Трудовая книжка является документом строгой отчетности. Несмотря на повсеместное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажные бланки продолжают использоваться, а их учет требует строгого соблюдения правил бухгалтерского и кадрового учета. В данной статье мы разберем, как правильно отразить приобретение, выдачу и списание трудовых книжек и вкладышей в них.
Общие принципы учета бланков строгой отчетности
Трудовые книжки и вкладыши в них относятся к бланкам строгой отчетности (БСО), так как имеют типографские номера и определенную форму. Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета (Приказ Минфина России № 94н), такие документы требуют особого контроля.
Основная цель учета: контроль за сохранностью бланков, предотвращение их утраты или нецелевого использования.
Бухгалтерский учет: счета и проводки
Поскольку бланки трудовых книжек не являются товарно-материальными ценностями в классическом понимании (они не предназначены для продажи), их учет часто ведется на забалансовых счетах, а затраты на их приобретение списываются на расходы организации.
Приобретение бланков
При покупке бланков трудовых книжек или вкладышей организация оплачивает их стоимость. В бухгалтерском учете это отражается следующим образом:
- Дебет 10 (или 20, 26, 44), Кредит 60 — отражена стоимость приобретенных бланков трудовых книжек.
Примечание: Многие организации предпочитают списывать стоимость бланков сразу на прочие расходы, так как их стоимость незначительна.
Забалансовый учет
Для контроля количества бланков используется забалансовый счет (например, счет 01 «Материалы к установлению»).
- Дебет 01 — приняты на хранение бланки трудовых книжек.
Выдача бланка работнику и списание
В момент оформления нового сотрудника и выдачи ему трудовой книжки (или оформления вкладыша), бланк списывается с учета:
- Кредит 01, бланк трудовой книжки выдан работнику и списан с забалансового учета.
Кадровый учет и документальное оформление
Помимо бухгалтерских проводок, организация обязана вести специальный документальный учет движения бланков. Это требование установлено Порядком № 320н.
Необходимые книги учета:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: в ней фиксируется прием книжки от работника при приеме на работу и ее выдача при увольнении.
- Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей: здесь фиксируется поступление новых бланков от поставщика, их выдача в отдел кадров и списание.
Порядок действий при испорченном бланке:
Если при заполнении трудовой книжки была допущена ошибка или бланк был испорчен, он не может быть просто выброшен. Необходимо:
- Составить акт об испорченном бланке.
- Произвести списание бланка с забалансового счета на основании этого акта.
- Уничтожить бланк установленным порядком.
Особенности учета в различных организациях
Методика учета может незначительно отличаться в зависимости от типа организации:
- Коммерческие организации: руководствуются Планом счетов Минфина РФ № 94н.
- Кредитные организации: используют специализированные счета (например, счет 91207 согласно Положению Банка России № 809-П) для учета бланков строгой отчетности.
- Бюджетные учреждения: применяют инструкции по бюджетному учету (например, 174н), где списание бланков происходит в момент их отпуска для оформления нового работника.
Учет трудовых книжек в бухгалтерском учете сводится к двум параллельным процессам: финансовому (списание стоимости бланка в расходы) и контрольному (учет количества бланков на забалансовом счете и в специальных книгах учета). Правильное ведение этого учета позволяет избежать штрафов при проверках трудовой инспекции и обеспечить прозрачность движения документов строгой отчетности в организации.