Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий стаж работы сотрудника. Поэтому её правильное ведение и учёт в бухгалтерии критически важны для соблюдения законодательства, корректного расчёта заработной платы и налогов, а также для защиты прав работников. Ниже приведён пошаговый разбор всех этапов учёта трудовых книжек, начиная от закупки и заканчивая ежемесячным отчётом.

Законодательная база и основные требования

• Постановление Правительства РФ № 69 от  г. «О порядке ведения трудовых книжек».
• Федеральный закон «О труде» (ст. 12‑15) устанавливает обязательность наличия трудовой книжки у каждого работника.
• Налоговый кодекс РФ (ст. 23‑24) предусматривает налоговые вычеты за приобретение и хранение трудовых книжек.

В соответствии с этими нормативами:

• Трудовые книжки и вкладыши считаются бланками строгой отчетности.
• Учет их движения ведётся на забалансовом счёте (например, 006 «Бланки строгой отчетности»).
• Все операции фиксируются в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки.
• Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и печатью (если есть).

Приобретение трудовых книжек

При покупке партии трудовых книжек бухгалтер проводит следующие записи:

Дт 91 «Расходы на приобретение» (стоимость без НДС)
 Кт 76 «Расчёты с поставщиками» (полная сумма, включая НДС)

После оплаты поставщиком, бухгалтер фиксирует факт поставки в журнале:

Дт 006 «Бланки строгой отчетности» (стоимость партии)
 Кт 91 «Расходы на приобретение» (сумма без НДС)

Таким образом, стоимость книжек учитывается как бланки строгой отчетности, а не как материальные ценности.

Распределение и выдача трудовых книжек сотрудникам

При выдаче каждой трудовой книжки бухгалтер проводит списание:

Дт 91 «Расходы на приобретение» (стоимость одной книжки)
 Кт 006 «Бланки строгой отчетности» (сумма одной книжки)

Если работник оплачивает стоимость книжки из своего зарплатного счёта, то в учёт добавляется запись о возмещении:

Дт 006 «Бланки строгой отчетности» (стоимость книжки)
 Кт 91 «Расходы на приобретение» (сумма без НДС)

При этом в приходно-расходной книге фиксируется серия и номер каждой выданной книжки, а также дата выдачи.

Внутренний контроль и документооборот

1. Приходно-расходная книга должна вестись в 1С (или в аналогичной системе). В ней фиксируются:
• Серия и номер каждой книжки.
• Дата получения от поставщика.
• Дата выдачи сотруднику.
• Сумма, выплаченная работником (если применимо).
• Сумма, списанная при уничтожении/испортлении.
2. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и заверена подписью руководителя организации (или ИП) и печатью.
3. Ежемесячно лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, подаёт в бухгалтерию отчёт о наличии бланков и суммах, полученных за их оформление.
4. При необходимости – приёмка и выдача бланков фиксируется в приходном ордере кассы.

Ежемесячный отчёт и сверка

В конце каждого месяца бухгалтер обязан:

• Подготовить отчёт о движении бланков трудовой книжки: выдано, оплачено, испорчено, списано.
• Сверить данные с приходно-расходной книгой и кассовыми ордерами.
• Отправить отчёт руководству и, при необходимости, в налоговую инспекцию.

Отчёт оформляется в виде таблицы с колонками: «Серия», «Номер», «Дата выдачи», «Сумма», «Статус» (выдана, оплачена, испорчена, списана).

Особые случаи

• Временное пользование трудовой книжкой (например, для стажеров) не отражается в журнале учёта.
• Если работник самостоятельно покупает и оплачивает трудовую книжку, бухгалтер фиксирует только возврат средств в счёт 91.
• При уничтожении бланка по инициативе работодателя (например, из‑за повреждения) бухгалтер проводит списание со счёта 006 и отражает в отчёте.

Практические рекомендации

1. Ведите отдельный журнал для каждой серии трудовых книжек, чтобы избежать путаницы.
2. Регулярно проверяйте наличие печати и подписи в документах.
3. Используйте электронные подписи и цифровые сертификаты для ускорения процесса утверждения.
4. Периодически проводите внутренний аудит учёта трудовых книжек, чтобы убедиться в соответствии требованиям законодательства.
5. Обучайте сотрудников, ответственных за выдачу и хранение, правилам работы с бланками строгой отчетности.

Правильный учёт трудовых книжек в бухгалтерии обеспечивает соблюдение законодательства, точность расчётов и защиту прав работников. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете избежать ошибок, которые могут негативно сказаться как на сотрудниках, так и на компании в целом.

Для более подробной информации и обновлений по бухгалтерским новостям вы можете подписаться на наш Telegram‑канал или следить за публикациями в БУХ.1С.