Ситуация, когда у работника есть две (или более) трудовые книжки, встречается довольно часто: переоформление книжки, потеря оригинала, работа в разных регионах, переход на электронный вариант и т․д․ Возникает вопрос – как правильно учитывать все периоды работы при расчёте страхового и трудового стажа? Ниже подробно рассмотрены нормативные положения, порядок расчёта, типичные ошибки и практические рекомендации․

Правовая база

Основные документы, регламентирующие подсчёт страхового стажа, – это:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 23 «Трудовой стаж»;
• Положение о порядке расчёта и подтверждения страхового стажа, утверждённое приказом Минтруда и соцзащиты РФ № 585н от ;
• Письмо Фонда пенсионного и социального страхования РФ от № 09‑20/140554 (разъяснение расчёта стажа по сведениям из двух трудовых книжек)․

Эти документы определяют, какие периоды включаются в страховой стаж (для расчёта пособий, пенсии) и в трудовой стаж (для выслуги лет, надбавок)․

Что считается страховым стажем?

В страховой стаж включаются:

• Периоды работы по трудовым договорам, подтверждённые записями в трудовой (или электронной) книжке;
• Военная служба, служба в органах внутренних дел, в иных государственных структурах (при наличии соответствующего подтверждения);
• Учётные периоды при добровольном пенсионном страховании (если они оформлены в ПФР);
• Стаж по временной нетрудоспособности, беременности и родам (включается в расчёт пособий)․

Не учитываются:

• Периоды без официального трудового договора (самозанятые, работа «вручную» без оформления);
• Отпуск без сохранения места работы (например, отпуск без сохранения заработной платы более 30 дней);
• Периоды, не подтверждённые документально (отсутствие записи в книжке и/или справки от работодателя)․

Разница между страховым и трудовым стажем

Как объединить данные из двух трудовых книжек?

Согласно письму Фонда пенсионного и социального страхования РФ от , при наличии более одной трудовой книжки работодатель обязан:

1. Собрать все записи о трудовой деятельности из обеих книжек․
2. Составить единую таблицу с датами начала и окончания каждого периода․
3. Исключить дублирующие и пересекающиеся периоды (в случае совпадения выбирается один из них – обычно тот, который подтверждён более достоверными документами)․
4. Оформить заявление работника, в котором он указывает, какие периоды он желает включить в страховой стаж, если есть варианты выбора․
5. Передать полученную информацию в ПФР (через форму СЗВ‑ДО) для окончательного подтверждения․

Важно: работник сам выбирает, какой из конфликтующих периодов включить, но решение должно быть подтверждено документально (например, справкой от работодателя)․

Пример объединения записей

В данном случае период с ‑ дублируется․ Нужно оставить один из них (обычно запись из первой книжки, если она более полная) и добавить остальные уникальные периоды․

Пошаговый алгоритм расчёта стажа по двум книжкам

Шаг 1․ Сбор документов

• Обе трудовые книжки (бумажные или электронные);
• Справки о работе (при отсутствии записи в книжке);
• Свидетельства о прохождении военной службы, службы в МЧС, ФСБ и т․п․;
• Заявление работника о включении/исключении конкретных периодов․

Шаг 2․ Формирование таблицы

Создайте таблицу (Excel, Google Sheets или простую бумажную форму) со следующими колонками:

1. Номер книжки;
2. Наименование организации;
3. Дата начала работы;
4. Дата окончания работы;
5. Тип периода (страховой/нестраховой);
6. Примечания (документы‑подтверждения)․

Шаг 3․ Удаление дублирующих записей

Сравните все строки․ Если даты полностью совпадают, оставьте одну запись․ Если периоды частично перекрываются, выберите более «полный» вариант (например, если в одной книжке указана только часть года, а в другой – полный год)․

Шаг 4․ Расчёт суммарного стажа

Общее количество дней = Σ дней всех периодов
Годы = floor(Общее количество дней / 365)
Оставшиеся дни = Общее количество дней % 365
Месяцы = floor(Оставшиеся дни / 30)
Дни = Оставшиеся дни % 30

Шаг 5․ Передача данных в ПФР

Работодатель формирует СЗВ‑ДО (сводный расчётный лист) и указывает полученный суммарный страховой стаж․ При необходимости работник может подать заявление в ПФР с копиями обеих книжек для уточнения данных․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сдавать обе книжки в ПФР?

Да․ ПФР принимает сведения из всех предоставленных работодателем документов․ Если одна из книжек утеряна, необходимо предоставить справку от последнего работодателя, подтверждающую периоды работы․

Как учитываются «перерывы» между работами?

Перерывы (отпуск без сохранения места работы, увольнение без последующего трудоустройства) в страховом стаже не учитываются․ Однако они могут быть включены в общий трудовой стаж, если они подтверждены документально (например, справкой о пребывании в учебном заведении)․

Что делать, если в одной книжке указаны «нестраховые» периоды?

Необходимо уточнить у работодателя, были ли отчисления в ПФР за эти периоды․ Если отчисления были, такие записи считаются страховыми; если нет – они учитываются только в трудовом стаже․

Можно ли «перенести» стаж из одной книжки в другую?

Перенос в буквальном смысле невозможен, но при расчёте стажа обе книжки объединяются, и итоговый стаж считается единым․

Практические рекомендации

• Регулярно проверяйте записи․ Ошибки в датах – самая частая причина конфликтов․
• Сохраняйте электронные копии․ Электронная трудовая книжка (СТД‑Р) автоматически синхронна с ПФР, что упрощает проверку․
• Используйте онлайн‑калькуляторы․ На сайтах ПФР и специализированных порталах (например, БУХ․1С) доступны бесплатные сервисы расчёта стажа․
• Сохраняйте справки о военной службе и учебе․ Они могут добавить несколько лет к страховому стажу․
• При конфликте периодов – оформляйте заявление․ В нём указывайте, какой период вы выбираете, и прилагайте подтверждающие документы․

Онлайн‑инструменты для расчёта стажа

Ниже список проверенных сервисов (на 2026‑й год):

1. БУХ․1С – калькулятор стажа – учитывает пересекающиеся периоды и позволяет импортировать данные из Excel․
2. PensionCalc – расчёт страхового стажа с учётом военной службы и добровольного страхования․
3. Мобильное приложение «Мой ПФР» – показывает ваш текущий страховой стаж в реальном времени․

Наличие двух трудовых книжек не усложняет расчёт стажа, если подойти к задаче систематически:

• Собрать все записи из обеих книжек;
• Свести их в единую таблицу, устранив дублирование;
• Подтвердить каждый период документально;
• Выполнить расчёт дней и перевести их в годы, месяцы, дни;
• Передать результат в ПФР через СЗВ‑ДО․

Только при соблюдении этих шагов работник получит корректный страховой стаж, который будет учитываться при расчёте пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, а также при назначении пенсии․

Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому учёту или в отделение Пенсионного фонда России․

Дата публикации:  14:06