Обновлено: 23 мая 2026 года
Нормативная база и требования к учету
Ведение учета трудовых книжек и вкладышей регулируется следующими нормативными актами:
- Постановление Правительства РФ от № 225 — определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек;
- Постановление Минтруда России от № 69 — устанавливает правила оформления трудовых книжек;
- Приказ Минтруда России от № 320н, регламентирует ведение и хранение книг учета;
- Федеральный закон от № 212-ФЗ, о страховых взносах;
- Федеральный закон от № 48-ФЗ — о введении электронных трудовых книжек.
Кто отвечает за учет трудовых книжек?
Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек возлагается на:
- Сотрудника, назначенного ответственным, приказом работодателя;
- Работодателя, как юридическое лицо, несущее ответственность за сохранность документов;
- Кадровика или специалиста отдела кадров — в зависимости от структуры организации.
Книга учета трудовых книжек и вкладышей: структура и правила ведения
Какие книги необходимо вести?
Согласно действующему законодательству, организации обязаны вести следующие книги (журналы):
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, фиксирует все операции по выдаче, приему и хранению;
- Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей (приходно-расходная) — учитывает поступление и списание бланков;
- Книга учета выданных трудовых книжек — для отслеживания выданных документов.
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек
Книга учета движения трудовых книжек должна содержать следующие графы:
| № п/п | Дата | ФИО работника | Должность | Основание (приказ, заявление) | Номер трудовой | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | Менеджер по продажам | Приказ № 45 от | ТК-000123 | Выдана новая трудовая книжка | |
| 2 | Петрова Анна Сергеевна | Бухгалтер | Заявление от | ТК-000124 | Выдан вкладыш в трудовую |
10 главных правил ведения книг учета
- Вести книги только на бумажном носителе — электронный формат не допускается (п. 42 Постановления № 225).
- Пронумеровать и прошнуровать все страницы, скрепить печатью организации.
- Заполнять чернилами или шариковой ручкой, не допускается использование карандаша или корректора.
- Вносить записи своевременно, не допускается внесение данных задним числом.
- Исправлять ошибки корректором недопустимо, необходимо зачеркнуть неверную запись, сделать правильную и заверить подписью ответственного лица.
- Хранить книги в сейфе или металлическом шкафу — доступ к документам должен быть ограничен.
- Ежемесячно предоставлять отчет в бухгалтерию — о наличии бланков и суммах, полученных за оформление.
- Сдавать книги в архив по истечении 50 лет — после увольнения последнего работника.
- Соблюдать конфиденциальность, доступ к книгам имеют только уполномоченные лица.
- Проводить инвентаризацию не реже раза в год, для проверки наличия бланков и правильности записей.
Порядок работы с бланками трудовых книжек
Получение и учет бланков
Бланки трудовых книжек и вкладышей являются строго учетными документами и подлежат обязательному количественному учету. Порядок работы включает:
- Получение бланков — через уполномоченных лиц в территориальных отделениях Пенсионного фонда или у поставщиков;
- Оприходование — в приходно-расходной книге с указанием номера, серии и количества;
- Хранение — в сейфе под ответственность назначенного сотрудника;
- Списание — при выдаче работнику с обязательной регистрацией в книге учета движения.
Выдача трудовой книжки работнику
При выдаче трудовой книжки необходимо:
- Проверить наличие основания (приказ о приеме на работу, заявление работника);
- Сделать запись в книге учета движения;
- Выдать трудовую книжку под подпись работника в листе учета;
- В случае утери — оформить дубликат с указанием причины.
Электронные трудовые книжки: новые правила с 2021 года
С 1 января 2021 года введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Работодатели обязаны:
- Предложить работникам выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажную или электронную);
- Отправить соответствующее заявление в СФР (Страховой фонд России);
- Вести учет в электронном виде и передавать данные в Пенсионный фонд;
- Хранить сведения о трудовой деятельности работников в электронном архиве.
Как работать с ЭТК?
Для работы с электронными трудовыми книжками необходимо:
- Зарегистрироваться в личном кабинете на портале СФР;
- Отправить заявление о выборе формы трудовой книжки;
- Вести учет в электронном формате с использованием специализированного программного обеспечения;
- Передавать данные в ПФР не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.
Хранение трудовых книжек: требования безопасности
Где хранить трудовые книжки?
Трудовые книжки должны храниться:
- В металлическом сейфе или шкафу с замком;
- В помещении с ограниченным доступом;
- Отдельно от личных дел работников;
- В условиях, исключающих порчу документов (влажность, температура, свет).
Сроки хранения
Сроки хранения трудовых книжек зависят от причины их хранения:
| Категория | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовые книжки уволившихся работников | 50 лет | п. 657 Перечня типовых управленческих архивных документов |
| Трудовые книжки текущих работников | Постоянно | п. 658 Перечня |
| Книги учета | 50 лет | п. 659 Перечня |
Ответственность за нарушение правил учета
За нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:
- Административная, штраф от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Уголовная — в случае умышленного уничтожения или подделки документов;
- Материальная — возмещение ущерба работнику в случае утраты трудовой книжки;
- Дисциплинарная — замечание, выговор или увольнение ответственного лица.
Чек-лист для кадровой службы
Чтобы не допустить ошибок в учете трудовых книжек, используйте следующий чек-лист:
- Назначен ли ответственный сотрудник приказом?
- Включены ли обязанности по учету трудовых книжек в должностную инструкцию?
- Ведутся ли книги учета движения и приходно-расходная книга?
- Прошнурованы и пронумерованы ли книги?
- Хранятся ли книги в сейфе?
- Предоставляется ли ежемесячный отчет в бухгалтерию?
- Проводится ли инвентаризация не реже раза в год?
- Соблюдаются ли сроки хранения документов?
- Ведутся ли электронные трудовые книжки при наличии заявлений работников?
- Своевременно ли исправляются ошибки в записях?
Полезные ресурсы и образцы документов
Для удобства работы мы подготовили образцы документов:
- Образец приказа о назначении ответственного за учет трудовых книжек
- Образец книги учета движения трудовых книжек
- Образец приходно-расходной книги по учету бланков
- Образец заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная/электронная)
- Шаблон отчета о наличии бланков для бухгалтерии
Ведение учета трудовых книжек и вкладышей — это ответственная задача, требующая скрупулезного подхода и соблюдения всех нормативных требований. Нарушение правил может привести не только к административным штрафам, но и к потере важных документов, что негативно скажется на репутации организации.
Следуйте нашим рекомендациям, используйте образцы документов и регулярно проверяйте правильность ведения учета. Только так вы сможете обеспечить сохранность трудовых книжек и защитить интересы как работодателя, так и работников.
Если у вас остались вопросы по учету трудовых книжек, обратитесь к специалистам по трудовому праву или в территориальное отделение Пенсионного фонда.