Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Поэтому государство строго контролирует порядок работы с ними. В 2026 году учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним регулируется Приказом Минтруда России от № 320н (далее — Порядок 320н). В этой статье мы подробно разберем, как правильно организовать учет, кто за это отвечает и какие документы необходимо вести.

Назначение ответственного лица

Согласно пункту 42 Порядка 320н, работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого руководитель организации должен издать соответствующий приказ.

В приказе необходимо указать:

• ФИО и должность сотрудника, назначаемого ответственным;
• его обязанности (ведение книг учета, хранение бланков, оформление книжек);
• лицо, на которое возлагаются обязанности в случае отсутствия основного ответственного сотрудника (например, на время отпуска или больничного).

Как правило, такая ответственность ложится на плечи кадровика, бухгалтера или офис-менеджера в небольших компаниях.

Учет бланков: приходно-расходная книга

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них относятся к документам строгой отчетности. Их учет ведется в специальной приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Особенности ведения книги:

1. Форма: утверждена Приказом Минтруда № 320н.
2. Назначение: фиксация поступления новых чистых бланков от поставщиков и их выдачи сотрудникам, ответственным за оформление.
3. Отчетность: по окончании каждого месяца ответственное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы организации.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Это главный журнал, в котором регистрируются все действия с документами сотрудников. Форма книги также утверждена Порядком 320н (ранее применялась форма из Постановления Минтруда от № 69, но сейчас актуален новый порядок).

Что фиксируется в книге учета:

• Прием трудовой книжки от работника при поступлении его на работу;
• Оформление новой трудовой книжки (для сотрудников, для которых это первое место работы);
• Оформление и выдача вкладышей;
• Выдача трудовой книжки при увольнении.

Правила заполнения книги учета:

В книге обязательно должны быть следующие графы:

• Порядковый номер записи;
• Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша;
• Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки;
• Серия и номер трудовой книжки (или вкладыша);
• Должность, профессия, специальность работника;
• Наименование места работы (с указанием структурного подразделения);
• Дата и номер документа, на основании которого принят работник;
• Дата выдачи трудовой книжки на руки при увольнении;
• Подпись работника в получении трудовой книжки.

Правила хранения трудовых книжек

Хранение документов строгой отчетности требует соблюдения строгих норм:

• Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, исключающих доступ посторонних лиц и риск порчи или хищения.
• Заполненные трудовые книжки (на работающих сотрудников) также должны храниться в сейфах или несгораемых шкафах в отделе кадров.
• Книги учета (приходно-расходная книга и книга учета движения) должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены подписью руководителя организации.

Что делать с испорченными бланками?

Даже у опытных кадровиков случаются ошибки при заполнении. Если бланк трудовой книжки или вкладыша был испорчен при заполнении, его нельзя просто выбросить.

Порядок действий таков:

1. Испорченный бланк необходимо списать.
2. Создается специальная комиссия, которая составляет акт о списании испорченных бланков.
3. Только после составления акта испорченные бланки подлежат уничтожению.

Архивирование невостребованных книжек

Часто случается так, что сотрудник при увольнении не забирает свою трудовую книжку (например, из-за конфликта или переезда). В таком случае работодатель обязан:

• Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
• Невостребованные трудовые книжки подлежат архивированию.
• Они хранятся в организации в течение 50 лет (для документов, созданных после 2003 года) или 75 лет (для документов, созданных до 2003 года), как документы по личному составу.

Краткие итоги

Ведение учета трудовых книжек и вкладышей, это не просто формальность, а важный участок кадровой работы, за нарушение которого предусмотрены штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ). Чтобы избежать проблем с Трудовой инспекцией в 2026 году, помните о главных правилах:

1. Всегда назначайте ответственное лицо приказом.
2. Ведите две книги: приходно-расходную (для чистых бланков) и книгу учета движения (для оформленных документов).
3. Храните бланки и книжки в сейфе.
4. Соблюдайте требования Порядка № 320н при заполнении и уничтожении испорченных бланков.
5. Не забывайте отчитываться перед бухгалтерией за использованные бланки.

Соблюдение этих несложных, но строгих правил позволит вам поддерживать порядок в кадровой документации и гарантировать сохранность важнейших документов ваших сотрудников.