ведения.
2. Формирование записи в книге учета: на основании документа о приеме автоматически или вручную создается запись в Книге учета движения трудовых книжек.
3. Списание бланка: при выдаче бланка сотруднику он списывается с забалансового счета 006. В 1С это оформляется документом «Выдача БСО» или «Списание БСО».

Важно помнить: даже если сотрудник выбрал ведение бумажной трудовой книжки, обязанность работодателя по ведению электронной трудовой книжки не пропадает. В 1С необходимо формировать и сдавать соответствующие сведения в ПФР (через 1С-Отчетность).

Ведение книг учета в 1С

Законодательство требует обязательного ведения двух видов книг (журналов). В программах 1С они формируются в виде печатных форм и электронных регистров:

Приходно-расходная книга по учету бланков

В ней отражается движение бланков как материальных ценностей: от кого получены, кому выданы (кадровику для оформления), остатки. В 1С эта книга формируется из отчетов по движению БСО.

Книга учета движения трудовых книжек

В ней фиксируется, кому именно из сотрудников выдан или от кого принят заполненный бланк. Согласно правилам, обе книги должны быть:

• Пронумерованы;
• Прошнурованы;
• Заверены подписью руководителя организации (или ИП);
• Скреплены печатью организации (при наличии).

В 1С можно вывести печатную форму книги, распечатать её и затем заверить физически.

Списание испорченных бланков

На практике нередко случаются ошибки при заполнении — порча бланка. Испорченный бланк не выбрасывается, его необходимо списать в установленном порядке. В 1С для этого создается документ «Списание БСО» с указанием причины (например, «Порча при заполнении»). Испорченные бланки подлежат уничтожению по акту о списании, который также можно сформировать в программе.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 1С

Переход на ЭТК не отменяет учет бумажных бланков, но добавляет новые задачи:

1. Уведомление работников: до начала перехода работодатель обязан уведомить сотрудников о введении электронных трудовых книжек. В 1С есть удобные печатные формы таких уведомлений.
2. Заявления сотрудников: в программе регистрируется выбор сотрудника, остаться на бумажном варианте или перейти на электронный. Печатная форма заявления формируется прямо из карточки сотрудника.
3. Отправка сведений в ПФР: для сотрудников без стажа (принятых после 2021 года) или выбравших ЭТК, сведения формируются только в электронном виде. Настройка отправки осуществляется через 1С-Отчетность (Настройки, Обмен с контролирующими органами — ПФР). Отправка заявлений и сведений доступна с .

Учет в бюджетных учреждениях (1С:БГУ

Для бюджетных учреждений в 1С:БГУ 8 учет трудовых книжек имеет свою специфику, связанную с жесткими требованиями казначейского сопровождения. С момента поступления до момента выдачи или списания трудовая книжка проходит множество этапов, которые находят отражение в Книге учета бланков строгой отчетности. Операции по поступлению, внутреннему перемещению (выдаче кадровику) и списанию проводятся с использованием соответствующих документов, формирующих проводки по забалансовому счету.

Учет бланков трудовых книжек в 1С — это процесс, требующий внимательности и строгого соблюдения инструкций. Программы 1С (ЗУП, Бухгалтерия, БГУ) предоставляют весь необходимый функционал: от оприходования бланков строгой отчетности и выдачи их сотрудникам до формирования книг учета и отправки сведений об электронной трудовой книжке. Главное — не забывать о необходимости физической сохранности бланков и правильном заверении печатных форм учетных книг.