С 1 января 2020 года вступил в силу закон о введении электронных трудовых книжек (ЭТК). Несмотря на переход к электронному формату‚ многие организации продолжают использовать бумажные бланки трудовых книжек и вкладышей‚ особенно при приеме на работу сотрудников‚ которые предпочитают получить документ в традиционном виде. В этом случае продажа бланков трудовых книжек сотрудникам рассматривается как реализация товаров и подлежит обложению НДС. Ниже подробно рассмотрен порядок учета таких операций в программах 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)‚ приведены примеры проводок и рекомендации по оформлению в 1С.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части введения электронных трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы приходно‑расходной книги трудовых книжек»;
• Письмо Минфина России от № 03‑03‑06/3/79208 «О порядке учета расходов на покупку трудовых книжек и доходов от их продажи»;
• Налоговый кодекс РФ‚ главы 21 (НДС) и 25 (налог на прибыль организаций).

Согласно пункту 2 статьи 146 НК РФ‚ реализация товаров (включая бланки трудовых книжек) облагается НДС по ставке 20 % (или 10 %/0 % в зависимости от категории товара). Бланки трудовых книжек относятся к группе «канцелярские и офисные принадлежности»‚ поэтому применяется общая ставка НДС 20 %.

Поступление бланков трудовых книжек на склад

Перед тем как продать бланки сотруднику‚ организация должна их приобрести (у изготовителя – АО «Гознак» или у распространителя) и принять к учету.

Проводки при поступлении (1С:Бухгалтерия)

1. Дт 10.01 Кт 60.01 – отражение стоимости бланков (без НДС) на складе;
2. Дт 19.02 Кт 60.01 – учет входного НДС по приобретению бланков (ставка 20 %).

Пример: организация купила 100 бланков по 150 руб. каждый (без НДС). Сумма без НДС = 15 000 руб.‚ НДС = 3 000 руб. (20 %).

Дт 10.01 15 000 Кт 60.01 15 000 – поступление бланков (без НДС)
Дт 19.02 3 000 Кt 60.01 3 000 – входной НДС

В 1С:Бухгалтерия это делается документом Поступление товаров и услуг (раздел Покупки и продажи). В табличной части указывается номенклатура «Бланк трудовой книжки»‚ количество‚ цена без НДС‚ ставка НДС 20 %. Программа автоматически формирует указанные проводки.

Продажа бланка трудовой книжки сотруднику

Когда сотрудник получает бланк (или вкладыш) за плату‚ операция считается реализацией товара. Нужно отразить:

• выручку (без НДС);
• начисленный НДС;
• списание стоимости бланка со склада;
• взаиморасчеты с сотрудником (если оплата производится позже).

Стандартные проводки при продаже (1С:Бухгалтерия)

1. Дт 62.01 Кт 90.01 – отражение выручки (без НДС) от продажи бланка;
2. Дт 90.03 Кт 68.02 – начисление НДС с реализации (20 % от суммы выручки);
3. Дт 41.01 Кт 10.01 – списание стоимости проданного бланка со склада (себестоимость);
4. Дт 90.02 Кт 41.01 – отражение себестоимости проданного товара (если используется субсчет 90.02 «Себестоимость продаж»);
5. Дт 51.01 Кт 62.01 – получение оплаты от сотрудника (при безналичной оплате) или Дт 50.01 Кт 62.01 – при оплате наличными.

Пример: бланк продан за 200 руб. (без НДС). НДС = 40 руб. (20 %). Себестоимость бланка – 150 руб. (как в предыдущем примере).

Дт 62.01 200 Кт 90.01 200 – выручка
Дт 90.03 40 Кt 68.02 40 – НДС к уплате
Дт 41.01 150 Кt 10.01 150 – списание со склада
Дт 90.02 150 Кt 41.01 150 – себестоимость продаж
Дт 51.01 240 Кt 62.01 240 – полная оплата (200 + 40 НДС) от сотрудника

В 1С:Бухгалтерия такая операция оформляется документом Реализация товаров и услуг (раздел Продажи). В строке указывается номенклатура «Бланк трудовой книжки»‚ количество‚ цена без НДС‚ ставка НДС 20 %. При проведении документа программа формирует все перечисленные проводки автоматически.

Особенности учета в 1С:ЗУП

Если организация использует 1С:Зарплата и управление персоналом для кадрового учета‚ продажа бланка может быть оформлена через:

• документ Продажа товаров и услуг (в подсистеме Торговля);
• либо через Операцию в бухгалтерском учете (журнал операций) с ручным вводом проводок‚ если в ЗУП не включена подсистема торговли.

