Трудовая книжка – это документ строгой отчетности, который относится к забалансовому учету. Несмотря на то, что она не отражается в активе баланса, её приобретение, хранение и выбытие должны быть оформлены соответствующими первичными документами и отражены в бухгалтерском учете посредством проводок. В данной статье подробно рассмотрены:
- нормативная база, регулирующая учет трудовых книжек;
- этапы их приобретения и хранения;
- основания и порядок списания (уничтожения) бланков;
- составление акта о списании;
- примеры бухгалтерских проводок (в т.ч. в 1С БГУ 8 и типовых конфигурациях);
- особенности учета в бюджетных и коммерческих организациях.
Нормативная база
Учет трудовых книжек регламентируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 12 – учет объектов, не отражаемых в балансе);
- Приказ Минфина России от № 52н «Об утверждении Перечня форм первичных учетных документов по учету объектов, не отражаемых в балансе» (включает форму акта о списании бланков строгой отчетности – ф; 0504816);
- Методические рекомендации Минфина по учету трудовых книжек (Письмо Минфина России от № 03-03-06/1/44783);
- Внутрикорпоративные положения о ведении учета документов строгой отчетности (утверждаются приказом руководителя).
Учет трудовых книжек при приобретении и хранении
Приобретение бланков трудовых книжек (и вкладышей к ним) отражается на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Типовая проводка:
Дт 006 Кт 60.01 – получены бланки трудовых книжек от поставщика (по стоимости, указанной в накладной).
Если бланки приобретаются с НДС, то НДС принимается к вычету в обычном порядке (Кт 19, Дт 60.01).
Хранение бланков ведется на отдельном субсчете аналитического учета к счету 006 (например, 006.01 – «Трудовые книжки в наличии»). При выдаче бланка сотруднику делается запись о выбытии с забалансового счета:
Дт 006 Кт 006 (субсчет «Выданные трудовые книжки») – бланк передан сотруднику (стоимость остается на забалансовом счете, но меняется аналитика).
Основания для списания трудовых книжек
Списание (уничтожение) бланков трудовых книжек производится в следующих случаях:
- выявление порчи, повреждения, утраты товарного вида;
- недостача, хищение;
- истечение срока хранения (по внутренним нормативным актам организации);
- принятие решения о ликвидации организации (в рамках инвентаризации имущества).
Для оформления списания создается комиссия, которая проводит инвентаризацию бланков, составляет акт и обеспечивает фактическое уничтожение (например, shredder‑уничтожение или сжигание в присутствии членов комиссии).
Акт о списании бланков строгой отчетности
Основной документ – акт о списании бланков строгой отчетности (форма ф. 0504816). В акте указываются:
- наименование организации;
- дата и номер акта;
- состав комиссии (ФИО, должности);
- перечень списываемых бланков (наименование, количество, стоимость единицы, общая стоимость);
- основание списания (акт инвентаризации, акт о порче и т.д.);
- подписи членов комиссии и руководителя;
- отметка о фактическом уничтожении (способ, дата, место).
После подписания акт служит основанием для бухгалтерской записи о выбытии бланков с забалансового счета.
Бухгалтерские проводки при списании трудовых книжек
Списание бланков отражается как выбытие с забалансового счета 006. Стоимость списываемых бланков относится на прочие расходы (счет 91.02 «Прочие расходы») или на расходы будущих периодов, если организация решила амортизировать стоимость бланков (менее распространено).
Типовая проводка:
Дт 91.02 Кт 006 – списана стоимость испорченных/утерянных трудовых книжек (прочие расходы).
Если бланки были приобретены с НДС и НДС ранее принят к вычету, то при списании НДС не восстанавливаеться (так как бланки не являются объектом налогообложения при выбытии).
Примеры проводок в типовых конфигурациях
1С:Бухгалтерия предприятия (ред. 3.0)
- Приобретение: Дт 006 Кт 60.01 (субконто – поставщик, договор).
- Выдача сотруднику: Дт 006 (субсчет «Выданные») Кт 006 (субсчет «Наличие»).
- Списание: Дт 91.02 Кт 006 (в документе «Операция вручную» выбираем счет 006 и указываем субконто «Трудовые книжки»);
1С:БГУ 8 (бюджетные учреждения)
В бюджетном учете используется тот же забалансовый счет 006, но расходы отражаются на субсчете КОСГУ 290 «Прочие расходы». Пример проводки:
Дт 290 Кт 006 – списана стоимость бланков трудовых книжек (бюджетное учреждение).
В конфигурации 1С БГУ 8 проводка может быть оформлена через документ «Операция по бухгалтерскому учету» с указанием:
- Дебет: субконто КОСГУ 290, аналитика «Трудовые книжки»;
- Кредит: субконто счет 006, аналитика «Трудовые книжки – наличие».
Особенности учета в бюджетных организациях
В бюджетном секоле установлены дополнительные требования:
- Бланки трудовых книжек относятся к денежным документам (подстатья 132 КОСГУ). При поступлении делается запись Дт 109.80 Кт 105.36 (поступление на счет 109.80 «Денежные документы», списание с бюджетного счета 105.36 «Средства на оплату труда»).
- При списании бланков делается обратная запись: Дт 105.36 Кт 109.80 (возврат средств на бюджетный счет) либо Дт 290 Кт 006 (прочие расходы), в зависимости от внутренней учетной политики.
- Обязательно ведение журнала учета бланков строгой отчетности (форма № ИНВ‑16) и акта инвентаризации перед списанием.
Образец акта о списании трудовых книжек (ф. 0504816)
АКТ О СПИСАНИИ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ г. ___________ «___» __________ 20__ г. Мы, нижеподписавшиеся, в составе комиссии: __________________ – председатель комиссии, главный бухгалтер; __________________ – член комиссии, юрисконсульт; __________________ – член комиссии, руководитель отдела кадров, провели инвентаризацию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним по описи № ___ от «___» __________ 20__ г. Выявлено: - бланки трудовых книжек – 150 шт., стоимость единицы 45,00 руб., общая стоимость 6 750,00 руб.; - бланки вкладышей – 200 шт., стоимость единицы 12,00 руб., общая стоимость 2 400,00 руб. Причина списания: выявлена порча (вода, механические повреждения) в результате хранения в условиях, не соответствующих требованиям ГОСТ Р 50779‑95. Решение: бланки подлежат уничтожению путем шредер‑уничтожения в присутствии членов комиссии. Уничтожение проведено «___» __________ 20__ г. в помещении архива по адресу: ____________. Подписи: Председатель комиссии __________________ /__________/ Член комиссии __________________________ /__________/ Член комиссии __________________________ /__________/ Руководитель организации ________________ /__________/
Списание трудовых книжек – это не просто формальная процедура уничтожения бумажных бланков, а важный этап учета объектов строгой отчетности. Правильное оформление акта, проведение инвентаризации и своевременное отражение проводок позволяют:
- избежать расхождений между фактическим наличием бланков и данными бухгалтерского учета;
- обеспечить прозрачность и обоснованность расходов организации;
- соответствовать требованиям контролирующих органов (ФНС, Минфин, аудиторские проверки).
Следуя представленным рекомендациям и используя типовые проводки, бухгалтер сможет корректно отразить все операции по приобретению, хранению и списанию трудовых книжек в учете любой организации – будь то коммерческое предприятие или бюджетное учреждение.