Ведение учета трудовых книжек остается важным аспектом кадрового и бухгалтерского делопроизводства, несмотря на массовый переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). В 2026 году, когда цифровизация процессов достигла высокого уровня, бумажные трудовые книжки продолжают храниться у работодателей для тех сотрудников, кто сохранил их по состоянию на 31 декабря 2020 года или подал соответствующее заявление. Правильное отражение порядка работы с этими документами в учетной политике организации — ключевой элемент compliance-контроля и защиты от штрафных санкций.

Нормативная база и необходимость отражения в учетной политике

Обязанность вести раздельный учет бумажных трудовых книжек установлена Постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 47 «О Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Несмотря на то, что с 2020 года основным форматом стал электронный, данное постановление не утратило силу в части регулирования оборота бумажных документов.

Кроме того, Минфин России дополнил Стандарт «Учетная политика» новыми положениями, в которых определены общие требования к организации и осуществлению учета, включая работу с документами строгой отчетности (ДСО), к которым приравнены бланки трудовых книжек. Отсутствие прописанных процедур в локальных нормативных актах может быть расценено проверяющими органами как нарушение порядка документооборота.

Ключевые разделы, которые должны быть отражены в учетной политике

Для обеспечения прозрачности и законности процессов в разделе учетной политики, касающемся кадрового делопроизводства и учета ДСО, необходимо детализировать следующие пункты:

• Порядок приобретения бланков: описание процедуры закупки бланков трудовых книжек и вкладышей, включая поставщиков и порядок оприходования.
• Место хранения: указание конкретного структурного подразделения (как правило, отдел кадров) и должностного лица, ответственного за хранение бланков и заполненных книжек.
• Ведение книги учета движения: утверждение формы книги (журнала) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также порядок ее заполнения и хранения.
• Процедура выдачи и увольнения: алгоритм действий при выдаче трудовой книжки сотруднику при увольнении, включая фиксацию факта отправки документа почтой, если сотрудник не явился за ним.
• Инвентаризация: периодичность проведения проверок наличия бланков и заполненных книжек (рекомендуется не реже одного раза в год).

Особенности учета при отправке трудовой книжки почтой

Особое внимание в 2026 году следует уделить процедуре увольнения, когда сотрудник не может или не хочет забирать бумажную трудовую книжку лично. Согласно актуальным правилам, если сотруднику в день увольнения бумажная трудовая книжка отправлена почтой, работодатель обязан:

1. Получить письменное согласие сотрудника на пересылку документа почтовым отправлением.
2. Внести соответствующую запись в книгу учета движения трудовых книжек с указанием даты отправки, номера почтового отправления и трек-номера.
3. Сохранить квитанцию об оплате почтовых услуг и опись вложения как первичные учетные документы.

Эти действия должны быть четко регламентированы во внутреннем положении о документообороте, ссылка на которое содержится в учетной политике.

Исправление ошибок и работа с забалансовыми счетами

Бланки трудовых книжек учитываются на забалансовых счетах (традиционно используется счет 006 «Бланки строгой отчетности»). Порядок исправления ошибок прошлых лет на забалансовых счетах должен строго соответствовать действующему законодательству и методам, approved Минфином.

В учетной политике необходимо прописать:

• Методику выявления расхождений между фактическим наличием бланков и данными бухучета.
• Порядок оформления бухгалтерских справок и корректирующих записей при обнаружении ошибок в предыдущих отчетных периодах.
• Ответственность материально ответственных лиц за недостачу или порчу бланков.

Грамотно составленная учетная политика в части учета трудовых книжек — это не просто формальность, а необходимый инструмент управления рисками. В условиях, когда бумажный документооборот сосуществует с цифровым, четкое разграничение процедур, ответственности и методов контроля позволяет избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и налоговых органов. Организации рекомендуется провести аудит своих локальных нормативных актов в текущем периоде (май 2026 года) и при необходимости внести изменения, учитывающие разъяснения Минфина и требования Постановления № 47.