Казенные учреждения, как и любые другие организации, обязаны вести учет трудовых книжек и вкладышей к ним. Это требование закреплено в нормативных актах, действовавших в СССР и сохраненных в современном российском законодательстве. Ниже подробно рассмотрены правовая база, порядок ведения учета, формы документов и особенности хранения трудовых книжек в казенных учреждениях на 2025‑2026 гг.
Нормативная база
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, с изменениями от , , ).
- Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей к ним». Данный приказ действует в настоящее время и заменяет ранее действовавшие инструкции.
- Методические рекомендации КонсультантПлюс и Контур.Норматив по заполнению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей.
- План счетов бухгалтерского учета – забалансовый счет
03 «Бланки строгой отчетности»используется для учета бланков трудовых книжек и вкладышей до их выдачи работнику;
Что именно учитывается?
В казенном учреждении ведется два вида учета:
- Учет бланков трудовых книжек и вкладышей в них – количество пустых бланков, находящихся на складе или в отделе кадров, их движение (приход, расход, списание).
- Учет трудовых книжек и вкладышей, уже выданных сотрудникам – движение книжек внутри организации (прием на работу, перевод, увольнение, выдача дубликата).
Оба вида учета отражаются в специальных регистрах:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма по Приложению № 2 к Приказу 320н).
- Приходно‑расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (ведется на забалансовом счете 03).
Структура и порядок заполнения книги учета движения
Основные реквизиты
Каждая строка книги содержит следующие колонки:
- Дата операции;
- Номер документа (приказ о приеме, переводе, увольнении и т.д.);
- ФИО сотрудника;
- Табельный номер;
- Вид операции (прием, перевод, увольнение, выдача дубликата, возврат);
- Серия и номер трудовой книжки (или вкладыша);
- Подпись ответственного лица (кадровик, бухгалтер);
- Примечание (например, «выдана почтой», «выдан электронный вариант»).
Правила ведения
- Книга должна быть пронумерована, прошнурована и заверена подписью руководителя учреждения (или его уполномоченного представителя).
- На первой странице указывается название учреждения, период ведения книги и ответственное лицо.
- Все записи делаються чернилами синего или черного цвета, исправления допускаются только путем зачеркивания ошибочной записи, внесения правильной рядом и подписи ответственного лица.
- По окончании года книга сшивается, опломбируется сургучной печатью (или иным способом, обеспечивающим изменение) и сдается в архив на срок не менее 75 лет (в соответствии с законодательством о хранении трудовых книжек).
Учет бланков на забалансовом счете 03
Бланки трудовых книжек и вкладышей считаются ценными бумагами строгой отчетности. Их учет ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке:
- Один бланк – 1 рубль (условная стоимость).
- Приход бланков отражается дебетом счета 03 и кредитом счета учета материальных запасов (или счетом 10 «Материалы»).
- Расход (выдача сотруднику) – кредитом счета 03 и дебетом счета учета расходов на оплату труда (или иного соответствующего счета).
- Списание испорченных или утраченных бланков – аналогично расходу, с оформлением акта списания.
- Источник финансирования – государственный бюджет, поэтому все операции с трудовыми книжками должны быть прозрачны и подконтрольны финансовым органам.
- При переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) в казенных учреждениях сохраняется обязанность вести книгу учета движения бумажных книжек, если они уже выданы сотрудникам и находятся в их possession. Информация о выдаче ЭТК в книге движения не отражается, но фиксируется в отдельном журнале по учету электронных трудовых книжек (при наличии такого регулирования внутренними нормативными актами).
- При увольнении сотрудника, если бумажная трудовая книжка отправляеться почтой, в книге движения делается запись о дате отправления, номере почтового отправления и подписи ответственного лица.
- Хранение книжек осуществляется в металлическом шкафу или сейфе, доступ к которому ограничен ответственными лицами (кадровик, бухгалтер, руководитель).
- Ведение двух регистров – книги учета движения трудовых книжек и приходно‑расходной книги бланков (счет 03).
- Обязательное пронумеровывание, прошнуровывание и заверение подписью руководителя.
- Хранение в условиях, обеспечивающих сохранность и конфиденциальность.
- Архивирование на длительный срок (не менее 75 лет) с соблюдением правил формирования дел.
- Учет электронных трудовых книжек ведется отдельно и не отражается в книге движения бумажных экземпляров.
Эти операции позволяют контролировать наличие бланков в учреждении и предотвращать их хищение или неправомерное использование.
Особенности учета в казенных учреждениях
Казенные учреждения имеют ряд специфических требований:
Практический пример заполнения строки книги учета движения
| Дата | Документ | ФИО | Таб. № | Операция | Серия/№ книжки | Подпись | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Приказ № 45 от | Иванов Иван Иванович | 0123 | Прием на работу | Серия АА № 004567 | Петрова С.В. | Выдана под роспись | |
| Приказ № 78 от | Сидорова Мария Petrovna | 0589 | Увольнение | Серия АА № 004567 | Петрова С.В. | Отправлена почтой № 123456789RU |
Учет трудовых книжек в казенных учреждениях регламентируется комплексом нормативных актов, Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. Основные требования:
Соблюдение этих правил обеспечивает законность кадровой деятельности, защищает права работников и упрощает взаимодействие с контролирующими органами (Роструд, финансовые органы, архивные службы).
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующего законодательства на май 2026 года.