Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. Несмотря на масштабный переход на электронный формат, вопрос правильной регистрации, учета и хранения трудовых книжек остается критически важным для работодателей. В этой статье мы подробно разберем, как организовать учет, кто за это отвечает, и как происходит регистрация электронных трудовых книжек (ЭТК) в 2026 году.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2020 года в России вступил в силу Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек. В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, все работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности и стаже каждого работника в электронном виде и передавать их для хранения в Социальный фонд России (СФР).
ЭТК представляет собой цифровой аналог бумажной книжки. В ней отражается вся история трудовой деятельности работника начиная с 2020 года. Бумажные трудовые книжки остались только у тех работников, которые решили их сохранить и подали соответствующее заявление, а также у тех, кто еще не определился с выбором.
Кто отвечает за регистрацию и учет трудовых книжек?
Вся ответственность за организацию учета, регистрации и хранения трудовых книжек лежит на работодателе. Как правило, этими задачами занимается кадровая служба или бухгалтерия. Если компания небольшая, эти функции может взять на себя сам руководитель.
По закону, каждый работодатель (включая индивидуальных предпринимателей) обязан вести трудовую книжку на сотрудника, который проработал у него более пяти дней. Это правило касается и первого трудоустройства: первую трудовую книжку оформляет первый работодатель.
Документы для регистрации и учета
Чтобы грамотно организовать работу с трудовыми книжками, работодатель должен вести специальные регистрационные документы:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — в ней регистрируются все трудовые книжки, поступающие от сотрудников при приеме на работу, а также вновь оформленные книжки.
- Книга учета бланков трудовых книжек — используется для контроля за поступлением и расходованием чистых бланков.
Важно отметить, что Министерство труда уже рассматривало вопрос о возможности ведения этих книг учета в электронном виде, однако на текущий момент строгий учет остается обязательным требованием.
Как организовать хранение
Трудовые книжки должны храниться в сейфах или несгораемых шкафах. Выдача книжки на руки работнику допускается только в случае его увольнения или по его письменному заявлению для предоставления сведений в Социальный фонд. При этом в книге учета обязательно ставится подпись сотрудника о получении документа.
Регистрация и оформление трудовой книжки впервые
Если вы принимаете в штат студента или специалиста без официального опыта работы, бумажную книжку заводить не нужно — оформление происходит сразу в электронном формате. Для этого необходимо:
- Собрать документы: паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании.
- Оформить прием: подписать трудовой договор и выпустить приказ о приеме на работу.
- Передать сведения: работодатель должен в установленный срок подать отчет СЗВ-ТД в СФР, что и будет являться регистрацией электронной трудовой книжки нового сотрудника.
Особенности перехода и ведения ЭТК в 2026 году
С 2021 года при приеме на работу кадровики заполняют преимущественно электронные трудовые книжки. Если работник в 2025 или 2026 году согласен на переход на ЭТК, работодатель обязан:
- Сделать пометку о приеме на работу в бумажной трудовой (если она ведется).
- Внести в бумажную книжку запись о переходе на электронную книжку.
- В графе 4 бумажного документа указывается заявление работника с указанием даты и номера его регистрации.
Правила внесения данных в ЭТК
При работе с электронным форматом следует помнить несколько важных правил:
- Внесение данных в электронную книжку должно производиться день в день — сведения должны оперативно передаваться в СФР.
- Существует риск ошибок при переносе информации из бумажного формата в электронный, поэтому требуется тщательная сверка данных.
Как проверить и получить выписку из ЭТК
Чтобы предъявить электронную трудовую книжку новому работодателю или для иных целей, недостаточно просто показать экран телефона — необходимо запросить официальную выписку. Сделать это можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуг, самый быстрый способ получить выписку в электронном виде с электронной подписью СФР.
- В МФЦ — можно заказать бумажную версию выписки.
- В Социальном фонде России (СФР) — прямое обращение в ведомство.
- У текущего работодателя — сотрудник имеет право запросить выписку по месту работы.
С помощью электронной трудовой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в СФР своевременно и корректно, а также контролировать свой стаж.
Регистрация и учет трудовых книжек, это строгий кадровый процесс, который не терпит халатности. Независимо от того, работаете ли вы с бумажными бланками или полностью перешли на ЭТК, важно соблюдать сроки сдачи отчетов, правильно вести книги учета и обеспечивать сохранность документов. Электронный формат значительно упростил процесс проверки стажа, однако обязанность первичного оформления и корректного внесения данных по-прежнему остается за работодателем.