Важно: при оплате бланка сотрудником через удержание из зарплаты проводка выглядит так:

Дт 70.01 Кт 62.01 – удержание из зарплаты (сумма с НДС)

Дт 62.01 Кт 51.01 – зачисление средств на расчетный счет (если деньги перечисляются на счет организации)

Таким образом‚ НДС остается начисленным и подлежит уплате в бюджет‚ а сумма удержания уменьшает задолженность сотрудника перед организацией.

Учет НДС и налога на прибыль
НДС
В соответствии с письмом Минфина от № 03‑03‑06/3/79208:

Входной НДС‚ уплаченный при покупке бланков‚ принимается к вычету в обычном порядке (ст. 171 НК РФ);
Выходной НДС‚ начисленный при продаже бланков сотруднику‚ подлежит уплате в бюджет;
Если бланк выдается сотруднику бесплатно (в качестве социальной льготы)‚ операция не считаеться реализацией‚ НДС не начисляется‚ но расходы на покупку бланка учитываются как прочие расходы (ст. 264 НК РФ).

Налог на прибыль
Доход от продажи бланков включается в состав внереализационных доходов (ст. 250 НК РФ) и облагается налогом на прибыль по общей ставке 20 %. Себестоимость проданных бланков уменьшает налогооблагаемую прибыль в обычном порядке (через субсчет 90.02 «Себестоимость продаж»).

Практический пример в 1С:Бухгалтерия (пошагово)

Поступление бланков:

Меню → Покупки → Поступление товаров и услуг;
Выбрать контрагента (поставщик)‚ указать номенклатуру «Бланк трудовой книжки»‚ количество‚ цену без НДС‚ ставку НДС 20 %;
Провести документ.


Продажа сотруднику:

Меню → Продажи → Реализация товаров и услуг;
Указать покупателя – сотрудника (можно выбрать из справочника «Физические лица» или ввести вручную);
В табличной части выбрать номенклатуру «Бланк трудовой книжки»‚ количество‚ цену без НДС (например‚ 200 руб.)‚ ставку НДС 20 %;
Провести документ.


Оплата от сотрудника:

Если оплата наличными – Касса → Приходный кассовый ордер;
Если безналичная – Банк → Поступление на расчетный счет;
В документе указать контрагента – сотрудника‚ сумму с НДС (240 руб. в примере).


Проверка проводок:

Открыть Журнал проводок → отфильтровать по периоду и номенклатуре;
Убедиться‚ что присутствуют проводки Дт 62/Кт 90‚ Дт 90/Кт 68‚ Дт 41/Кт 10‚ Дт 90/Кт 41 и Дт 51/Кт 62.



Все операции отражаются в стандартных регистрах бухгалтерского учета‚ что обеспечивает корректное формирование книги покупок‚ книги продаж и декларации по НДС.

Частые ошибки и как их избежать

Отсутствие НДС при продаже – некоторые бухгалтеры считают‚ что продажа бланка сотруднику – это не реализация. Это ошибочно; необходимо всегда начислять НДС по ставке 20 %.
Неправильное определение себестоимости – если при списании со склада используется средняя стоимость‚ а не фактическая стоимость конкретной партии‚ могут возникнуть расхождения в налоговом учете. Рекомендуется использовать метод по конкретной партии (субсчет 10.01/15) для бланков‚ если их количество небольшое.
Удержание из зарплаты без отражения НДС – при удержании суммы с НДС из зарплаты нужно отразить как выручку (Дт 62) и НДС (Дт 90;03/Кт 68.02)‚ иначе будет занижена база по НДС.
Неучет входного НДС при покупке – если при поступлении бланков не был учтен входной НДС‚ то право на вычет теряется‚ что увеличивает налог на прибыль.


Продажа бланков трудовых книжек сотрудникам в 1С является обычной операцией реализации товара‚ требующей:

Оформления поступления бланков с учетом входного НДС;
Оформления реализации через документ Реализация товаров и услуг (или аналог в ЗУП) с обязательным начислением НДС 20 %;
Списания себестоимости со склада и отражения выручки;
Оплаты от сотрудника (наличной‚ безналичной или удержанием из зарплаты) с корректным отражением взаимозачетов;
Регулярной проверки проводок и своевременной сдачи декларации по НДС.

Соблюдение указанных правил позволит избежать штрафов со стороны налоговых органов‚ корректно отразить доходы и расходы в бухгалтерской и налоговой отчетности‚ а также обеспечить прозрачность взаиморасчетов с сотрудниками.

Полезные ссылки

Письмо Минфина России от № 03‑03‑06/3/79208 (о порядке учета расходов на покупку и доходов от продажи трудовых книжек);
Методические рекомендации 1С:Бухгалтерия редакция 3.0 – раздел «Учет канцелярских товаров»;
Видеоинструкция «Как отразить учет трудовых книжек в программе 1С» (доступна на официальном канале 1С на YouTube).