Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В данной статье рассмотрен порядок учёта и отражения в бухгалтерии сумм, полученных организацией за оформленные (заполненные) трудовые книжки и вкладыши к ним; Информация основана на действующих нормативных актах Минтруда России, включая Постановление от  № 69 и приложения к нему, а также на практических рекомендациях по ведению книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Нормативная база

Постановление Минтруда России от  № 69 – утверждает порядок учёта трудовых книжек и вкладышей, а также форму книги учёта их движения.
Приложение № 3 к указанному постановлению – образец «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них».
Пункт 42 Правил 225 (утв. Приказом Минтруда) – обязывает ответственное лицо ежемесячно представлять в бухгалтерию отчёт о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши.
Приказ Минтруда от  № 320н – утверждает образец вкладыша в трудовую книжку (действителен до исчерпания запасов).

Все перечисленные документы требуют фиксировать не только движение бланков, но и финансовый результат – суммы, полученные за их оформление (например, при продаже бланков сторонним организациям или при возмещении расходов).

Что считается «полученным за заполненные трудовые книжки или вкладыши»?

Под «полученным» понимаются денежные средства, которые организация получает:

При продаже бланков трудовых книжек и вкладышей другим работодателям или кадровым агентствам.
При возмещении расходов, связанных с изготовлением бланков (например, если бланки закупаются за счёт средств организации и затем передаются сотруднику за плату).
При штрафах или компенсациях, связанных с нарушением правил учёта (редко, но возможно).

Эти суммы подлежат отражению в бухгалтерском учёте как прочие доходы (счёт 91.01 «Прочие доходы») и должны быть подтверждены приходным ордером кассы.

Ежемесячный отчёт ответственного лица

Согласно п. 42 Правил 225 и пунктам VIII и VI «Учёт и хранение трудовых книжек» КонсультантПлюс, ответственный за ведение трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров) ежемесячно готовит отчёт, который включает:

Сведения о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей на начало и конец месяца.
Количество полученных бланков (поступление от поставщика).
Количество израсходованных бланков (выданных сотрудникам).
Суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши (в рублях).
Приложение – приходный ордер кассы, подтверждающий фактическое получение денежных средств.

Отчёт представляется в бухгалтерию не позднее последнего рабочего дня месяца.

Пример формы отчёта (в свободном виде)

Отчёт о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей
и о суммах, полученных за их оформление
За период: – 

Наличие бланков на :
 – трудовые книжки: 150 шт.
 – вкладыши: 200 шт.

Поступление за месяц:
 – трудовые книжки: 30 шт. (счёт 60.02)
 – вкладыши: 40 шт. (счёт 60.02)

Израсходовано за месяц:
 – трудовые книжки: 25 шт. (выдано сотрудникам)
 – вкладыши: 35 шт. (выдано сотрудникам)

Получено за оформленные бланки:
 – за трудовые книжки: 2 500 руб. (50 руб. × 50 шт.)
 – за вкладыши: 1 400 руб; (20 руб. × 70 шт.)
Приложение: Приходный ордер кассы № 12/05 от на сумму 3 900 руб.

Ответственный за ведение трудовых книжек: __________ /Иванов И.И./

В бухгалтерии отчёт используется для:

Отражения прихода денежных средств (Дебет 50 Кредит 91.01).
Корректировки остатков бланков на складе (счёт 10.01 «Материалы»).
Формирования аналитики по движению бланков в книге учёта (Приложение № 3).

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них

Форма книги учёта утверждена Приложением № 3 к Постановлению Минтруда от  № 69. В ней фиксируются:

№ п/п	Дата приёма на работу / заполнения	ФИО владельца	Серия и номер трудовой книжки или вкладыша	Должность, профессия, специальность	Примечание (получено за оформление)
1	Петров А.С.	ТК 45 № 123456	Инженер	Получено 50 руб.
2	Сидорова М.В.	ВК 02 № 789012	Бухгалтер	Получено 20 руб.

В колонке «Примечание» указывается сумма, полученная за каждый оформленный бланк (или общая сумма за группу бланков, если они оформлялись параллельно). При отсутствии дохода поле оставляется пустым или ставится прочерк.

Уничтожение испорченных бланков

Если при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша оказался испорчен (помарки, разрывы, неправильные данные), он подлежит уничтожению с составлением акта. Акт должен содержать:

Дата и место составления.
ФИО ответственного лица.
Описание дефекта.
Серию и номер испорченного бланка.
Подписи членов комиссии (как правило, два человека).

После уничтожения бланк исключается из остатка на складе и отражается в книге учёта как «списано» (обычно в колонке «Примечание» делается запись «Списано по акту № …»).

Практические рекомендации для кадровой службы

Вести отдельный журнал поступления бланков (счёт 10.01) и отдельный журнал их выдачи (счёт 10.02). Это упрощает сверку с бухгалтерией.
Ежемесячно сверять остатки бланков по складу с данными книги учёта движения. Любые расхождения следует investigировать немедленно.
Использовать шаблон приходного ордера кассы, утверждённый в организации, чтобы избежать ошибок в оформлении.
Хранить акты об уничтожении бланков не менее 5 лет (в соответствии с требованиями к документам строгой отчетности).
Проводить обучение сотрудников отдела кадров по правилам заполнения трудовой книжки и вкладыша, чтобы минимизировать количество испорченных бланков.

Получение средств за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них является обычной хозяйственной операцией, которая должна быть чётко задокументирована и отражена в бухгалтерском учёте. Основные требования:

Ежемесячный отчёт ответственного лица о наличии бланков и о полученных суммах.
Подтверждение приходным ордером кассы.
Внесение данных в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей (Приложение № 3 к Постановлению Минтруда от  № 69).
Правильное оформление актов об уничтожении испорченных бланков.

Соблюдение этих правил обеспечивает прозрачность кадрового учёта, защищает организацию от возможных претензий контролирующих органов и позволяет корректно отражать финансовый результат от операций с бланками строгой отчетности.

Автор статьи: специалист по кадровому учёту, 2026 г.