Дата публикации:
Нормативно‑правовая база
Учет трудовых книжек и их вкладышей регулируется следующими нормативными актами:
- Приказ Минтруда России № 320н от г. – порядок ведения книги (журнала) учета движения трудовых книжек и вкладышей.
- Приказ Минтруда России № 589н от г. – правила проставления печати на первой странице трудовой книжки и её вкладыше.
- Постановление Минтруда России от г. № 69 (Приложение N 3) – форма книги учёта движения трудовых книжек.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 67‚ 68) – общие требования к ведению кадровой документации.
Какие книги (журналы) необходимо вести
В организации обязаны вести два основных регистрационных документа:
- Книга (журнал) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – журнал движения). В ней фиксируются все операции: выдача‚ возврат‚ передача в архив и т.п.
- Приходно‑расходная книга учёта бланков трудовых книжек и вкладышей (журнал бланков). В ней отражаются поступления новых бланков и их расход.
Оба журнала оформляются в соответствии с образцами‚ утверждёнными Минтрудом (см. Приложение N 3).
Оформление ьного листа
ьный лист – первая страница журнала. В ней указываются:
- Наименование организации (полное официальное название).
- ИНН/КПП организации.
- Наименование документа (например‚ «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей»).
- Дата начала ведения книги.
- Номер приказа‚ регламентирующего ведение учёта (обычно – приказ № … от …).
- Подпись и печать ответственного лица (начальника отдела кадров);
Порядок заполнения записей в журнале движения
Каждая запись делается вручную чернильной или шариковой ручкой (не допускается использование корректоров). Заполняются все графы‚ предусмотренные формой (см. ниже).
Обязательные графы
| № п/п | Дата операции | Фамилия‚ имя‚ отчество | Трудовая книжка (№) | Вкладка (№) | Содержание операции | Подпись ответственного |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов И.И. | 123456 | — | Выдана при приёме на работу | Петров П.П. |
Примеры типовых операций
- Выдача трудовой книжки при приёме на работу. Заполняются дата‚ ФИО‚ номер книжки‚ отметка «выдана»‚ подпись кадровика.
- Возврат книжки в отдел кадров. Указывается дата возврата‚ причина (например‚ «передача в архив»)‚ подпись получившего.
- Передача вкладыша в архив. Оформляется запись о перемещении вкладыша‚ указывается место хранения (архив № …).
- Корректировка записи. В случае ошибки вносятся исправления «через черту»‚ с указанием причины и подписью лица‚ вносящего исправление (см. пункт 9 «Часто задаваемые вопросы»).
Учет вкладышей в трудовые книжки
Вкладыши оформляются в отдельном реестре‚ который может быть включён в тот же журнал движения (отдельный столбец «Вкладка»). При получении нового вкладыша фиксируется:
- Дата получения.
- Номер вкладыша (по порядковому номеру‚ указанному в бланке).
- Кому (какому сотруднику) вкладыш будет вложен.
- Подпись ответственного за прием.
Хранение и архивирование
Согласно Приказу Минтруда № 320н:
- Трудовые книжки хранятся в специально отведённом помещении‚ обеспеченном охраной от повреждений и несанкционированного доступа.
- Книги‚ находящиеся в архиве более 5 лет‚ помещаются в архивный фонд организации.
- Все журналы (движения и бланков) хранятся в течение 5 лет после закрытия книги‚ после чего могут быть уничтожены в порядке‚ установленном законодательством.
- При перемещении книжки в архив в журнале делается отметка «перемещена в архив»‚ указывается место хранения (№ архива‚ полка).
Ответственность работодателя
За отсутствие или неправильное ведение журналов предусмотрены административные штрафы:
- Для юридических лиц – от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 14.1 КоАП РФ‚ пункт «Отсутствие книги учета трудовых книжек»).
- Для индивидуальных предпринимателей – от 5 000 до 15 000 рублей.
- Кроме штрафов‚ инспекция может потребовать приведение учёта в соответствие с нормативными требованиями в установленный срок.
Практические рекомендации
- Назначьте ответственного. Обычно это главный специалист отдела кадров. Его ФИО и подпись фиксируются в приказе о ведении учёта.
- Обеспечьте доступ к образцам форм. Скачайте форму из КонсультантПлюс (Приложение N 3) и распечатайте её в оригинальном виде.
- Ведите журнал в электронном виде как вспомогательный инструмент. Электронные копии могут использоваться для поиска‚ но оригинал в бумажном виде обязателен.
- Проводите периодический контроль. Раз в квартал проверяйте соответствие записей реальному положению дел (наличие книжек‚ их состояние).
- Обучайте персонал. Проведите инструктаж новых кадровиков о правилах заполнения и исправления записей.
Пример заполнения журнала движения (полный лист)
| № п/п | Дата операции | ФИО сотрудника | № трудовой книжки | № вкладыша | Содержание операции | Подпись ответственного |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Смирнова А.В. | 001122 | — | Выдана при приёме на работу | Кузнецова Е.Е. | |
| 2 | Смирнова А.В. | 001122 | — | Возврат в отдел кадров (отпуск без сохранения места работы) | Кузнецова Е.Е. | |
| 3 | Смирнова А.В. | 001122 | — | Выдана обратно после отпуска | Кузнецова Е.Е. | |
| 4 | Смирнова А.В. | 001122 | — | Перемещена в архив (выход на пенсию) | Кузнецова Е.Е. |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вести журнал в электронном виде без бумажного оригинала?
- Нет. По требованиям Приказа № 320н оригинал в бумажном виде обязателен. Электронные копии могут использоваться лишь как вспомогательный инструмент;
- Что делать‚ если в журнале допущена ошибка?
- Ошибка исправляется «через черту»‚ рядом пишется правильное значение‚ указывается причина исправления и ставится подпись лица‚ вносящего исправление. Полностью стирать запись запрещено.
- Как часто нужно проводить инвентаризацию трудовых книжек?
- Минимум – раз в полугодие. При крупных изменениях (массовый набор‚ увольнение группы сотрудников) рекомендуется проводить проверку сразу после события.
- Кому подаётся отчёт о ведении учёта?
- Отчёт в бумажном виде не требуется‚ однако при проверке инспектором труда журнал предъявляется в оригинале. При необходимости может быть предоставлен электронный скан.
Ведение учёта трудовых книжек – важный элемент кадровой политики любой организации. Соблюдение требований Приказов Минтруда № 320н и № 589н‚ правильное оформление журналов‚ своевременное архивирование и контроль позволяют избежать штрафов‚ обеспечить сохранность кадровой документации и упростить работу отдела кадров.
Помните: точность записей‚ наличие подписи ответственного и соблюдение сроков хранения – ключ к безупречному учёту трудовых книжек.