Трудовая книжка — неотъемлемый документ‚ подтверждающий трудовые отношения. В 2026 году правила её учёта и хранения претерпели изменения‚ которые необходимо учитывать работодателю. В этой статье мы разберём‚ как правильно вести книгу учёта движения трудовых книжек‚ какие формы использовать‚ как оформлять записи и какие требования предъявляет Минтруд России.

Что такое график движения трудовых книжек?

График движения трудовых книжек — это журнал (или книга)‚ в котором фиксируются все операции с трудовыми книжками: приём‚ выдача‚ возврат‚ перевод‚ увольнение‚ выдача вкладышей и т.д. Записи ведутся строго в хронологическом порядке‚ начиная с первой страницы‚ и нумерация не сбрасывается.

Зачем нужен график?

• Обеспечивает прозрачность и контроль над движением документов.
• Соблюдение требований законодательства (приказ Минтруда 320н).
• Упрощает поиск и проверку статуса трудовой книжки сотрудника.
• Снижает риск потери или повреждения документов.

Правовые основы учёта трудовых книжек (2025‑2026)

Ключевыми нормативными актами являются:

• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
• Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (приложение N 3).
• Постановление Правительства РФ от 10 октября 2003 г. № 69 о форме трудовой книжки.

Согласно пункту 40 приказа 320н‚ работодатель может самостоятельно разрабатывать формы книг учёта бланков трудовой книжки и вкладышей‚ а также учёта их движения. Однако форма должна быть утверждена руководителем и иметь подпись и печать организации (если таковая имеется).

Формы и образцы книг учёта

Бумажные формы

Образец книги учёта движения трудовых книжек (приложение N 3) можно скачать в формате MS‑Word. В таблице фиксируются следующие поля:

1. Номер записи (постоянный).
2. Дата операции.
3. Серия и номер трудовой книжки.
4. ФИО сотрудника.
5. Тип операции (приём‚ выдача‚ возврат‚ перевод‚ увольнение).
6. Подпись руководителя.
7. Печать организации (если есть).

Электронные формы

В 2026 году возможно вести учёт в электронном виде. При этом:

• Необходимо сохранять цифровой архив с сохранением оригинальной подписи и печати (если применимо).
• Электронный журнал должен быть защищён от несанкционированного доступа;
• При необходимости можно распечатать копию для проверки.

Как вести учёт: пошаговая инструкция

Приём трудовой книжки при трудоустройстве

1. Сотрудник передаёт оригинал трудовой книжки работодателю.
2. Записываем дату приёма‚ серию и номер‚ ФИО сотрудника‚ тип операции «приём».
3. Подписываем запись руководителем‚ ставим печать.

Выдача трудовой книжки при увольнении‚ переводе‚ выходе на пенсию

1. Сотрудник возвращает оригинал.
2. Записываем дату возврата‚ серию и номер‚ ФИО сотрудника‚ тип операции «выдача».
3. Подписываем запись‚ ставим печать.

Вкладки (вкладыши) в трудовую книжку

1. При выдаче вкладыша фиксируем дату‚ серию и номер вкладыша‚ ФИО сотрудника‚ тип операции «выдача вкладыша».
2. Подписываем запись.

Перевод сотрудника в другую организацию

1. В оригинальной книге фиксируем дату перевода‚ тип операции «перевод».
2. В новой компании создаём запись «приём» с тем же номером и серией.

Хранение и архивирование

Работодатель обязан хранить трудовые книжки на протяжении всего периода работы сотрудника. После увольнения книжка остаётся в распоряжении работодателя до истечения срока‚ установленного законодательством (обычно до 5 лет после увольнения).

Книги учёта можно хранить в защищённых шкафах‚ архивных помещениях или в электронном виде с резервным копированием. При хранении в бумажном виде рекомендуется использовать:

• Плотные‚ непрозрачные коробки.
• Систему маркировки по дате и номеру.
• Регулярную проверку состояния документов.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильная нумерация записей (сброс нумерации).
• Отсутствие подписи руководителя.
• Неучёт вкладышей.
• Неправильная дата операции.
• Отсутствие печати (если требуются).

Чтобы избежать ошибок‚ рекомендуется:

1. Проводить регулярные внутренние аудиты.
2. Обучать персонал правилам учёта.
3. Использовать шаблоны и стандартизированные формы.
4. Вести электронный журнал с автоматической нумерацией.

Практический пример заполнения записи

Ниже приведён пример строки в таблице книги учёта:

Ведение графика движения трудовых книжек — это не просто формальность‚ а важный элемент кадрового управления. Соблюдение требований Минтруда‚ правильное оформление записей и надёжное хранение документов помогут избежать штрафов‚ упростят проверку со стороны контролирующих органов и обеспечат прозрачность для сотрудников.

Не забывайте обновлять шаблоны в соответствии с новыми нормативами и проводить регулярные проверки учёта. В случае перехода на электронный формат убедитесь‚ что все данные защищены и доступны для проверки в любой момент.

Удачной работы с трудовыми книжками!